СЭД/ECM-системы на Microsoft SharePoint – список игроков, адреса, решения, конкурентные особенности, оценки сегмента

30.01.2015

История отечественных СЭД/ECM-решений на базе Microsoft SharePoint началась в 2007 году, когда Microsoft активно взялась за продвижение на российском рынке своей новой на тот момент платформы и обратилась к своим партнерам с предложением выпустить партнерские решения на ее основе. Эксперты оценили MS SharePoint 2007 (тогда MOSS 2007) как действительно инновационную систему управления контентом и с энтузиазмом принялись за работу. Практически одновременно анонсировали свои решения на базе MOSS пятеро игроков: ЭОС (разработка получила название EOS for SharePoint), Docsvision («Docsvision: Документооборот для SharePoint»), TerraLink (Enterprise TerraDocs for SharePoint), «ЛАНИТ» (DocShare) и TopS BI (DocHouse). Сейчас аналитики Gartner называют MS SharePoint лидером рынка ECM, а СЭД/ECM-системы на MS SharePoint приобретают все большую популярность и актуальность. В связи с этим ECM.ICT-Online.ru предложил игрокам данного сегмента рассказать о своих решениях и дать экспертную оценку их перспектив. Несколько компаний откликнулись, здесь мы публикуем полученные ответы.

Материал подготовил Андрей Блинов 

 EOS for SharePoint (ЭОС)

 1.Название, адрес юрлица:

ООО «Электронные Офисные Системы».

107113, г.Москва, ул.Шумкина, д. 20 стр.1.

2. Название предлагаемого ЕСМ-решения на MS SharePoint:

EOS for SharePoint (SharePoint Enterprise Office Solution).

3. Назначение, функциональные особенности этого решения:

EOS for SharePoint – портальное решение для создания единого информационного пространства компании, ведения полноценного электронного документооборота и организации совместной работы с документами, в том числе их согласования. Система позволяет эффективно автоматизировать бизнес-процессы организации в рамках создания единого информационного пространства на платформе Microsoft SharePoint.

4. Отличия от конкурентных решений:

  • Полноценная система электронного документооборота в среде SharePoint с широким функционалом.
  • Готовое коробочное решение, что подразумевает минимум доработок.
  • Адаптированность системы к требованиям российского документооборота.
  • Возможность внедрения в крупных, в том числе территориально-распределенных организациях.
  • Наличие гибких возможностей по настройке рабочих-процессов (workflow).
  • Структура системы позволяет быстро развертывать корпоративные порталы.
  • Решение «Поточное сканирование» помогает легко и быстро перевести в электронный вид большой объем бумажных документов. Реализована поддержка штрих-кодов.
  • Возможность организации юридически-значимого электронного документооборота с помощью электронной подписи (ЭП). Поддерживаются широкий круг российских и западных криптопровайдеров.
  • Опыт внедрения и использование данного решения как в коммерческих, так и в государственных структурах.
  • Доступность цены системы и предложение выгодных условий поставки.

5. Целевая группа решения:

Ранее компания ЭОС предлагала EOS for SharePoint компаниям, которые уже используют или готовы приобрести платформу Microsoft SharePoint Server. Теперь система доступна и для SMB сектора, т.е. малого и среднего бизнеса: начиная с версии системы EOS for SharePoint 3.3, официально поддерживается платформа Microsoft SharePoint Foundation.

6. Год появления этого решения в арсенале компании:

Разработка решения EOS for SharePoint началась в конце 2007 года и проводилась на основе использования принципов и методов работы с документами, реализованных в основном продукте компании ЭОС – СЭД «Дело». В том же 2007 году появилась первая «коробочная» версия EOS for SharePoint, начались ее продажи.

7. Основные вехи эволюции решения:

Вышедшая в 2010 году обновленная платформа MS SharePoint содержала существенно расширенный функционал ECM, который был использован в EOS for SharePoint 2010, выпущенной в конце 2010 года.

