Управление процессами промышленного предприятия с использованием информационных систем класса Workflow

Для современного промышленного предприятия, имеющего еще “советские” корни либо сформированного уже после экономических потрясений конца XX века, одним из условий его успешной деятельности являются системы менеджмента качества, в обязательном порядке внедряемые в таких организациях. В этих системах управления используется процессный подход, что является обязательным условием для сертификации такой системы и в дальнейшем обеспечивает предприятию заметные конкурентные преимущества на рынке.

Алексей Назаренко
директор по качеству,
компания “ИнтерТраст”

Сегодня практически на каждом более-менее крупном промышленном предприятии используется такая концепция управления, которая позволяет представить себе всю процедуру создания предприятием ценности (товаров и услуг) в виде совокупности взаимосвязанных, периодически повторяющихся процессов, которыми и может быть описана деятельность предприятия. Концепция процессного подхода к управлению появилась впервые в стандартах СМК ISO 9000:2000, с того момента обрела большую популярность и даже была закреплена в национальных и отраслевых системах стандартизации.

Практически во всех случаях внедрение процессного подхода обеспечивало повышение эффективности бизнес-процессов организации. Но процессная деятельность не находила надлежащего отражения в системах управления корпоративным контентом (ECM). До того момента, пока информационные системы не обеспечили поддержку управления потоками работ (workflow).

Рассмотрим взаимосвязь процессного управления с потоком работ (workflow). Потоком работ называют выполнение действий в соответствии с задокументированным порядком (процессом), приводящим к созданию товара/оказанию услуги. Процессное управление подразумевает описание и реализацию комплекса работ по созданию товара/оказанию услуги, тогда как поток работ - это непосредственные действия, приводящие к конкретному, единичному результату. К примеру, для того, чтобы обеспечить отгрузку со склада готовой продукции металлургического предприятия вагона нефтяных труб, необходимо обеспечить последовательное заполнение комплекса документов: от сертификата качества на продукцию до копийной железнодорожной накладной. Если же мы говорим о потоке работ, то речь идет о вполне определенной продукции, вагоне и документах, таким образом, поток работ характеризует последовательность действий при создании единичной ценности.

Цели Workflow-системы на предприятии

Исторически сложилось, что автоматизация потоков работ была начата с документоориентированных процессов, что и определило разработчиков таких систем — ими стали создатели систем электронного документооборота (СЭД), относимых к ECM-системам. В результате первыми на промышленных предприятиях познакомились с автоматизацией потоков работ работники подразделений, ориентированных на документационное обеспечение управления (ДОУ). Однако эти системы достаточно быстро вошли в жизнь специалистов, связанных с техническим и технологическим документооборотом. Внедрение систем такого класса делает необходимым полную перестройку (реинжиниринг) автоматизируемых процессов с целью их оптимизации и обеспечения максимально эффективной дальнейшей деятельности организации.

Цели автоматизации потоков работ:
●    организация управления выполнением процессов. Внедрение workflow-технологий обеспечивает создание конвейера обработки информационных, финансовых и материальных потоков на основе согласованного выполнения операций, работ и заданий, не ограничивая при этом творческую и деловую активность исполнителей, ответственных за конкретный участок работ;
●    сбор, организация хранения и обеспечение доступа к документам и данным, используемым при выполнении автоматизируемых системой процессов. При этом, если системы электронного документооборота (СЭД) делают упор на регистрации, учете, индексации, хранении и поиске документов, то системы класса workflow устанавливают связь между документами и операциями процесса, управляют правилами прохождения документов, доставкой «тому, кому нужно и тогда, когда нужно»;
●    обеспечение возможности получения актуальной, своевременной и достоверной информации о деятельности предприятия, анализ которой служит основанием для принятия управленческих решений и своевременной корректировки стратегии развития;
●    интеграция отдельных информационных систем, входящих в корпоративное информационное пространство предприятия и существующих в различных подразделениях, в единую информационную систему поддержки выполнения процессов. Такая интеграция позволяет избежать дублирования и несогласованности данных, используемых в различных оргструктурах, а также уменьшить копийность документов, используемых для этого;
●    выделение и документирование процессов предприятия, подлежащих автоматизации. Необходимо отметить, что проект анализа деятельности и реорганизации бизнес-процессов предприятия и проект внедрения системы класса workflow представляют собой далеко не одно и то же. Это последовательные шаги, необходимые для внедрения комплексной системы управления. Внедрение workflow без предварительного описания и оптимизации процессов предприятия может привести к автоматизации непонятно по каким принципам созданной системы, т.е. неоптимального состояния, что может нарушить процесс и сделает невозможным создание результирующей ценности;
(при выполнении всех предварительных условий внедрения и всех работ по нему: соответствующие работы выполнены, система инсталлирована, процессы процессы оптимизированы и документированы, организационные вопросы решены, проведено тестирование и осуществлен переход к промышленной эксплуатации системы. Технология выполнения соответствующих работ выполнена весьма подробно, ее квинтэссенцией является цикл управления эксплуатацией и развитием системы класса workflow) поддержание системы в актуальном состоянии, отражающем особенности текущего состояния рынка, стратегию и тактику деятельности предприятия.

