Портальная СЭД или интеграция портала с внешней СЭД?

Идеальной средой для доступа максимального числа сотрудников к различного рода корпоративным информационным системам являются портальные технологии, самой популярной из которых как набору функционала и гибкости является Microsoft SharePoint. Однако, его интеграция с системами электронного документооборота, придает компании совершенно новые коммуникативные возможности. Для их исследования можно взять одну из популярных на российском рынке СЭД Directum с модулем портальных интеграционных компонентов и EOS for SharePoint – реализованную на портале СЭД компании ЭОС.

Интеграция СЭД DIRECTUM с корпоративным порталом на платформе Microsoft SharePoint обеспечивается за счет 20 различных портальных компонентов для работы с объектами СЭД (папками, справочниками, документами, задачами) через его веб-интерфейс. Как заявляет разработчик, эффект от интеграции портала с системой электронного документооборота, заключается в исключении повторного ввод данных, облегчении работы конечного пользователя и их взаимодействия. Однако, отсутствие полноценной СЭД в среде Microsoft SharePoint вызывает необходимость обеспечения постоянного обмена информацией между системами. К примеру, для того, чтобы при работе на корпоративном портале просмотреть папку «Входящие» пользователя в системе DIRECTUM, ему необходимо воспользоваться специальной веб-частью «DIRECTUM-Входящие». А работу с модулем «Управление взаимодействием с клиентами» поддерживают уже несколько веб-частей («Контакты с клиентами» (позволяет по разным критериям найти описание контакта с клиентом), «Организации» (поиск организаций), «Списки организаций», «Маркетинговые мероприятия» и т.д.).

Тем не менее, существует возможность обмена документами (согласованные приказы, распоряжения, инструкции), между авторизованными пользователями системы DIRECTUM и пользователями корпоративного портала на базе Microsoft SharePoint, не имеющими доступа к СЭД. Необходимый документ с портала может быть размещен в DIRECTUM как вручную, так и автоматически с помощью политик перемещения  с сохранением связей между ним. Однако, для постоянного мониторинга появления таких «внесистемных» документов необходим еще один блок - мониторинга библиотеки документов, который периодически опрашивает портал, а обнаружив нужный документ передает его другому блоку (получение информации о документе), который получает тело документа и поля его карточки. Организовать совместную работу пользователя DIRECTUM и самого портала SharePoint можно только таким образом через систему различных веб-частей.

Для доступа к СЭД Directum при использовании портала Microsoft SharePoint необходимо
использовать целый ряд узкофункциональных шлюзов, что только усложняет систему

Основной минус первого подхода (внешняя СЭД Directum с интеграционными шлюзами для SherePoint) заключается в сложности внедрения таких систем, что самым прямым образом сказывает на его сроках (в зависимости от конфигурации решения, количества пользователей, сложности настройки бизнес-процессов от 3до 10 месяцев. Кроме того, здесь возникают трудности в поддержке и последующей доработке такого решения. Ведь помимо самого портала SharePoint придётся внедрять ещё и внешнюю СЭД, дописывая функционал на ее внутреннем языке, а это повлечет за собой задействование не только программистов по SharePoint, но и специалистов Directum (внутренний язык программирования IS-Builder). Кроме того, представляется очевидным, что чем больше систем и шлюзов между ними задействовано, тем больше вероятность сбоя. При этом, у Directum пока нет решения для новой платформы SharePoint 2010, только на базе устаревшей платформы MS SharePoint 2007.

EOS for SharePoint представляет пример другой стратегии – реализации коробочной и полнофункциональной ЕСМ-система на платформе Microsoft SharePoint Server. Это стандартная СЭД, сделанная стандартными средствами SharePoint, без использования внешних СЭД и шлюзов. Такой подход, безусловно, более сложен в реализации, но позволяет создать полноценную Канцелярию за счет использования платформы SharePoint 2010 – самой мощной и функциональной на рынке. При этом, используются всего лишь два внешних модуля, которые дополняют стандартную функциональность (ЭЦП и Поточное сканирование). Интерфейс EOS for SharePoint наследует дизайн портала SharePoint, что добавляет системе гибкости, интерфейс решения будет выглядеть как его уже используемый внутри организации портал на базе SharePoint, даже если шаблон внешнего вида портала был изменен. Встроенная СЭД предоставляет возможности переходить на новые версии продуктов Microsoft, а также самостоятельно развивать систему средствами любых ASP.net разработчиков, интегрировать систему документооборота с огромным количеством сторонних продуктов (таких как OCR и CRM системы).

EOS for SharePoint является полноценной СЭД в среде Microsoft SharePoint
без использования каких-либо внешних шлюзов

За счет минимального числа компонентов, сроки внедрения EOS for SharePoint могут составлять от 3 рабочих дней, причем ее можно развивать поэтапно от простого к сложному, что повышает эффективность внедрения. Интерфейс SharePoint можно настроить конкретно под каждого сотрудника или категорию сотрудников, учитывая их индивидуальные особенности. Сотрудники просто не будут видеть лишние кнопки, которые им не нужны. В противоположность излишнему функционалу DIRECTUM и сложному интерфейсу (к примеру, регистрация входящей и исходящей корреспонденции происходит в разных модулях), которые усложняют систему и повышают минимально необходимую квалификацию ее пользователей. К тому же, создатели СЭД DIRECTUM уделили много времени реализации различных стандартов по управлению бизнес-процессами, поддержке регламентов и инструкций, что порой не только не упрощает, но и усложняет работу, отвлекая сотрудников от главных целей. Кроме того бизнес-процессами невозможно описать все ситуации, - часто возникают ситуации, когда необходимо быстро принимать решение и здесь важна гибкость и мобильность решения. EOS for SharePoint же обладает гибкими возможностями по настройке рабочих процессов за счет измененного стандартного маршрутизатора SharePoint (при необходимости можно проектировать процессы в SharePoint Designer).

Отдельный вопрос – это система лицензирования предложений двух вендоров. Так как решение Directum для SharePoint не является полноценной СЭД в портальной среде, а использует интеграционные «шлюзы», необходимо приобретение не только лицензий Microsoft (SQL Server и SharePoint Server), но и самой СЭД DIRECTUM (базовый модуль, модуль Канцелярия, прочие необходимые модули), серверную лицензию «Портальные компоненты для SharePoint», а также серверные лицензии Веб-доступ DIRECTUM. Такая связка лицензий не только удорожает внедрение системы в целом, но и создает дополнительную головную боль для администраторов при управлении лицензиями и конфигурациями. EOS for SharePoint, в свою очередь, это готовое коробочное решение, где вся функциональность доступна уже в «коробке». Для ее внедрения необходимы лицензии Microsoft (SharePoint Server 2007 или 2010, SQL Server), а также серверные и клиентские лицензии EOS for SharePoint. Стоит также отметить, что EOS for SharePoint, в отличие от СЭД DIRECTUM с портальными шлюзами, внедряется не только в коммерческом секторе, но и в крупнейших госстурктурах (Правительство Московской области. Портал межведомственного электронного документооборота), ОИВ российских регионов и ВУЗах.

Опубликовал: Сергей Мальцев (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, Маркетинг, ПО

Ключевые слова: ECM, Directum, ЭОС, EOS for SharePoint