СЭД размера XXL. Мнения участников рынка об особенностях проектов и решений СЭД/ECM для крупного бизнеса

18.10.2017

Граница между крупными и средними компаниями зачастую очень условна: например, крупный горно-обогатительный комбинат или торговая сеть могут оказаться небольшим заказчиком с точки зрения системы документооборота, заказав, скажем, СЭД на 10 рабочих мест. В данном обзоре речь пойдет компаниях, критерием величины которых будет количество автоматизированных рабочих мест от 1 тыс. и больше. О таких заказчиках и особенностях СЭД для них ECM.ICT-Online.ru беседует с представителями компаний ЭОС, «Логика бизнеса», «ИнтерТраст», «ДоксВижн», КРОК, FTS Russia, WSS-Consulting, Cognitive Technologies, HAULMONT, Syntellect, «1С-КПД» и Softline.

Подтверждая правило Парето

Руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев: «Есть более сотни продуктов, которые могут успешно работать с 10-20 пользователями, но непригодны для компаний от 1 тыс. пользователей. Крупные проекты подразумевают другой уровень требований к производительности и культуре кода. Решения ЭОС могут охватывать и более 50 тыс. «живых» пользователей!

Отказоустойчивость и быстродействие для крупных заказчиков становятся особенно важными критериями. Не исключено, что в обозримом будущем поставщики систем начнут формировать альянсы со страховыми компаниями и продавать программно-аппаратные комплексы вместе со страховкой рисков - об этом уже говорят в ИТ-сообществе».

В ЭОС полагают, что любому автоматизатору работа с крупной компанией интересна – это стабильность платежей, широкие горизонты планирования, возможность решать более сложные задачи с точки зрения отказоустойчивости и качества кода. Для самой компании ЭОС крупные клиенты являются важнейшей составляющей клиентской базы. О важности крупных заказчиков в бизнесе интегратора говорят и цифры, предоставленные игроками.

Так, в Cognitive Technologies вспоминают известный принцип Парето (80/20), добавляя, что он трансформируется в 90/10, когда речь идет о соотношении крупного бизнеса и доходности для компании. Среди всех клиентов Syntellect, в том числе тех, которые закупали у лицензии СЭД TESSA через партнерскую сеть, присутствует как крупный, так и малый и средний бизнес примерно с одинаковым распределением, однако более 80 % выручки приносит крупный бизнес, практически вся проектная работа консолидирована в этом сегменте.

Примерно 20 % клиентов компании FTS Russia относятся к крупному бизнесу, и они приносят более 50 % выручки. У WSS Consulting примерно 10 % клиентов - крупный бизнес, проводящий проекты с количеством пользователей более 1 тыс. (крупнейшие проекты охватывают до 60 тыс. пользователей) и формирующий более 60 % выручки.

У некоторых игроков процент клиентов в крупном бизнесе выше: так, в списке «ДоксВижн» количество крупных клиентов составляет 34 %, выручка от них составляет 59 % от общей суммы за 2016 год. Система CompanyMedia изначально разрабатывалась как система корпоративного класса, которая ориентируется на потребности крупной организации, и крупная компания - это основная целевая аудитория «ИнтерТраст», доля крупных компаний среди клиентов которой составляет 54 %, при этом они формируют 76 % выручки. Наконец, есть и такие, как компания КРОК, которая работает преимущественно с крупными организациями, при этом на представителей бизнеса приходится порядка 80 % заказчиков (представители среднего бизнеса встречаются среди заказчиков компании в основном в части области облачных услуг). Специализируется на внедрениях ECM-продуктов в основном в крупных организациях и компания «Логика бизнеса».

Особенности СЭД/ECM-проектов у крупных заказчиков

В Банке ВТБ (Азербайджан) внедрена система электронного документооборота на базе решения компании ЭОС - EOS for SharePoint. Внедрением и интеграцией со смежными службами занималась компания «Офис-док», партнер ЭОС из Санкт-Петербурга.

Систему выбирали по комплексу критериев, главными из которых стали наличие требуемой функциональности, низкая совокупная стоимость владения, реальные примеры внедрений предлагаемого решения в аналогичных структурах и возможность расширения системы в будущем. По этим пунктам EOS for SharePoint наиболее полно подходила для решения поставленных задач. Уже первые результаты использования СЭД показали правильность выбора: система позволила сэкономить рабочее время сотрудников, а также значительно снизить непосредственные расходы на печать.

Внедрение EOS for SharePoint стало не только проектом по реализации бизнес-процессов документооборота, но и заложило основы для автоматизации иных внутренних процессов. Некоторые дополнительные задачи возникли уже после старта проекта, в частности потребовалась интеграция в СЭД локальной электронно-цифровой подписи, имеющей юридическую силу на территории Азербайджана. В качестве провайдера ЭЦП было выбрано мобильное электронное удостоверение личности Asan İmza (Асан Имза). Таким образом, Банк ВТБ стал первым, кто интегрировал законодательно признаваемую в Азербайджане ЭЦП во внутреннюю систему электронного документооборота.

У заказчика налажено взаимодействие EOS for SharePoint и службы техподдержки банка - HelpDesk. Это стало возможным за счет наличия функциональных библиотек API SharePoint, существенно упрощающих интеграцию со сторонними ИT-решениями. В перспективе планируется интегрировать СЭД с другими информационными системами банка. Также рассматривается возможность использования мобильных рабочих мест (см. проект раздела «ЭОС» от 19 января 2016 г.).

По наблюдениям руководителя направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергея Полтева, специфика крупных заказчиков проявляется на многих этапах проекта. Так, на этапе выбора она проявляется следующим образом: чем больше компания, тем, зачастую, важнее для нее референсы в той же отрасли. На этапе внедрения в крупных компаниях важна не столько динамичность процесса, сколько соблюдение регламентов. В силу большей регламентированности таким заказчикам зачастую необходимы дополнительные услуги по консалтингу, помощь в написании регламентов, соблюдении всех нормативов, возможно, обобщению лучших практик аналогичных компаний. Для компании ЭОС оказание консалтинговых услуг никогда не было проблемой, эксперты ЭОС участвуют в формировании как отечественных, так и международных стандартов.

 

Руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев

Руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев

 

Технологический слой предполагает тщательное и неоднократное тестирование отказоустойчивости и быстродействия, продолжает Сергей Полтев. С точки зрения человеческого фактора в крупных компаниях выше риск возникновения ситуации, когда каждый участник группы будет «тянуть одеяло на себя», преследуя интересы своего подразделения. Кроме того, в любой крупной компании есть служба безопасности, которая тоже обоснованно и не совсем вносит дополнительные ограничения, особенно в части совместной работы или удаленного доступа. В итоге за счет более сложного принятия решений и дополнительных ограничений новые решения в крупные компании приходят позже – такие заказчики более консервативны. Что касается функционала СЭД, то в российских крупных компаниях развита сложившаяся еще в советское время культура управления на основе документа, иерархическая структура поручений, здесь полностью востребованы все наработки отечественной школы управления документами. Наконец, для СЭД крупной компании важна нетребовательность к ресурсам, поскольку в регионах запас по аппаратному обеспечению не везде одинаков.