Выполнение множества workflow-потоков сопровождается сбором статистических данных о характеристиках выполненных потоков, представленных в отчетах различных типов. Эти отчеты служат основой для выявления типовых маршрутов выполнения процессов, распределения затрат, причин нарушения сроков выполнения отдельных операций. Полученные сведения являются основными данными для анализа управленческой и производсводственной деятельности предприятия, в том числе для выделения и вычисления показателей эффективности и результативности отдельных исполнителей, подразделений и целых направлений. Собранные данные агрегируются и предоставляются руководству предприятия для принятия решений об “узких местах” процессов, что создает основу для дальнейшего совершенствования системы управления предприятием, что обеспечивает надлежащий вектор развития предприятия в целом.

Внедрение Workflow: немного экономики

Внедрение любой автоматизированной информационной системы на предприятии — задача достаточно затратная: с одной стороны, требуются немалые вложения в проект, причем не только не этапе внедрения системы, но и промышленной эксплуатации. С другой, - в процессе внедрения workflow-системы производится документирование и реинжиниринг документно-ориентированных процессов: процедуры обработки документации значительно меняются, и бывает, что персонал не готов сразу принять новую методологию работы и перейти к эксплуатации с информационной системы, отказавшись от работы по-старинке. Это может привести к временному снижению эффективности автоматизируемых процедур, однако затем ситуация достаточно быстро выправляется. Третьим (обычно самым серьезным) экономическим фактором является тот факт, что экономический эффект от внедрения информационной системы заметен далеко не сразу.
Тем не менее, внедрение СЭД экономически связано со значительным сокращением затрат.