С 2010 по 2013 год EOS for SharePoint претерпела значительные изменения, связанные с расширением функционального арсенала СЭД.

8. Актуальная версия решения и ее особенности:

EOS for SharePoint на платформе MS SharePoint 2013 (версия 4.0) была выпущена в апреле 2014 года, фактически на тот момент был осуществлен перенос версии 3.7 с MS SharePoint 2010 на новую платформу. Доработанный релиз версии 4.0 вышел в октябре 2014 года.

Произошедшие изменения в версии 4.0 можно разделить на четыре блока:

  • Изменение интерфейса (изменился не только дизайн, но и значительно повысилось юзабилити системы).
  • Изменение функционала (редакции проектов документов, встроенный просмотр файлов, расширенный функционал настройки маршрутов согласования, расширенный функционал отчетности, публикация утвержденных документов в отдельном хранилище и тд).
  • Изменение принципов внедрения системы.
  • Выпуск нового модуля – «Хранилище файлов».

9. Стоимость решения:

Стоимость складывается из необходимых серверных и пользовательских лицензий, дополнительных опций, сопутствующих услуг по внедрению, лицензий стороннего программного обеспечения корпорации Microsoft, компании ABBYY, а также дополнительного оборудования.

Особые условия поставки EOS for SharePoint предоставляются при миграции с других СЭД, а также для вузов.

Пилотный проект автоматизации электронного документооборота на базе EOS for SharePoint можно запустить по программе «Быстрый Старт» за три дня.

10. Клиенты по данному решению:

Среди пользователей системы более 100 как коммерческих, так и государственных организаций в самых разных отраслях. Основной интерес проявляют производственные предприятия, банки и финансовые организации, строительные и девелоперские компании, предприятия нефтегазовой отрасли. А также компании с распределённой организационной структурой; компании, использующие платформу MS SharePoint в качестве корпоративного портала; компании, где необходимо обеспечить интеграцию с другими бизнес-системами.

11. Роль и место данного решения в линейке компании:

EOS for SharePoint - одно из наиболее интересных и актуальных решений в линейке ЭОС.

12. Краткая оценка востребованности и перспектив ЕСМ на MS SharePoint в России:

61 % заказчиков СЭД видят будущее за портальными решениями.

13. Скриншоты решения:

 

Dashboard системы EOS for SharePoint 4.0

Dashboard системы EOS for SharePoint 4.0

 

Предпросмотр файлов в карточке документа в EOS for SharePoint 4.0

Предпросмотр файлов в карточке документа в EOS for SharePoint 4.0

 

Рабочее место пользователя в EOS for SharePoint 4.0

Рабочее место пользователя в EOS for SharePoint 4.0

 

DocSpace(Conteq)

 

1. Название, адрес юрлица:

ООО «Контек».

Санкт-Петербург, Левашовский пр., 13Е

2. Название предлагаемого ЕСМ-решения на MS SharePoint:

DocSpace, СЭД/ECM-система.

3. Назначение, функциональные особенности этого решения:

Назначение системы - обеспечить качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления.

Функциональные возможности решения – это весь спектр управления любыми видами документов: регистрация и ввод, согласование, все виды поиска, электронный архив, отчетность, аналитика.

СЭД/ECM-система DocSpace состоит из четырех готовых конфигураций, которые удовлетворяют 80 % потребностей заказчика:

  • Электронный документооборот,
  • Электронный архив,
  • Заявки на оплату счетов,
  • Отчетность.

Виды документов, реализованных в системеDocSpace:

  • Организационно-распорядительные документы (от уставов и положений до приказов и решений).
  • Внутренние документы (протоколы заседаний, акты (ревизий, испытаний и т.п.), докладные записки и предложения, объяснительные записки, справки, сводки, заключения).
  • Служебные записки.
  • Входящие и исходящие документы.
  • Договоры.
  • Заявки на оплату.