«В отличие от СМБ, переходящего на облачные сервисы, большие компании инсталлируют решения в собственной ИТ-инфраструктуре, чтобы, храня данные у себя, чувствовать себя увереннее в том, что касается защищенности данных, соответствовать регуляторным требованиям к хранению данных и так далее. Почти все крупные предприятия давно решили вопрос автоматизации ОРД при помощи СЭД. Но организационно-распорядительная документация - только часть корпоративного контента. Банкам, например, нужно анализировать, как клиенты погашают кредиты, с кем связаны владельцы компаний-заемщиков, где еще они кредитуются. Этот цифровой контент должен быть централизован и включен в бизнес-процессы компании. И СЭД здесь не поможет. Для автоматизации бизнес-деятельности организации на основе всех генерируемых ею данных нужны именно ЕСМ-системы. Наш опыт показывает, что крупный бизнес уже хорошо понимает, что такое ЕСМ и чем она отличается от СЭД», - говорит генеральный директор компании «Логика бизнеса» (ГК АйТи) Виктор Вайнштейн.

 

 Генеральный директор компании «Логика бизнеса» (ГК АйТи) Виктор Вайнштейн

Генеральный директор компании «Логика бизнеса» (ГК АйТи) Виктор Вайнштейн

 

Компания «ИнтерТраст» 10 лет назад ввела в Ямало-Ненецком автономном округе в промышленную эксплуатацию региональную межведомственную систему электронного документооборота. Сегодня РМСЭД (CompanyMedia) охватывает все органы исполнительной власти ЯНАО, в системе ежедневно работают более 4 тыс. пользователей, а ежегодный объем обрабатываемых документов достиг 7 млн.

На данный момент в системе работают все органы исполнительной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, в том числе представительства округа за его пределами (гг. Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Тюмень, Курган). Система активно используется и в других структурах округа: в Законодательном Собрании, Счетной палате, Избирательной комиссии автономного округа. Также к системе подключен аппарат Главного федерального инспектора.

Завершив в своё время полный охват государственных органов, «ИнтерТраст» начала подключение бюджетных организаций. Сейчас все лечебно-профилактические учреждения и большинство государственных учреждений иной направленности реализуют общее документационное обеспечение с использованием системы. Аналогично в городах и районах автономного округа к СЭД подключены все органы местного самоуправления и значительное количество муниципальных учреждений. В некоторых муниципалитетах подключены даже школы и детские сады.

Первоочередная задача сейчас - это включение поселковых муниципальных образований в общий контур электронного документооборота. Речь идет о селах и поселках на территории автономного округа, до которых иногда физически невозможно добраться.

Система CompanyMedia получила высокую оценку руководства Ямало-Ненецкого автономного округа. Компания «ИнтерТраст» была награждена грамотой за значительный вклад в повышение эффективности государственного управления Ямало-Ненецкого автономного округа.

Внедряя СЭД, крупные компании в первую очередь решают задачу организации документационного обеспечения управления. СЭД корпоративного класса формирует в распределенной структуре организации единое информационное пространство, в котором осуществляется электронное документированное взаимодействие всех сотрудников, подразделений и филиалов. В организации обеспечивается режим сквозного документооборота и сквозных деловых процессов между всеми структурными элементами. Документооборот превращается из специализированной системы делопроизводителей в сервис документирования всей деловой активности в организации. Об этом рассказывает заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов. По его словам, в крупной компании в работу в системе документооборота вовлечено большое количество сотрудников от высшего руководства до рядового исполнителя. Для организации эффективного взаимодействия сотрудников СЭД предоставляет  возможности совместной работы с контентом:  настраиваемые механизмы согласования, возможность обсуждения задач и документов непосредственно в интерфейсе СЭД/ECM, мобильные решения для разных групп пользователей. По мере того, как сервисами документооборота начинают пользоваться  все больше сотрудников, в компании появляется желание реализации частных решений для отдельных подразделений и служб. Современная корпоративная СЭД должна располагать инструментами для быстрой разработки решений.

 

Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов

Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов

 

В крупной компании часто исторически внедрено несколько разных систем на различных предприятиях компании. При этом процесс консолидации чаще сводится к попыткам выбрать какое-либо одно «стандартное» решение и тиражировать его на все бизнес-единицы; стратегию внедрения единой ECM-платформы и интеграции с ней всех частных решений выбирают реже – так считает президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев. По его словам, парадоксально, но часто уровень ИТ-зрелости крупной компании ниже, чем зрелость ее подразделений: уровень интеграции систем недостаточен, часто не интегрированы службы каталогов - в результате у компании нет общего LDAP, что мешает внедрению корпоративных платформ, и задача интеграции локальных LDAP подразделений оказывается нетривиальной. Крупные компании довольно часто внедряют решения департаментного уровня, при этом во владении компании в результате оказывается несколько «конкурирующих» СЭД. Экономически это, вероятно, обосновано, поскольку подразделение крупной компании часто имеет масштаб среднего предприятия.

Самый крупный на сегодняшний день проект на базе Docsvision - автоматизация документооборота Сбербанка РФ - выполнен крупнейшим партнером «ДоксВижн» компанией Digital Design. Когда он начинался, в Сбербанке для автоматизации офисного документооборота использовались несколько систем: система для регистрации и учета входящих и исходящих документов (переписки с внешними контрагентами), система для регистрации внутренней служебной переписки между подразделениями, система обмена пересылки документов между Центральным аппаратом и территориальными банками.

Решение было разработано и внедрено первоначально в Центральном аппарате. Тиражирование началось с пилотной зоны, включившей три территориальных банка: Северо-Западный, Московский и Среднерусский, потом началось поэтапное тиражирование на остальные территории, в которому участвовали и другие партнеры Docsvision. На сегодня это распределенная система, охватывающая Центральный аппарат банка и 14 территориальных банков. В общей сложности с системой работает более 100 тыс. пользователей, а суммарный документооборот достигает 200 тыс. документов в день.

Именно опираясь на опыт этого проекта и компетенции, накопленные «ДоксВижн» и «Диджитал Дизайн», была реализована новая редакция Docsvision ECM, которая должна поддерживать централизованное решение такого масштаба.

