Конференция «Рынок СЭД-2013»: практический опыт и реальные проекты28.02.2013
На конференции «Рынок СЭД-2013: новые требования», организованной информационным агентством Cnews, о которой мы уже рассказывали ранее, выступали не только представители вендоров, говорившие о тенденциях рынка и представлявшие свои разработки, но и практики – ИТ-специалисты из коммерческих и государственных структур, которые уже прошли по непростому пути внедрения электронного документооборота и поэтому могли поделиться с коллегами самым важным – практическим опытом. Первый материал о конференции «Рынок СЭД-2013: новые требования» читайте в разделе «СЭД 2013» от 26 февраля 2013 г. Возвращаясь к проектам, главный специалист отдела сопровождения инфраструктуры департамента информационных технологий «МСП Банка» Надежда Скворцова рассказала об опыте данного банка по внедрению полнофункциональной СЭД CompanyMedia, продукта компании «ИнтерТраст». Проект начался в 2011 году. В качестве целей были поставлены ускорение обработки документов и принятия управленческих решений. Банковская специфика такова, что регулятор отрасли Центробанк РФ требует документировать в том числе и те процессы, которые в других отраслях вполне могут найти отражение лишь в электронных письмах. В процессе внедрения «МСП Банку» пришлось в обязательном порядке автоматизировать все документоориентированные бизнес-процессы. В связи с этим потребовалось включить в процесс электронного документооборота не только делопроизводителей, но и бизнес-специалистов, а также топ-менеджмент банка. На начальном этапе проекта в каждом подразделении было выделено по одному делопроизводителю, которые постепенно насыщали систему документами. Главный специалист отдела сопровождения инфраструктуры департамента Следующим этапом стало вовлечение топ-менеджеров. «Почему не менеджеров, а сразу топ-менеджеров? Потому что требовался переход на электронную систему принятия решений и на электронную систему поручений, а также электронное согласование документов», – отметила Надежда Скворцова. Этап электронного согласования, по ее словам, был одним из самых непростых. Сегодня в «МСП Банке» документ согласовывается всеми заинтересованными сотрудниками в электронном виде, а распечатывается лишь на последнем этапе, для визирования и проверки резолюций председателем правления. На третьем этапе, который пришелся уже на 2012 год, была автоматизирована договорная деятельность банка, а на последнем в электронный документооборот были вовлечены уже все остальные сотрудники «МСП Банка». По словам Надежды Скворцовой, СЭД в банке – это не хранилище документов, а эффективный инструмент быстрого принятия решений. «На принятие решений в банке часто отводится всего час, и если бы сотрудники бегали по офису с бумагами, этот норматив было бы невозможно соблюсти», – подчеркнула она. Директор по информационным технологиям и системам Vesta-Trading Константин Мосягин При выборе решения во главу угла был поставлен удобный и эргономичный интерфейс, быстродействие, возможность последующей доработки под бизнес-процессы заказчика, а также поддержку мобильных пользователей. В результате выбор пал на систему WSS Docs от компании WSS Consulting, в основу также лег Microsoft SharePoint. Она была внедрена всего за три месяца. Секретом успеха, по мнению Константина Мосягина, стало наличие в компании Vesta-Trading единого ответственного лица за весь проект. Больше всего сложностей возникло в области унификации бизнес-процессов в различных региональных филиалах компании. Принудительного перевода всех сотрудников на СЭД не было, система должна была «завоевать своего пользователя». Но в результате, как рассказал Константин Мосягин, по окончании внедрения были заявки на автоматизацию более десяти административных процессов, которые изначально не были запланированы для перевода в СЭД. Инициаторами проекта были топ-менеджеры, однако сегодня в электронный документооборот вовлечены все сотрудники Vesta-Trading. Начальник управления информатизации Пензенской области Александр Антонов По пути отказа органов власти от бумажного документооборота пошла и Тюменская область, о чем рассказал ее директор регионального департамента информатизации Александр Албычев. В прошлом году в области были приняты все необходимые нормативно-правовые решения, и с 1 июня 2012 года область практически полностью (за исключением секретных документов) перешла на СЭД Directum. Портал областных органов власти, через который поступают обращения граждан, также интегрирован с СЭД. Реализован мобильный офис руководителя, позволяющий рассматривать входящую корреспонденцию, давать поручения, а также согласовывать документы с использованием ЭЦП. На текущий момент в нем обработано около двух тысяч заданий. Все поселения, подключенные к СЭД, работают по VPN-каналам, число которых составляет 188. Сегодня к областной СЭД подключено 135 организаций (органов власти и госучреждений), в ней зарегистрировано около 2800 пользователей, которые ежедневно создают 5000 и меняют 5500 документов, выполняют и контролируют 11500 заданий. Обучение новых пользователей осуществляется в онлайновом режиме, через специальный портал. В целом внедрение СЭД, по словам Александра Албычева, позволяет региону экономить в год более 5 миллионов рублей бюджетных средств только за счет отказа от покупки бумаги. Директор регионального департамента информатизации Тюменской области Александр Албычев Такой важной проблеме, как безопасность электронного документооборота, посвятил свое выступление генеральный директор компании «1С-Эффективность», работающей в том числе и с известной СЭД «1С:Документооборот», Евгений Питолин. Он напомнил, что сама идея документооборота отнюдь не нова. Еще в позапрошлом веке использовались всевозможные средства и механизмы регистрации – гроссбухи, амбарные книги и т. д., которые и сейчас еще можно увидеть у охранников во многих офисах. Сегодня, несмотря на то, что документооборот стал электронным, многие канцелярские «болезни» и проблемы просто перекочевали из прошлого. И самой серьезной среди них остается проблема безопасности информации. Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru) Тематики: Интеграция, Маркетинг, ПО Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, ECM
|