DocSpace - единственная готовая система на SharePoint, где не затронуто ядро базовой платформы. Такой подход дает возможность заказчику сокращать до 50 % бюджета на обучение и экономить на внедрении, т.к. дополнительно обучать администраторов, знакомых с SharePoint, не требуется, а осуществлять настройку DocSpace можно самостоятельно.

Модульная архитектура DocSpace легко позволяет добавлять новую функциональность, а открытые интерфейсы дают разработчикам возможность создавать дополнительные расширения.

Вместе с СЭД/ECM-системой DocSpace могут поставляться другие готовые конфигурации, разработанные на единой платформе: управление заявками, поступающими в ИТ-службу (ServiceDesk), управление взаимоотношениями с клиентами (CRM-система), архив нормативно-справочной информации (НСИ), архив проектно-строительной документации (ПСД) и корпоративный портал.

4. Отличия от конкурентных решений:

Предлагаемый на основе DocSpace подход к автоматизации электронного документооборота уникален и экономически выгоден. С одной стороны, заказчик приобретает готовую функциональность для автоматизации основных процессов, закрывая около 80 % потребностей. С другой – «коробка» основана на гибкой платформе с открытым API, что дает возможность заказчику самому или с привлечением сторонних специалистов легко дорабатывать новую функциональность, «фишечки» и «бантики», и закрыть остальные 20 % потребностей. Дорогостоящих специалистов и дополнительных навыков для проведения таких изменений не требуется.

Преимуществами DocSpace перед конкурентными решениями на SharePoint, являются:

  • Готовая (базовая) широкая функциональность на платформе SharePoint2013.
  • Удобная настройка штатными механизмами SharePoint.
  • Полная реализация российской специфики (соответствие российским стандартам и регламентам).
  • Разумное ценообразование.
  • Различные варианты приобретения (on-premise (в собственность) и cloud (SaaS-приложение).
  • Наличие партнерской сети.

С преимуществами SharePoint 2013 по сравнению с предыдущими версиями можно ознакомиться на сайте DocSpace.

5. Целевая группа решения:

Заказчиками СЭД/ECM-системы DocSpace являются коммерческие предприятия и государственные структуры с количеством рабочих мест от 15 и выше. Такие организации стремятся сосредоточиться на эффективности деятельности без лишней бумажной рутины и максимально использовать имеющуюся экосистему Microsoft.

6. Год появления этого решения в арсенале компании:

Начало разработки платформы DocSpace – 2009 год, выход коробочной версии СЭД/ECM-системы произошел в октябре 2011 года.

7. Основные вехи эволюции решения:

Работы над платформой DocSpace начались в середине 2009 года.

Спустя два года из имеющейся апробированной функциональности был сформирован «коробочный» продукт.

8. Актуальная версия решения и ее особенности:

В настоящий момент DocSpace реализован на SharePoint 2013, а планшетные приложения работают на Windows 8 и iOS.

9. Стоимость решения:

В собственность - 350 тыс. рублей на 50 пользователей (функциональность администратора включена!), дополнительное рабочие место - 1 тыс. рублей.

В аренду – 260 рублей на одного пользователя в месяц.

10. Клиенты по данному решению:

В логистике (Логистика северозападных газопроводов (ЛСЕГ), ООО).

В управлении строительством (АПлюсДевелопмент, группа компаний).

В энергетике (Ленэнерго, ОАО).

В машиностроении (Стройдормаш, ОАО).

11. Роль и место данного решения в линейке компании:

Основное направление.

12. Краткая оценка востребованности и перспектив ЕСМ на MS SharePoint в России:

Платформа SharePoint уже не первый год лидирует в мировых рейтингах ECM-технологий. Поэтому специально подготовленные для использования в российских условия СЭД/ECM-решения на SharePoint, безусловно, востребованы на российском рынке.