 

Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев

Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев

 

«Во-первых, внедрение СЭД в крупной компании практически всегда сопряжено с адаптацией решения под заказчика. Коробочные решения практически не имеют шансов внедриться «как есть». Поэтому крупным заказчикам при выборе исполнителя нужно обращать внимание, насколько хорошо он способен вносить изменения в функции платформы и как к этому относится вендор. Во-вторых, перед внедрением СЭД у крупного заказчика важно обследовать ИТ-инфраструктуру и ключевые бизнес- и ИТ-процессы, подготовить концепцию развития ИТ-ландшафта, спланировав этапность внедрения системы. В идеальном случае – проект должен начинаться с пилотной зоны, и продолжаться тиражированием на другие участки. Только так внедрение СЭД в крупной компании не принесет неприятных сюрпризов, которые могут повлиять на исход всего проекта в целом», - говорит руководитель направления BPM&ECM компании КРОК Сергей Плаунов.

Среди наиболее интересных проектов КРОК - разработка и внедрение централизованной корпоративной информационной системы для автоматизации документооборота и управления хранением всей документации в ПАО «СИБУР Холдинг».

По итогам проекта удалось оптимизировать процесс делопроизводства, ускорить документооборот, а также усилить контроль за исполнением поручений и договорных обязательств в рамках группы компаний. В настоящее время заказчик перешел от разрозненных инструментов документооборота во всех её ключевых предприятиях к централизованной ECM-системе, интегрированной с основными корпоративными информационными системами компании, включая системы класса «Клиент-банк», управления персоналом и так далее.

Решение позволяет осуществлять организационно-распорядительный и договорной документооборот, а также управлять хранилищем первичной финансовой, юридической и инвестиционной документации всей группы. На данный момент к системе подключен корпоративный центр и более 40 региональных предприятий. Ежемесячно в системе регистрируется в среднем более 100 тыс. документов, а в числе пользователей – порядка 7,5 тыс. сотрудников. По отзывам самого заказчика, проект позволил снизить трудозатраты при работе с документами почти на 10 %, а время реакции на запросы по подбору документов сокращено на 20 %. В основе внедренного решения лежит собственный программный продукт КРОК КСЭД.

 

Руководитель направления BPM&ECM компании КРОК Сергей Плаунов

Руководитель направления BPM&ECM компании КРОК Сергей Плаунов

 

«По мере укрупнения бизнеса процессы в компании усложняются, в их исполнение вовлекаются больше отделов и сотрудников. При этом управление бизнес-процессами находится уже на достаточно высоком уровне. Компании целенаправленно автоматизируют деятельность с помощью ERP, CRM, аналитических, проектных, закупочных и других систем. В том или ином виде в крупных компаниях уже организовано управление документооборотом: с помощью собственных разработок, классических СЭД. Прирост количества документов в крупных компаниях может составлять до 10 % в год. Документы и информация, которой управляет компания с помощью различных систем, нуждаются в консолидации. Поэтому крупным компаниям требуется реализация более сложного взаимодействия в ECM-системе и гибкость ИТ-решения при изменении бизнес-процессов. От внедрения ECM-системы такие заказчики ожидают ускорения процессов, повышения их управляемости и улучшения конкретных показателей эффективности бизнеса: сокращения времени на принятие решений и согласование, увеличение скорости обработки документов. Крупные компании готовы инвестировать в прогрессивные технологии, например, использование искусственного интеллекта в управлении информацией. При выборе ECM-решения такие компании учитывают возможности интеграции с существующими системами, совокупную стоимость владения, перспективы решения в будущем, а также возможности реализации в системе специфических процессов», - комментирует директор по развитию FTS Russia Светлин Савов.

 

В Россельхозбанке благодаря проекту, проведенному на основе решений компании «Логика бизнеса», срок принятия решения о выдаче кредита сократился с двух дней до 15 минут, когда оцифровка документов избавила от необходимости доставлять их автотранспортом из подразделений в головной офис.

ПАО «Траснефть» с помощью ЕСМ-решений, построенных на IBM FileNet и ABBYY FlexiCapture, оптимизировало работу с первичными финансовыми документами. В результате проектов сократилось количество ошибок в документах, повысилась безопасность, исчезла необходимость в доставке бумажных оригиналов в центры обработки каждые три дня.

Директор по развитию FTS Russia Светлин Савов

Генеральный директор компании Syntellect Павел Каштанов: «Для крупных заказчиков чрезвычайно важна технологическая готовность платформы СЭД к высоким нагрузкам, которыми сопровождается любое крупное внедрение. Деградация производительности часто начинается неожиданно. Сегодня система работает, завтра достигнут критический порог – и начинаются трудности. Их нужно уметь быстро решать. Хорошо знакомы попытки решать такие проблемы за счет апгрейда железа – но это лишь временное приглушение проблемы и серьезные дополнительные затраты. Проблема многих систем в том, что оптимизация часто требуется на уровне, который недоступен разработчикам решений на платформе и тем более заказчику решения. Может потребоваться вмешательство вендора и изменение объектов схемы данных. Это всегда долго и не всегда вообще возможно, не говоря уже о больших затратах. Чтобы внедрение СЭД не зашло в тупик, крайне важным аспектом при выборе СЭД в крупной компании является возможность масштабирования и оптимизации конечного решения на всех уровнях архитектуры платформы.

Кроме того, каналы передачи данных часто бывают недостаточно широкими или могут быть сильно перегружены, СЭД для нормальной работы не должна предъявлять высоких требований к каналам. Также в инфраструктуре крупной компании, как правило, уже есть множество различных ИТ-систем, с которыми платформе СЭД нужно эффективно интегрироваться.

Таким образом – основные ориентиры для выбора СЭД в крупной компании это экспертиза компании-интегратора в масштабных внедрениях, гибкость платформы, готовность к масштабированию и оптимизации на всех уровнях системной архитектуры, в комплексе с функциональными, эргономическими и, разумеется, ценовыми показателями».

Директор по развитию FTS Russia Светлин Савов

 

По словам управляющего партнера WSS-Consulting Геннадия Попова, в крупных компаниях распространенная решаемая задача – внедрение электронной подписи во все внутренние и внешние документы. Это позволяет массово отказываться от бумаги, что для крупных заказчиков позволяет отказать от печати на бумаге до 1 млн документов в год. Особенно актуально это для крупных производственных компаний, для внутренних и внутригрупповых документов.

 

Управляющий партнер WSS-Consulting Геннадий Попов

Управляющий партнер WSS-Consulting Геннадий Попов

 

Руководитель департамента проектных решений Cognitive Technologies Андрей Буренков отмечает: когда речь идет о крупных компаниях, штат которых превышает 1 тыс. сотрудников, существуют определенные особенности, которые необходимо учитывать на этапе внедрения СЭД. Крупные компании зачастую также являются территориально-распределёнными, то есть их офисы расположены в разных городах или даже странах. В связи с большим штатом сотрудников, их функционалом, а также возможной удаленностью от головного офиса, этап утверждения технического задания может длиться до нескольких месяцев, пока в крупной компании не пройдет финальное согласование. Тем не менее, это необходимо для создания наиболее оптимальной вариации продукта, которая устроит клиента. Таким образом, всем крупным компаниям больше всего подходит индивидуально разработанное решение. Стоит также обратить внимание, что в крупных компаниях зачастую выделяется группа лиц, ответственных за внедрение, что ускоряет процесс непосредственной интеграции продукта в ИТ-окружение компании, когда все этапы согласования пройдены.