Снижаются следующие виды расходов компании:
1)    расходы на физическое хранение оригиналов и копий документов: после ввода образа документа в СЭД/Workflow любой уполномоченный работник имеет возможность ознакомиться с документом на экране монитора. Таким образом, появляется возможность хранить не только копии, но и оригиналы документов: не являющуюся важной документацию можно просто переводить в цифровой вид;
2)    значительно снижаются затраты на копирование. Копирование документов для внутреннего использования может быть полностью исключено: для внутренних нужд испольнители-пользователи имеют возможность пользоваться функционалом workflow-системы, тогда как для внешних потребностей копирование осуществляется путем вывода хранимого в информационной системе образа на печать. Очевидно, что потребность в копировальных аппаратах, их обслуживании и расходных ресурсах сможет быть не только заметно снижена, но и исключена вовсе;
3)    снижение затрат на бумагу и расходные материалы для принтеров и копировальной техники. Очевидно, что смещение акцента на безбумажную работу с документами значительно уменьшает потребность в из распечатке. К примеру, при процедуре веерного (параллельного) согласования документа, проводимой в бумажном виде, сам документ и сопроводительную записку к нему необходимо размножить в стольких экземплярах, сколько согласующих должностных лиц участвуют в процедуре. Чем больше структурных подразделений в компании, через которые пролегают документопотоки процедуры согласования, тем значительнее будет снижение затрат на бумагу и расходные материалы;
4)    снижение затрат на доставку документации внутри предприятия. Многие процедуры документооборота требуют перемещения документов из одного подразделения в другое. Внедряемая workflow-система не только снижает время, затрачиваемое на такую доставку, но и высвобождает человеческие ресурсы, занятые перемещением документации. В некоторых случаях затраты на перемещение документации могут составлять 12-15% рабочего времени персонала. И это время тратится на непрофильный производственный процесс. Простейшим решением в такой ситуации является создание собственной курьерско-почтовой службы внутри организации с передачей ей всего комплекса задач доставки документации - кольцевой и курьерской почты. Однако такой подход заметно замедляет доставку документации, так как производится вне зависимости от фактических потребностей структурных подразделений, а в соотвествии с утверждаемым графиком работы службы. Система электронного документооборота, примененная для решения комплекса задач доставки документации, способна и сократить время доставки, и высвободить человеческий ресурс, занятый в ней, освобождая время для более эффективного рабочего процесса. Кроме того, сокращение времени доставки приводит к общему сокращению сроков прохождения документов, что однозначно является признаком совершенствования системы управления в целом;
5)    снижение затрат на поиск документов, а также исключение потерь документации. Поиск документов является одной из самых ресурсоемких задач современной канцелярии, отбирая до четверти рабочего времени сотрудников. В этой ситуации перевод документов в электронный вид дает возможность исключить утрату документации вообще: электронный образ документа возможно копировать в необходимом количестве для внешнего использования (для внутреннего использования, как было рассмотрено ранее, копирование документации можно исключить вовсе). Поиск документов в современной workflow-системе, индексирующей саму текстовую составляющую документации, также не составляет труда, более того, современный системы позволяют производит поиск по значительно большему количеству параметров, включая полнотекстовый поиск. Такой подход значительно снижает затраты на поиск любой документации в случае, если она уже введена в информационную систему.
В качестве фактических данных, иллюстрирующих описанное снижение затрат, можно привести исследование, проведенное службой SBS в 2000 году.

Исследование показало, что:
●    до трети времени рабочих групп тратится на поиск и согласование документов (в этот процесс входит не только поиск, но также время, затрачиваемое на перемещение документации, и достаочно сложную процедуру внесения в нее доработок;
●    примерно 6% документов безвозвратно утрачиваются в процессе перемещений и прочих процедур обработки (регистрации, рассмотрений, исполнений и т.д.);
●    каждый внутренний документ копируется не менее 3-х раз, а в отдельных случаях и до 20 раз;
●    автоматизация документоориентированных процессов на 20-25% увеличивает производительность труда персонала, занятого в документопотоках. И эта четверть рабочего времени, высвобождаемая системой, ранее тратилась не косвенные нужды, не связанные с основной деятельностью работника.
●    стоимость хранения документации в электронных хранилищах в среднем на 80% ниже по сравнению с хранением документов бумажных.

Совокупность экономических параметров внедрения workflow-системы позволяет добиваться синергетического повышения эффективности труда, которая тем выше, чем больше документоориентированных процедур включает основная деятельность организации. Максимальный экономический эффект от внедрения системы поддержки потоков работ получают холдинговые управляющие компании, включая входящие в структуру холдинга промышленные предприятия. Также такой подход позволяет автоматизировать сквозные потоки работ внутри холдинга в целом.

Заключение

Процессный подход к управлению, как и системы управления потоками работ (workflow) - не универсальны. В частности, они не всегда эффективны при управлении проектами, ситуационном менеджменте. Тем не менее, workflow-технологии играют ведущую роль в оптимизации документоориентированной деятельности, когда предприятие характеризуется большими объемами создаваемой документации. Потребность в повышении эффективности работы и снижения затрат (временных и финансовых) на работу с документацией заставляет руководство промышленных предприятий искать решение именно во внедрении систем электронного документооборота, что позволяет решить текущие задачи и сделать значительный задел на будущее.

Алексей Назаренко
директор по качеству,
компания “ИнтерТраст”

Ключевые слова: автоматизация, автоматизация предприятий, СЭД, ECM, ИнтерТраст