С другой стороны, для большинства российских компаний программные продукты Microsoft являются корпоративным стандартом, поэтому в условиях «тающих ИТ-бюджетов» применение СЭД на SharePoint - это экономически обоснованное решение. Внедряя такую СЭД, можно быть уверенным в тесной и беспроблемной интеграции технологий, привычном интерфейсе, экономии на обучении.

13. Скриншоты решения:

 

Пример отчета DocSpace. Отчет по исполнителям

Пример отчета DocSpace. Отчет по исполнителям

 

Простой атрибутивный поиск по входящим документам в архиве DocSpace

Простой атрибутивный поиск по входящим документам в архиве DocSpace

 

Виды документов DocSpace

Виды документов DocSpace

 

Регистрационная карточка заявки на оплату в системе DocSpace

Регистрационная карточка заявки на оплату в системе DocSpace

 

M-Files for SharePoint (FTS Russia)

 

1. Название, адрес юрлица:

«ФТС Россия».

127006, г. Москва, ул. Долгоруковская, д. 36, стр. 3.

2. Название предлагаемого ЕСМ-решения на MS SharePoint:

M-Files for SharePoint.

3. Назначение, функциональные особенности этого решения:

M-Files for SharePoint является готовым решением для управления документами и требует минимальной настройки и обучения пользователей. Система взаимодействует со всеми офисными приложениями и специализированными системами класса CRM, ERP,CAD и др. Пользователи быстро находят нужную информацию, т. к. в системе реализован полнотекстовый поиск и поиск по метаданным документов. С M-Files просто организовать мобильный доступ для удаленной работы на любых устройствах и платформах. Система позволяет настроить любой рабочий процесс и указать последовательность действий, ответственных лиц и структуру согласования. Все версии документов автоматически сохраняются. В целях безопасности и защиты чувствительной информации в системе назначаются права доступа пользователей к документам и метаданным. Технически M-Files отвечает высоким требованиям надежности и быстродействия.

4. Отличия от конкурентных решений:

Система M-Files поддерживает целый ряд нормативных требований к документации, включая ISO 9001 для системы менеджмента качества и отраслевые стандарты, такие как EU GMP Annex 11 и FDA 21 CFR Part 11.

M-Files обеспечивает доступ к файлам как посредством веб-интерфейса, так и посредством использования локального виртуального диска и широко известного интерфейса «Проводника» Windows, благодаря чему достигается высокий уровень принятия системы пользователями.

Динамическое управление документами на основе метаданных вместо хаотичной структуры папок предоставляет постоянный и автоматический доступ к данным. Например, сгруппировать, отсортировать или найти документы можно по типу, дате, контрагенту, статусу проверки и т. д. Пользователи задают и редактируют метаданные сами.

5. Целевая группа решения:

Компании любого профиля и размера, которые хотят расширить возможности использования платформы SharePoint и оптимизировать управление документооборотом.

6. Год появления этого решения в арсенале компании:

2012 год.

7. Основные вехи эволюции решения:

2012 год – M-Files 9.0: совместное редактирование файлов через Microsoft SkyDrive, поддержка множества хранилищ документов, репликация на основе метаданных документов.

2013 год – M-Files 10.0: новый пользовательский интерфейс для ПК, планшетов и смартфонов, расширенные возможности управления качеством и соответствием отраслевым стандартам.

8. Актуальная версия решения и ее особенности:

В последней доступной версии M-Files 10.2 разработчики улучшили функциональность веб-интерфейса. Опубликованы обновленные мобильные версии для Android, Windows Phone и iOS. Улучшена эргономика и производительность всех мобильных приложений, добавлены новые функции, например, возможность позвонить контакту прямо из карточки метаданных. В данной версии реализована функция предпросмотра файлов. Теперь для реализации удаленного доступа к хранилищу M-Files используется аутентификация с использованием общего ключа шифрования.

9. Стоимость решения:

От 16 тыс. рублей до 40 тыс. рублей за лицензию.