Генеральный директор компании «Логика бизнеса» (ГК АйТи) Виктор Вайнштейн: «Компания «Логика бизнеса» специализируется на внедрениях ECM-продуктов в основном в крупных организациях. Это ПАО «Транснефть», Россельхозбанк, дочерние общества НК «Роснефть», ФНС России, ФСИН России, Tele2 и другие крупные организации. Крупным заказчикам мы предлагаем электронные хранилища и архивы финансовой и технической документации, других типов документов, которые обеспечивают основные направления деятельности крупных компаний. На уровне платформы мы гарантируем масштабируемость, целостность бизнес-информации, возможность ее территориального распределения в геокластерах для обеспечения непрерывности деятельности организации и многое другое».

 

Руководитель департамента проектных решений Cognitive Technologies Андрей Буренков

Руководитель департамента проектных решений Cognitive Technologies Андрей Буренков

 

Руководитель отдела маркетинга HAULMONT Людмила Князева называет следующие типовые критерии, на которые ориентируются большинство клиентов: функциональность, удобство использования (интерфейс системы, юзабилити), стоимость, скорость внедрения. Но, безусловно, у крупных клиентов  есть и свои требования. Особое внимание такие заказчики всегда уделяют возможности гибкой модификации СЭД и создания проектов расширений, возможности разработки уникальных модулей для автоматизации своих бизнес-процессов. По слова спикера, у крупных клиентов есть сложившаяся ИТ-инфраструктура, соответственно для них важно чтобы будущая СЭД могла также интегрироваться с уже существующими в организации системами.

 

Руководитель отдела маркетинга HAULMONT Людмила Князева

Руководитель отдела маркетинга HAULMONT Людмила Князева

 

Несмотря на многообразие крупных проектов внедрения у Syntellect, наиболее интересным вот уже много лет остается проект в банке ВТБ24, где универсальность платформы и ее показатели производительности и надежности раскрываются наиболее масштабно.

За время сотрудничества банка ВТБ24 и компании Syntellect был создан и запущен в эксплуатацию целый комплекс автоматизированных решений на базе платформы Tessa, в том числе электронный архив клиентских и продуктовых досье, система управления логистикой и архивом бумажных документов, ряд бизнес-процессов Операционного департамента, связанных с обработкой документов на рассчетно-кассовое обслуживание, зарплатные проекты, кредиты, депозиты, досье проблемного актива, заявки на эквайринг, обработка и электронный архив документов валютного контроля с функционалом акцепта платежей, электронный архив запросов и ответов ФОИВ (ФССП и ФНС); ряд процессов Финансового департамента по согласованию договоров, распоряжений на оплату, корректировок лимитов, а также управление доверенностями, командировками и авансовыми отчетами, распоряжениями на оприходование по первичным бухгалтерским документам, согласование актов на списание и ввод в эксплуатацию, а также ряд других бизнес-процессов и подсистем.

В части решений активно задействовано ПО ABBYY для автоматической классификации и распознавания документов с целью оптимизации работы фронт-линии Банка, где производится первичная обработка и ввод документов в систему. Tessa интегрирована с более чем 20 различными системами в инфраструктуре Банка, хранит и обрабатывает в общей сложности более 600 млн документов, с решениями на базе Tessa одновременно работают более 30 тыс. сотрудников в рамках централизованного решения.

Генеральный директор компании Syntellect Павел Каштанов добавляет: специфику проектов внедрения СЭД в крупных компаниях можно смотреть в двух взаимоувязанных между собой аспектах - организационном и техническом. В организационном плане крупная компания, как правило, представляет собой сеть территориально распределенных организационных единиц, связанных общей деятельностью. В зависимости от типа и структуры бизнеса возможны разные схемы подчинения организационных единиц друг другу, с учетом этого прорабатывается план внедрения, опираясь на экспертизу и опыт внедрения в аналогичных компаниях. В части архитектуры распределенного решения сейчас, благодаря все большей доступности широких каналов связи, определенно наблюдается тенденция к централизации. В качестве площадки для запуска, как правило, выбирается головной филиал и один из дочерних филиалов компании. К обсуждению и анализу бизнес-процессов могут быть также привлечены ответственные сотрудники и от других филиалов, что бы в проектируемом решении можно было сразу заложить все особенности взаимодействия при тиражировании разработанного решения. Однако, как бы ни была грамотно спроектирована архитектура решения, не менее важна технологическая готовность платформы СЭД к высоким нагрузкам, которыми сопровождается любое крупное внедрение. Проблема производительности решения СЭД – один из самых опасных рисков, который может свести на «нет» все остальные плюсы системы. Крупная компания – это десятки тысяч активных пользователей, десятки и даже сотни миллионов документов, сложная система прав распределения доступа сотрудников к документам и функциям, сотни тысяч экземпляров бизнес-процессов в активной стадии жизненного цикла.

 

Генеральный директор компании Syntellect Павел Каштанов

Генеральный директор компании Syntellect Павел Каштанов

 

Руководитель отдела продаж «1С-КПД» Надежда Меркурьева прежде всего упоминает об ориентации на внедрение комплексных систем автоматизации. Во-вторых, в холдингах и крупных компаниях у высшего руководства уже есть понимание, что именно компания хочет изменить и улучшить в процессе внедрения СЭД. Это значительно сокращает сроки уточнения требований, повышает взаимодействие проектной команды и влияет на управляемость проекта.  На систему смотрят не в разрезе стоимости продукта, а в разрезе стоимости владения и окупаемости комплексной системы управления компанией. Еще один важный аспект – быстродействие системы. «Бывает, клиент сам настаивает, чтобы было произведено нагрузочное тестирование. Он понимает, что при высоконагруженных системах скорость работы - приоритетный фактор, требующий самостоятельных работ. Мы рекомендуем этап нагрузочного тестирования для всех высоконагруженных систем с большим количеством документов, пользователей, процессов. Проведение нагрузочного тестирования необязательно, но желательно, особенно для проектов в крупных компаниях, где в систему подключается большое количество пользователей, обрабатывается большой объем документов, где требования к производительности высоки. В этом случае, проводя нагрузочное тестирование, мы можем взять на себя обязательства по выполнению нормативов времени выполнения ключевых операций в системе, которых требует заказчик», - говорит Надежда Меркурьева.

На одном из крупных проектов «1С-КПД» используются функции потокового сканирования и штрихкодирования. Он уникален большим объемом вводимых данных: уже работает в системе 200 пользователей, это регистраторы, операторы, бухгалтеры, планируется обрабатывать 6 млн документов в год, порядка 25 тыс. документов в день.

