США: Опубликованы итоги проведенной Национальными Архивами оценки положения дел в управлении документами29.01.2016
Данная заметка Эндрю Боргшульте (Andrew Borgschulte – на фото) была опубликована 8 января 2016 года на блоге компании RecordLion. Директор по управлению документами федерального правительства США (являющийся сотрудников Национальных Архивов США), недавно опубликовал отчет об итогах проведенной в 2014 году самооценки федеральными органами исполнительной власти положения дел в управлении документами (Records Management Self-Assessment, RMSA). Национальные Архивы (NARA) используют эту ежегодно проводимую самооценку для того, чтобы определить, в какой мере государственные органы исполняют законодательно-нормативные требования, а также выявить тенденции и направления, требующие дополнительного внимания. Ниже приведен ряд ключевых итоговых результатов из данного отчета: •Большинство федеральных органов исполнительной власти планируют внедрить метод Capstone для управления своей электронной почтой; •У государственных органов имеются политики и процедуры для управления электронной почтой, однако не налажен как следует контроль над их соблюдением; •Персоналу служб управления документами требуется дополнительное повышение квалификации по вопросам оценки положения дел в управлении электронными документами; •Не налажен согласованный учет вопросов управления документами в рамках перехода государственных органов на работу в условиях облачной среды; •Большинство ведомств сообщили о наличии у них методов выявления новых видов документов, которым ещё не установлены сроки хранения; •Половина всех руководителей служб управления документами федеральных органов исполнительной власти сообщила о том, что обязанности по управлению документами являются лишь частью их должностных обязанностей, и они посвящают им лишь часть своего рабочего времени. •Обеспечьте соблюдение правил и политик управления документами в масштабе всей организации; •Обеспечьте, чтобы ведомство выделяло ресурсы, необходимые для решения задач, поставленных в «Директиве по управлению государственными документами» (Managing Government Records Directive M-12-18, https://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf , о ней см. также http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.). Обеспечьте, чтобы руководитель службы управления документами ведомства (Agency Records Officer) и соответствующий персонал располагали поддержкой, необходимой для выполнения ими своих обязанностей. •Приветствуется сотрудничество государственных органов с Национальными Архивами и другими федеральными контролирующими органами для достижения целей, поставленной Директивой М-12-18; •Государственные органы, планирующие внедрить подход Capstone для управления электронной почтой, должна взаимодействовать с Национальными Архивами, чтобы обеспечить успешность этого внедрения; •Государственным органам следует поддерживать повышение квалификации соответствующими персоналом по вопросам практики и процедур управления электронными документами; •Государственные органы должны разрабатывать и внедрять на практике требования к управлению документами для всех документов, управление которыми осуществляется в облачных средах; •Государственные органы должны разработать методы, обеспечивающие исполнение их политик и процедур управления электронной почтой. В целом приведенные в отчете результаты, судя по всему, отражают тенденцию движения в правильном направлении. Хотя эти результаты касаются исключительно федеральных органов исполнительной власти, они, по-видимому, достаточно хорошо отражают также и положение дел в частном секторе. В этой связи предложенные рекомендации должны представлять интерес для большого числа организаций. В рекомендациях затронут ряд тех же самых вопросов, которые регулярно поднимает наша компания RecordLion, в включая повышенное внимание управлению электронной почтой и документами в облачной среде. Поскольку облачные решения продолжает интегрироваться практически во все бизнес-процессы, крайне важно, чтобы у организаций имелась стратегия управления документами, отражающая эту тенденцию. Эндрю Боргшульте (Andrew Borgschulte) Источник: блог компании RecordLion
Тематики: Ключевые слова: электронный документооборот
|