10. Клиенты по данному решению:

Среди клиентов можно отметить крупные энергетические и добывающие компании («Росатом», «Газпромнефть»), банки (Constanta, TBC Bank), консалтинговые и юридические компании (Sameta, «Алимирзоев и Трофимов»), компании сферы недвижимости и строительства (Praktika Development, «Монтажпромстрой») и др.

11. Роль и место данного решения в линейке компании:

Среди всех решений, которые предлагает FTS Russia, ECM-система M-Files занимает одно из основных мест, что обусловлено высоким интересом со стороны потенциальных клиентов.

12. Краткая оценка востребованности и перспектив ЕСМ на MS SharePoint в России:

В России сложилось неоднозначное отношение к продукту SharePoint - поскольку это не готовое решение для бизнеса, а набор инструментов для развития своих разработок, и конечные затраты по «доведению до ума» иногда превышают изначальную сумму в несколько раз.

Когда компании хотят наладить использование SharePoint для управления документами и бизнес-процессами, приходится либо дорабатывать систему под себя, либо интегрировать готовое решение. Последнее обойдется для предприятия дешевле и эффективнее отразится на результатах деятельности.

Традиционно SharePoint выбирают предприятия с филиальной сетью, т.к. для компаний с распределенной структурой портальные технологии в сочетании с ECM-возможностями значительно оптимизируют совместную работу. Крупным компаниям проще привлечь квалифицированных специалистов для разработки и обслуживания такой масштабной системы.

13. Скриншоты решения:

 

Система M-Files for SharePoint

Система M-Files for SharePoint

 

WSS Docs (WSS-Consulting)

 

1. Название, адрес юрлица:

ООО «ВСС Консалтинг (разработка)».

115191, г. Москва, Холодильный пер., д.3, стр.1, корп.5.

2. Название предлагаемого ЕСМ-решения:

WSS Docs.

3. Назначение, функциональные особенности этого решения:

Система электронного документооборота WSS Docs является «коробочным» решением на базе MS SharePoint Foundation, содержащим базовый набор функциональных возможностей и процессов, необходимых для организации электронного делопроизводства и документооборота.

Также компания WSS-Consulting осуществляет услуги по внедрению системы WSS Docs, ее настройку и доработку в соответствии с требованиями заказчика.

4. Целевая группа решения:

Средний бизнес (50-500 пользователей).

Крупные и территориально-распределенные компании (500-50 тыс. пользователей).

Государственные организации.

5. Отличия от конкурентных решений:

Функционал - на уровне лидеров рынка. Гибкость – способность путем настроек решить 95 % доработок и задач по автоматизации бизнес-процессов. Качественный, эффективный пользовательский интерфейс. Способность справиться с большим объемом данных (до 50 тыс. документов в день) и большим количеством пользователей (до 40 тыс.).

6. Год появления этого решения в арсенале компании:

2009 год.

7. Основные вехи эволюции решения:

2009 год - появление продукта.

2011 год - обновление ядра продукта, существенно возросла скорость, изменился пользовательский интерфейс.

2013 год – появление федеративного режима (распределенная работа), поддержка всех основных браузеров и мобильный устройств.

2015 год – обновление ядра продукта, теперь система способна хранить и отрабатывать до 100 млн. документов.

8. Актуальная версия решения и ее особенности:

Актуальна на данный момент версия WSS Docs 4.3, которая существенно увеличила производительность системы – на текущий день система готова обслуживать внедрения до 50 тыс. пользователей.

9. Стоимость решения:

600 тыс. рублей – сервер и 100 пользователь.

1,5 тыс. рублей – дополнительный пользователь.

10. Клиенты по данному решению:

Среди клиентов - крупнейший холдинг «Вертолеты России», банк «Санкт-Петербург», страховая компания «Альянс», «Альфа-Банк», КБ «Интеркоммерц», завод «Хохланд», «Роснефть», Московская биржа, «Русагро», ОМК, «Русский алкоголь» и более 150 других.