На втором проекте «1С:Документообоот» также выступает центральной системой регистрации всех первичных документов, которые могут поступать через спецоператоров связи (через 1С-ЭДО) или в бумажном виде. Все компании холдинга переведены на обмен документами по ЭДО, и этим шагом уже удалось сократить количество бумажных первичных документов на 30 %. Планы состоят в переводе максимального количества контрагентов на обмен документами по ЭДО. Для документов, приходящих в бумажном виде, внедрено оптическое распознавание документов, которое сокращает время обработки документа в десятки раз. Например, модуль распознает 1 страницу за 7 секунд, производит поиск соответствий реквизитов в информационной базе по контрагентам и номенклатуре. Человеку на такую работу потребуется несколько минут.

 

Руководитель отдела продаж «1С-КПД» Надежда Меркурьева 

Руководитель отдела продаж «1С-КПД» Надежда Меркурьева

 

Руководитель направления внедрений СЭД/ECM департамента бизнес-решений ГК Softline Полина Дуйкова: «Если говорить о специфике внедрения в крупных компаниях, то очень важно, чтобы современная ECM-платформа была высокомасштабируемой не только в рамках подключения пользователей к системе, но и давала возможность быстрого вовлечения в новые процессы, интеграции в единое информационное пространство систем компании и интеграции в ландшафт ИТ-инфраструктуры.

Готовая ECM-платформа должна иметь набор средств интеграции для объединения справочников и создания сквозных процессов. Если в больших холдинговых структурах не принят единый корпоративный стандарт систем документооборота, должна быть возможность интегрировать с помощью шины все системы документооборота.

Также для крупного бизнеса очень важна доступность распределённой и удалённой работы, что подразумевает возможность работы через web-клиент с любого браузера. Если мы имеем дело с большой территориально-распределённой структурой, то важна доступность работы через репликацию. Например, у платформы, которой занимается компания Softline на базе Directum, есть опыт масштабирования и одновременной работы более 10 тыс. пользователей.

Обязательна ориентация на мобильные приложения, чтобы руководители и пользователи могли продолжать процессы согласования с мобильных телефонов и планшетов, не находясь в офисе. Следовательно, необходима поддержка Android, iOS и Windows Mobile.

Также для крупного бизнеса должна быть доступна возможность централизованного администрирования (система управления, при которой центр компетенций управляет разработкой и поддержкой серверов из одной точки).

Обязательно наличие федеративного поиска, который позволяет искать документы и задачи одновременно во всех системах, которые развёрнуты в холдинговой структуре.

Для масштабирования проектов важно, чтобы в рамках развёрнутой ECM-платформы уже существовали готовые бизнес-решения, которые смогут закрыть текущие задачи».

Руководитель направления внедрений СЭД/ECM департамента бизнес-решений ГК Softline Полина Дуйкова предлагает рассмотреть подробнее задачи различных департаментов крупного предприятия, которые может закрывать ECM-система. По ее оценке, для высшего руководства это может быть управление корпоративными действиями. Большие задачи стоят перед финансовым сектором и закупками - финансовый архив, согласование счетов на оплату, управление закупками - включая интеграцию с тендерными площадками (с возможностью единого согласования бизнес-процессов и публикации этих данных на площадке) и с корпоративными порталами в виде сквозной интеграции. На масштабируемой системе документооборота также можно полноценно выстроить управление сервисом по методологии ITIL (управление сервисом), которой зачастую пользуются ИТ-департаменты. Управление проектами является значительной частью бизнес-процессов крупных организаций, следовательно, система класса ECM должна качественно интегрироваться со специализированными решениями (Microsoft Project, Primavera и другими). Менеджеры могут выполнять свою работу в системах управления проектом, а исполнение поставленных задач должно осуществляться в ECM. Для департаментов управления персоналом будут актуальны задачи управления командировками и подбора персонала. Для юридического блока важны управление договорами, управление претензиями, управление доверенностями, юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО).

 

Руководитель направления внедрений СЭД/ECM департамента бизнес-решений ГК Softline Полина Дуйкова 

Руководитель направления внедрений СЭД/ECM департамента бизнес-решений ГК Softline Полина Дуйкова

 

Оптимальные решения СЭД/ЕСМ для крупных заказчиков

У каждой из опрошенных компаний есть предложения, сформированные с учетом вышеназванных особенностей крупных клиентов. О них и пойдет речь в завершающей части данного обзора.

 

ЭОС: СЭД «ДЕЛО», «Архивное Дело»
и
EOS for SharePoint для масштабных проектов

У ЭОС есть три основных продукта, которые востребованы в крупных организациях. Прежде всего, это СЭД «ДЕЛО» - проверенное, обладающее референсами в любых отраслях решение, сочетающее в себе быстродействие, отказоустойчивость и  соответствие всем действующим стандартам в области управления документами. Компания ЭОС, за свою более чем 20-летнюю историю вложившая в свой флагманский продукт СЭД «ДЕЛО» весь опыт централизованного управления, сегодня предлагает эту СЭД как максимально соответствующую и всем критериям «советской школы», и одновременно актуальным запросам и технологическим тенденциям. В выборе СЭД «ДЕЛО» нет никакого риска. Наиболее интересны крупным заказчикам классические модули, связанные с автоматизацией делопроизводства, управления документами, решения по документно-ориентированному управлению.

Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов: «Есть несколько черт крупной компании, которые определяют специфику внедрения СЭД: территориально-организационная распределенность, большое количество пользователей и бизнес процессов, развитая ИТ инфраструктура со множеством информационных систем, а также множество регламентов и политик безопасности. Эти особенности в значительной мере формируют требования к системе электронного документооборота и  определяют специфику внедрения такой системы в крупной компании.

Чаще всего проект внедрения СЭД в крупной компании не заканчивается вводом системы в промышленную эксплуатацию. СЭД постоянно развивается и это развитие связано не только с расширением функциональности. Крупные компании следят за передовыми технологиями и стремятся максимально быстро использовать их преимущества. Так было с мобильными решениями, облачными технологиями, сейчас таким новым веянием можно назвать направление «интеллектуальная СЭД» - способность системы поддерживать содержательную связь между документами, самостоятельно определять вид документа по реквизитам и его содержанию и выполнять с ним соответствующие операции.

Для корпоративного сектора очень важны интеграционные возможности - необходимо обеспечить связь СЭД с решениями класса ERP и CRM, приложениями для бухгалтерского и кадрового учета, корпоративными средствами защиты информации. Современные системы электронного документооборота легко вписываются в общий ландшафт с множеством прикладных решений. Средства интеграции позволяют унифицировать работу с документами в корпоративном ландшафте любой сложности. Функциональность современной СЭД позволяет автоматизировать обмен данными между ней и практически любым корпоративным ПО».