11. Роль и место данного решения в линейке компании:

Компания WSS-Consulting разработала два продукта на платформе SharePoint: систему электронного документооборота WSS Docs и корпоративный портал WSS Portal. Оба продукта являются лидерами рынка продуктов на SharePoint по объёму продаж и размерам проектов.

12. Краткая оценка востребованности и перспектив ЕСМ на MS SharePoint в России:

SharePoint в России, как и во всем мире, имеет огромный потенциальный спрос в бизнесе. Это перспективное и интересное направление, которое обязательно будет расти и развиваться, главное - профессионально его подавать.

13. Скриншоты решения:

 

Интерфейс личного кабинета сотрудника в WSS Docs

Интерфейс личного кабинета сотрудника в WSS Docs

 

Карточка нового документа (договора) в WSS Docs

Карточка нового документа (договора) в WSS Docs

 

Создание нового документа из личного кабинета в WSS Docs

Создание нового документа из личного кабинета в WSS Docs

 

DocTrix (i-Sys)

 

1. Название, адрес юрлица:

ООО «Ай-Сис Лабс».

443079, Россия, г. Самара, ул. Авроры 114-А, корпус 6, офисный центр «Инженерный центр», этаж 3.

2. Название предлагаемого ЕСМ-решения на MS SharePoint:

DocTrix.

3. Назначение, функциональные особенности этого решения:

Система электронного документооборота DocTrix DocFlow предназначена для автоматизации бизнес-процессов любой сложности, в том числе процессов делопроизводства, документационного обеспечения и управления договорами. Заложенные в систему процессы автоматизации задач делопроизводства и управления договорами базируются на лучших практиках автоматизации как для государственного, так и для коммерческого сектора, в том числе и крупных холдинговых структур.

Система построена на базе решений DocTrix Platform и Nintex Workflow, что делает ее одной из самых гибких и настраиваемых систем автоматизации бизнес-процессов под SharePoint. Система может работать как на SharePoint Foundation, так и на SharePoint Server.

4. Отличия от конкурентных решений:

DocTrix DocFlow построен по платформенному принципу и реализован путем настройки (без программирования) на базе DocTrix Platform и Nintex Workflow. Наличие в DocTrix Platform более 200 новых компонентов настройки логики формы, доступа, поиска под SharePoint позволяет заказчикам самостоятельно конструировать собственные бизнес-процессы любой сложности и привязывать их к организационной структуре.

5. Целевая группа решения:

Государственные и коммерческие компании среднего и крупного масштаба, в том числе и холдинговые структуры

6. Год появления этого решения в арсенале компании:

2008 год.

7. Основные вехи эволюции решения:

2008 год - линейка решений DocTrix 2007 под SharePoint 2007.

2010 год - линейка решений DocTrix 2010 под SharePoint 2010.

2013 год - линейка решений DocTrix 2010 под SharePoint 2013.

8. Актуальная версия решения и ее особенности:

С выходом SharePoint 2013 компания i-Sys обновила всю линейку своих продуктов: в новой версии представлен расширенный конструктор бизнес-процессов DocTrix Platform, принципиально новый интерфейс DocTrix Portal и эргономичные формы СЭД DocTrix DocFlow.

В последних версиях решений появляются модули автоматизации HR-процессов, связанные с подбором и наймом, оценкой, аттестацией и развитием персонала.

9. Стоимость решения:

Стоимость решения начинается от 450 тыс. рублей в зависимости от количества пользователей и версии выбранных продуктов.

10. Клиенты по данному решению:

ABBYY, «ЭлектроЦeнтроМонтаж», «Энел ОГК», UCL Holding, «ЛенСтройТрест», «СберТех», «Первобанк», Администрация г.о. Самара, Carlsberg Украина, «Никамед».