Крупными организациями востребованы решения по управлению архивом документов: некоторые их них являются источниками комплектования госархивов, к тому же хранение огромного количества бумажных оригиналов обходится дорого. «Архивное Дело» тут вне конкуренции – в полном объеме аналог этого решения на рынке просто отсутствует. Таким образом, второе решение ЭОС для крупных заказчиков - специализированный продукт для управления архивами с учетом всех требований законодательства «Архивное Дело», успешно функционирующее как с решениями ЭОС, так и с другими распространенными СЭД.

В-третьих, отличным решением для крупного заказчика будет EOS for SharePoint, легко встраивающееся в существующую архитектуру, если платформа SharePoint входит в стратегию компании-заказчика. С 2017 года ЭОС предлагает в составе решения для корпоративного документооборота EOS for SharePoint корпоративный портал, который дает возможность развертывания социальной сети предприятия. Это особенно актуально, поскольку в крупных компаниях не все специалисты знают друг друга лично, но при этом приходит осознание важности человеческого общения как фактора достижения результата.

 

«ИнтерТраст»:
мультиплатформенная СЭД CompanyMedia

Cистема CompanyMedia компании «ИнтерТраст» может предложить крупной компании весь спектр необходимой функциональности в классе решений по информационному обеспечению управления и обеспечению режима сквозного документооборота и сквозных деловых процессов, предусматривающих совместную работу субъектов компании. Прежде всего, это классическое делопроизводство - работа с входящими, исходящими, внутренними и организационно-распорядительными документами, автоматизация обращений граждан.

Часто корпоративного заказчика интересуют прикладные сервисы, которые обеспечивают повышение скорости информационного обмена, доставки управленческих решений. Востребованы инструменты горизонтального взаимодействия и эффективные механизмы совместной работы. Такими прикладными решениями могут быть, например автоматизация договорной деятельности, управление закупками - объем согласований здесь огромен. Проведение заседаний, работа коллегиальных органов - это документоемкие процессы с большим числом участников, поэтому здесь сервисы СЭД для управления контентом и совместной работы приходятся как нельзя кстати.

Еще несколько лет назад мобильные приложения СЭД/ECM были чем-то особенным, а сегодня это уже обязательный элемент СЭД. Мобильная работа с документами - это прежде всего потребность менеджмента высшего и среднего уровней, поскольку именно эта категория пользователей часто работает без «привязки» к офису. Но возможности удаленной работы сегодня становятся востребованными и рядовыми сотрудниками. И сегодня по функциональности мобильные решения практически ничем не уступают «стационарным» клиентам.

Корпоративные заказчики всегда заинтересованы в поиске наиболее гибких инструментов для автоматизации бизнес-процессов, и одним из них является адаптивный кейс-менеджмент (ACM, adaptive case management). Сфера применения ACM довольно широка и охватывает множество процессов, ключевым свойством которых можно считать изменчивость и наличие часто встречающихся исключений, которые трудно или дорого обрабатывать с помощью традиционных инструментов BPM/workflow.

Также большой интерес вызывает направление анализа тех данных, которые содержатся в СЭД/ECM. В качестве средств анализа могут использоваться и стандартные модули формирования отчетов, встроенные в СЭД, и внешние инструменты BI. В большинстве крупных организаций аналитические системы уже существуют, и задача зачастую переходит в класс интеграционных - необходимо связать BI-решение с данными СЭД.

Со стороны госорганов на фоне известных политических событий появился запрос на решения СЭД, которые обеспечивали бы импортозамещение существующих зарубежных платформ. По сути, необходима мультиплатформенная СЭД, которая не зависит от применяемого базового ПО и обеспечивает заказчикам возможность выбрать ту ИТ-инфраструктуру, которая соответствует требованиям в области импортозамещения. Такой системой является CompanyMedia 5.

 

«ДоксВижн»:
корпоративная редакция платформы Docsvision

Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев: «Выбирая корпоративную платформу, крупные компании ориентируются, в первую очередь, на бренд, то есть на наличие у разработчика репутации надежного партнера, способного на решение масштабных задач и обслуживание крупных распределенных заказчиков. Важными являются и экономические показатели, причем не просто стоимость лицензии, а стоимость владения и окупаемость. Важна доступность на рынке специалистов, компетентных в разработке и эксплуатации решений на платформе. Из технических характеристик важнее всего масштабируемость, следом за ней идет быстродействие. Наличие полнофункционального web-клиента критически важно – снижает стоимость развертывания, зависимость от рабочих станций и других технологических изменений на рабочих станциях».

Для крупных заказчиков у «ДоксВижн» есть специальная, корпоративная редакция платформы Docsvision. Она отличается не только наличием механизмов, необходимых для масштабирования – кластеров сервера приложений и сервера Workflow, но и специальным уровнем технической поддержки, гарантирующим быстрое восстановление работоспособности системы после сбоя. Если попытаться сформулировать «за что ее выбирают», то это, в первую очередь, «стандартность» и «промышленность» используемых в платформе Docsvision технологий, что сильно облегчает встраивание платформы в ИТ-ландшафт заказчика, во вторую – гибкость, позволяющая заказчику большинство вопросов текущего развития системы решать самостоятельно, в третью – наличие сообщества квалифицированных партнеров во всех регионах и крупных городах России. Важным является и то, что большинство решений строится с помощью конструкторов, а это значительно снижает зависимость заказчика от единственного поставщика услуг.

Недавно у «ДоксВижн» появилась еще одна редакция для такого рода заказчиков – Docsvision ECM. Она предназначена для создания централизованных решений крупнейших компаний. В том числе и для создания «корпоративного облака документов». Эта редакция была протестирована под нагрузкой до 100 тыс. пользователей, терабайтными базами данных и тысячами документов ежедневно.

Если говорить об особенностях организации проектов, то чаще всего в проекте участвуют несколько партнеров Docsvision в разных регионах, собственный консалтинг «ДоксВижн», осуществляющий авторский надзор по ходу внедрения, разработчики, оперативно «расшивающие узкие места» по мере их выявления. Часто проводится и нагрузочное тестирование прототипа решения заказчика на его реальной инфраструктуре или на внешних полигонах.

У крупных заказчиков не бывает неинтересных проектов, считают в компании. Причина не только в масштабе, но и в сложности самого заказчика, невозможности однозначно описать все детали до начала проекта и предусмотреть все проектные риски.

 

КРОК: собственная КСЭД и сторонние СЭД

В составе продуктов КРОК - собственная корпоративная система электронного документооборота - КСЭД, последняя ее версия (КСЭД 3.0) базируется на ПО с открытым исходным кодом. В ходе ее разработки был использован весь проектный опыт КРОК и технологические наработки внедрения масштабных систем электронного документооборота на десятки тысяч пользователей, но при этом заказчику обеспечивается полную вендоронезависимость, что особенно актуально, в частности, для компаний, находящихся под санкциями.