11. Роль и место данного решения в линейке компании:

DocTrix является одним из наиболее крупных направлений в компании, которое имеет большой потенциал и позволяет расширить традиционные решения для клиентов i-Sys. Компания i-Sys активно развивает решения DocTrix, ежеквартально планируется выпуск новых релизов продуктов.

12. Краткая оценка востребованности и перспектив ЕСМ на MS SharePoint в России:

У российского рынка СЭД огромный потенциал. Однозначным рыночным трендом становится «выход» СЭД за границы канцелярии с автоматизацией смежных документоориентированных процессов (финансовый, кадровый, банковский, технический документооборот и т. д.). Это вызывает необходимость интеграции СЭД/ЕСМ с другими корпоративными информационными системами (CRM, ERP, HR и т. д.), а в государственном секторе – с федеральными ИС МЭДО, СМЭВ и т. д. Рост рынка главный образом обеспечивается как раз за счет госсектора.

13. Скриншоты решения: 

Личный кабинет пользователя DocTrix

Личный кабинет пользователя DocTrix

Задачи по документу в DocTrix

Задачи по документу в DocTrix

Карточка договора в DocTrix

Карточка договора в DocTrix

Справочник организационно-распорядительных и нормативных документов в DocTrix

Справочник организационно-распорядительных и нормативных документов в DocTrix

 

«Docsvision для SharePoint» («ДоксВижн»)

1.Адрес, название юрлица:

ООО «ДоксВижн»

199178, Санкт-Петербург, наб. реки Смоленки, д. 33.

2. Название предлагаемого ЕСМ-решения на MS SharePoint:

«Docsvision для SharePoint»

3. Назначение, функциональные особенности этого решения:

Docsvision для SharePoint – это решение, включающее специальный клиент Docsvision для SharePoint и шлюз к системе управления бизнес-процессами Docsvision. Клиент и шлюз - это дополнительные модули системы Docsvision 5, обеспечивающие расширение стандартной функциональности SharePoint и создание решений, реализующих совместную работу Docsvision и SharePoint.

Примером такой работы является поддержка нерегламентированной работы с документами и файлами в рабочих группах и одновременно - автоматизации жестких регламентов согласования, утверждения и хранения официальных документов. Организации, имеющие сложившуюся практику групповой работы в базах SharePoint, могут использовать все механизмы групповой работы портала SharePoint, ничего не меняя и не перенося документы в базу Docsvision. Кроме того, можно прямо из SharePoint-клиента инициировать придание документу официального статуса:осуществлять его запуск на согласование и утверждение, сохраняя при этом контроль за движением документа в СЭД.

Шлюз обеспечивает автоматизацию бизнес-процессов работы с документами, хранящимися в SharePoint, и публикацию официальных документов, необходимых пользователям (например, нормативных документов, документов системы управления качеством) на внутреннем портале организации.

4. Отличия от конкурентных решений:

Решение объединяет в себе полнофункциональную СЭД для работы с официальными документами. При этом решение предоставляет максимум функциональности для совместной работы с документами, не имеющими официального статуса (различного рода мини-проектами), позволяя в любой момент придать документу официальный статус. При этом в работе пользователей портала не происходит никаких изменений - внедрение такого решения для них полностью прозрачно.

5. Целевая группа решения:

Решение нацелено на компании, имеющие сложившуюся практику групповой работы в SharePointи потребность автоматизации электронного документооборота для работы с официальными документами.

6. Год появления этого решения в арсенале компании:

2008 год.

7. Основные вехи эволюции решения:

В 2008 году был реализован шлюз системы управления БП Docsvision к SharePoint, а также первая версия клиента для SharePoint, позволявшего выводить на портал в виде веб-частей представления папок официальных документов, хранящихся в Docsvision.

C 2008 по 2014 год эта функциональность переносилась в новые версии Docsvision и интегрировалась с новыми версиями SharePoint.

В 2014 году был выпущен новый клиент для SharePoint, поддерживающий работу с официальными документами и заданиями Docsvision в интерфейсе портала без открытия тяжелого клиента Docsvision, а также интегрированного в ленту команд SharePoint набора действий по запуску процесса согласования и утверждения любого выбранного документа из библиотеки SharePoint. Функциональность ленты команд при этом является бесплатной, не требующей отдельного лицензирования.

8. Актуальная версия решения и ее особенности:

SharePoint-клиент включает в себя набор веб-частей для доступа к данным, хранящимся в Docsvision, поиска документов, а также расширения SharePoint, позволяющие создавать задания и документы, в том числе, на основании документов, расположенных в библиотеке документов SharePoint.

Веб-части могут произвольным образом размещаться на страницах портала, позволяя тем самым сконфигурировать интерфейс под нужды конкретной организации, рабочей группы или пользователя.

Шлюз к Microsoft Office SharePoint Server предназначен для более тесной интеграции Docsvision c Microsoft Office SharePoint Server. Интеграция осуществляется с помощью унифицированного механизма шлюзов workflow-подсистемы Docsvision.

9. Стоимость решения:

Стоимость зависит от количества пользователей, для 50 пользователей – 362 тыс. рублей, включая платформу Docsvision, шлюз и клиент для SharePoint.

10. Клиенты по данному решению:

«Красногорсклексредства», «Восточная техника», ВЧНГ, «Еврофинанс Моснарбанк», Челябинский государственный университет и другие (всего около 50 заказчиков).

11. Роль и место данного решения в линейке компании:

Это один из важнейших и наиболее востребованных модулей в продуктовой линейке Docsvision. Назначение решения – закрыть разрыв между нерегламентированной работой в рабочих группах и жесткими регламентами работы с официальными документами, на практике создавая единое информационное пространство организации.

12. Краткая оценка востребованности и перспектив ЕСМ на MS SharePoint в России:

В России SharePoint - довольно популярная платформа, во многом благодаря наличию «бесплатной» редакции SharePoint Foundation, входящей в состав сервера Windows. Изначально - и в большинстве случаев до сих пор - используется в соответствии с первичным позиционированием – как замена файловых сервисов для хранения файлов. Попытки использовать SharePoint как «настоящую» ECM, являющуюся не только инфраструктурой хранения файлов, но и платформой для автоматизации ключевых бизнес-процессов наталкиваются на слабость и низкоуровневость (требуют программирования) инструментария, поставляемого Microsoft.

Рынок компонент, подобных популярной на Западе К2, в России практически не развит, имеются единичные случаи использования инструментария Nintex, что само по себе говорит о незрелости рынка и слабости спроса на такие решения. Однако поскольку SharePoint широко используется для управления контентом рабочих групп, то интеграция с ним российских СЭД является перспективным направлением. Специфика спроса на ECM-решения на SharePoint не мешает его дальнейшему росту в России - в первую очередь как инструмента управления рабочими группами и внутреннего портала.

13. Скриншоты решения:

Пример конфигурации рабочего места в «Docsvision для SharePoint»

Пример конфигурации рабочего места в «Docsvision для SharePoint»

Реестр входящих документов в «Docsvision для SharePoint»

Реестр входящих документов в «Docsvision для SharePoint»

 

Дайджест


Другие новости



Интервью


«Информативная СЭД без излишеств – это EOS for SharePoint». Экспертный взгляд на систему опытного технолога и пользователя
Ольга Ковалева – делопроизводитель со стажем более 14 лет. Работала в компаниях разного профиля и масштаба: частной фирме-производителе лекарс...

Внедрения

СЭД «ДЕЛО» в органах власти Тульской области: 9 лет работы, 3000 пользователей, курс на безбумажный документооборот
В Тульской области с 2007 года ведется проект создания информационной системы на основе флагманской разработки компании ЭОС – СЭД «ДЕЛО». Уже ...

Фигура речи


Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов о трендах развития CompanyMedia:
...