Помимо КСЭД 3.0, специалисты КРОК также имеют компетенции по работе с OpenText, Directum, Docsvision, «1С: Документооборот» и еще целому ряду продуктов иностранного и российского производства.

 

FTS Russia: гибкая и легко масштабируемая M-Files

Один из проектов, над которыми сейчас работает компания FTS – это внедрение системы M-Files в крупной международной компании с двумя производственными предприятиями в России. Проект предусматривает не только автоматизацию внутреннего документооборота, но также его интеграцию с сервисами ЭДО для обмена документов с контрагентами.

Для управления информацией и документами FTS Russia предлагает клиентам ECM-систему M-Files. Система актуализирует информационные потоки во всей компании и улучшает общую эффективность работы, то есть ускоряет процесс принятия решений и сокращает количество ошибок. Крупные компании выбирают M-Files, учитывая неограниченную масштабируемость, гибкость платформы, продуманную функциональность по управлению договорами и неструктурированной информацией.

M-Files легко адаптировать к текущим и будущим потребностям компании. Разработчики системы уделяют большое внимание тенденциям будущего в управлении информацией и оснащают платформу интеллектуальными возможностями. Например, система автоматически предлагает атрибуты классификации и поиска для новых или неструктурированных документов, ориентируясь по их содержанию.

FTS Russia видит две большие области для улучшения и автоматизации с помощью ECM в крупных компаниях: управление документами и процессами согласования; управление информацией. Управление документами сокращает время обработки, подготовки и согласования документов. Даже простая настройка шаблонов документов с автоматической подстановкой реквизитов, должностей и так далее в компании, в которой сотни разных типовых документов, несет большую экономию. А обработка документов с помощью искусственного интеллекта еще больше ускоряет процессы.

Как решение для управления информацией M-Files представляет собой платформу с доступом к информации и документам из всех хранилищ компании: сетевые папки, интранет-системы, ERP, CRM, облачные хранилища. Так реализуется более эффективное управление информацией без дублирования, все документы и файлы остаются на прежних местах, в своих хранилищах.

 

WSS Consulting: WSS Docs Enterprise с дополнительными модулями

Команда WSS Cоnculting сейчас работает над несколькими очень крупными проектами, которые, по опыту игрока, однозначно являются наиболее интересными в портфолио компании.

Если говорить о ранее выполненных проектах, то можно отметить такие проекты, как внедрение WSS Docs в ОМК, «Фосагро», «Буровой Компании Евразия» и ряд других.

Компания WSS Consulting предлагает единую продуктовую линейку, но с различными редакциями. Для крупного бизнеса наиболее актуальной является версия WSS Docs Enterprise, лицензия на неограниченное количество пользователей WSS Docs CAL Unlim.

Внедрения WSS Docs в крупных компаниях часто сопровождается поставкой дополнительного решения WSS Docs Storage. Это программный продукт, позволяющий хранить и обрабатывать в WSS Docs большие архивы данных, до 5000 ТБ. При этом данные хранятся в защищенном виде, с гарантией невозможности подменить документ или загрузить в архив документ задним числом. Для реализации этих задач используются блокчейн-технологии. Также WSS Docs Storage поддерживает механизм распределенного хранения документов, что актуально для медленных каналов связи.

Для холдинговых структур есть отлаженное решение WSS Docs Federation – позволяющее объединить различные инсталляции WSS Docs в единое информационное пространство.

WSS Docs имеет типовую интеграцию с операторами ЭДО, такими как DiaDoc и TaxCom, а также интеграцию с различными учетными системами (1C, SAP, Axapta), что позволяет реализовать сквозные процессы электронного документооборота с контрагентами, и по внутренним документам. Часто запрашивается также интеграционный модуль с системами потокового ввода документов (Abbyy FlexyCapture, Kofax).

Показателен проект Cognitive Technologies в ЗАО «АКБ «Военно-промышленный банк», где весьма ярко проявились особенности работы с крупными компаниями: согласование технического задания шло больше 4 месяцев, потребовалась интеграция с банковскими системами, а также необходимо было обеспечить полную защиту данных от внешних вторжений, штат компании постоянно расширялся, потребовалось масштабирование функционала СЭД. О масштабе проекта говорит комплексная карта-маршрутизатор одного из процессов, которая была разработана в соответствии со всеми требованиями заказчика.

 

Cognitive Technologies:
«Е1 Евфрат»
с учетом специфики крупных компаний

Наиболее универсальным продуктом для любой компании, вне зависимости от масштабов и профиля деятельности, является «Е1 Евфрат». Cognitive Technologies разрабатывает эту СЭД с учетом специфики и пожеланий крупных компаний, и данные особенности можно определить в несколько категорий: способность интегрироваться с уже функционирующими в компании системами, скорость внедрения, перспектива масштабирования продукта, желательно силами своего ИТ-департамента без привлечения специалистов разработчика.

В Cognitive Technologies отмечают: во-первых, почти любая крупная компания, особенно если она является территориально-распределенной, использует одновременно различные системы и программы для осуществления полного цикла бизнес-процессов (начиная от мессенджеров и заканчивая ведением архивного учета). Разработчики могут внести любые изменения в код для заказчиков - таким образом СЭД «Е1 Евфрат» способен максимально безболезненно влиться в компанию. Во-вторых, поскольку внедрение происходит силами системного администратора, а интерфейс является интуитивно понятным в использовании, у заказчика нет необходимости вызывать специалистов Cognitive Technologies для консультаций. Наконец, крупные компании при расширении масштабов деятельности нуждаются в дополнении функционала по документообороту, и возможности СЭД Е1 позволяют дорабатывать систему под обновленные запросы бизнеса.

 

Среди крупных проектов, которые были реализованы HAULMONT, стоит отметить автоматизацию документооборота в геологическом холдинге «Росгеология», объединяющем порядка 63 государственных предприятий, находящихся на территории всей России. СЭД «ТЕЗИС» смогла упорядочить и регламентировать работу с документами в холдинге. Созданные для Корпоративного центра процессы работы с документами легко тиражируются на отдельные подразделения, обеспечивая единый порядок обработки документов во всей распределенной компании.

Еще один заказчик, Российский морской регистр судоходства (РС), имеет более 50 филиалов и представительств в России и за рубежом. С 2011 года на базе СЭД ТЕЗИС РС создает единую корпоративную информационную систему. Система ТЕЗИС обеспечивает единое информационное пространство и непрерывный процесс обработки заявок на все виды освидетельствований судов в РС. Кроме того, система автоматизирует и другие бизнес-процессы РС, такие как внешний и внутренний документооборот, учет результатов наблюдения в промышленности, финансовый контроль и работу со счетами, контроль эффективности выполнения заявок различными подразделениями и другие смежные и вспомогательные задачи.

Расширенная редакция системы ТЕЗИС, которую приобрела СПАО «Ингосстрах», обладает широкой функциональностью, что позволяет решать не только классические задачи делопроизводства, но и модифицировать СЭД под уникальные процессы организации, а также интегрировать ее с другими системами. На текущий момент в системе зарегистрировано около 6 тыс. пользователей и создано более 430 тыс. документов.

Также в числе крупных клиентов HAULMONT - ФГУП «Госкорпорация по ОрВД», СК«Олимпийский», компания «ЭФ-Интернэшнл».

HAULMONT:
расширенная редакция СЭД ТЕЗИС

Для крупных клиентов немаловажную роль играет функциональность системы и возможность модификации под индивидуальные нужды компании. Расширенная редакция СЭД ТЕЗИС обладает широкими функциональными возможностями и позволяет модифицировать код, поэтому крупные заказчики выбирают именно эту редакцию. Для крупных клиентов HAULMONT немаловажным преимуществом является уникальный механизм создания проектов расширений СЭД ТЕЗИС: какую бы модификацию HAULMONT не производил для заказчика, систему всегда можно легко перевести на более новые версии с сохранением всех модификаций. Клиенты могут быть уверены, что они всегда смогут получать обновления продукта, что в современном быстро меняющемся технологическом мире крайне актуально.

Кроме этого, среди крупных заказчиков HAULMONT часто наблюдаются проекты по масштабированию и тиражированию системы. Связано это с тем, что бизнес расширяется и СЭД необходимо расти вместе с ним.

 

Syntellect:
СЭД TESSA – платформа для крупных внедрений

Syntellect предлагает один продукт и основной инструмент автоматизации – платформу управления документами и процессами TESSA, которая проектировалась и разрабатывалась именно под высоконагруженные решения.

На данный момент у Syntellect есть более десятка крупных внедрений, в которых заказчики уже успели поработать с несколькими различными СЭД и, в итоге, остановились на TESSA и развивают свои решения по документообороту на ней, как на платформе максимально удовлетворяющей по всем функциональным требованиям с наилучшими показателями производительности и надежности. Обратных случаев, когда клиент заменял TESSA другую платформу СЭД, в практике Syntellect не было.

Из особенностей проектов, помимо высоких показателей нагрузки, стоит отметить большой интерес к полнофункциональному web-клиенту TESSA: в некоторых крупных внедрениях он используется как основной или наравне с десктоп-клиентом.

В ряде крупных кейсов у Syntellect используется так называемая гибридная архитектура, когда решение имеет централизованную базу, но при этом в филиалах настроены локальные хранилища файлов, доступ к которым наиболее часто запрашивается сотрудниками этих филиалов, таким образом существенно снижается нагрузка на сеть и сокращается время доступа к большинству документов. Большой популярностью для внедрений в международных компаниях пользуется возможность самостоятельной настройки локализации системы без привлечения наших специалистов для доработки решения.

Во многих решениях, связанных с обработкой больших объемов бумажных документов, активно используются средства автоматической классификации и распознавания скан-образом документов. Для этих целей Syntellect, как правило, использует ПО компании ABBYY.

Интересной особенностью, которая присутствует практически в каждом крупном проекте, можно назвать «прозрачную» интеграцию TESSA с другими информационными системами компании – возможность в TESSA «на лету» собирать карточки, справочники, представления и даже документы из данных различных систем и работать с ними точно также, как со стандартными объектами TESSA. Наконец, очень большим плюсом для крупных компаний является универсальность платформы – с помощью одного инструмента можно решить очень широкий круг как стандартных задач по созданию электронных архивов и по управлению документами, так и автоматизировать комплекс профильных бизнес-процессов в сфере бизнеса компании (например, финансовой, страховой, производственной, сфере ритейла и так далее).

 

«1С-КПД»: СЭД «1С:Документооборот КОРП»
и модуль «1С-ЭДО для 1С:Документооборот»

Руководитель отдела продаж «1С-КПД» Надежда Меркурьева: «Нам везет с заказчиками и задачами. Помимо автоматизации классического документооборота и процессов, мы все чаще решаем прикладные важные задачи бизнеса, такие как автоматизация архивов, общих центров регистрации и обработки документов, внедрение юридически значимого документооборота, интеллектуального оптического распознавания документов.

Крупным компаниям выгоднее и удобнее сразу строить комплексную интегрированную систему, охватывающую все бизнес-процессы компании и имеющую возможность расширения в случае появления новых бизнес-процессов. Внедрение любой корпоративной информационной системы неизбежно влияет на процессы организации. Какую-то часть процессов необходимо будет автоматизировать в существующем виде, какую-то - оптимизировать. Принять такое решение должны все владельцы процессов совместно. Выявить всех владельцев процессов компании, организовать их взаимодействие, привлечь их к активному участию в проекте бывает достаточно сложно».

В последнее время холдинги, крупные компании с филиальной сетью, в состав которых входит несколько юридических лиц, ставят перед собой задачу организации единого центра регистрации всех первичных документов, в одной системе, с последующей интеграцией в учетные бухгалтерские системы. Таким образом, создается электронный архив финансовых документов. В проектах «1С-КПД» такая система - это «1С:Документооборот».

«1С-КПД» выпустила расширяющий и дополняющий возможности системы «1С:Документооборот КОРП» модуль «1С-ЭДО для 1С:Документооборот», который позволяет обмениваться документами по ЭДО с контрагентами.

Электронный документ от контрагентов, подписанный электронно-цифровой подписью, распаковывается, и в системе создается карточка документа с уже заполненными реквизитами. Поскольку любой финансовый документ требует утверждения и подписания, в системе стартует бизнес-процесс обработки этого документа. После утверждения в «1С:Документообороте» документ автоматически передается в любую учетную систему «1С:Предприятия»: это могут быть как современные системы, включающие в себя механизмы «1С-ЭДО», например, 1C:ERP, так и более старые системы, как, например, «1С:Управление производственным предприятием 8» редакции 1.2.

Таким образом, СЭД выполняет функцию единой точки получения и отправки всех документов контрагентам от всех организаций компании.

 

Ключевые слова: Cognitive Technologies, СЭД, ИнтерТраст, ЭОС, Softline, КРОК, 1С:КПД, Haulmont, WSS-Consulting, ДоксВижн, FTS, Syntellect

Дайджест


Другие новости



Интервью


АИС МФЦ ДЕЛО готова к поддержке любых государственных инициатив в части предоставления электронных госуслуг населению
Решение для автоматизации предоставления электронных госуслуг через МФЦ - АИС МФЦ ДЕЛО компании ЭОС – одно из наиболее молодых в своем классе...

Внедрения

СЭД «ДЕЛО» в органах власти Тульской области: 9 лет работы, 3000 пользователей, курс на безбумажный документооборот
В Тульской области с 2007 года ведется проект создания информационной системы на основе флагманской разработки компании ЭОС – СЭД «ДЕЛО». Уже ...

Фигура речи


Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов о трендах развития CompanyMedia:
...