Делопроизводство и электронный документооборот в органах власти13.09.2013
Вадим Малых Итак, почему делопроизводство и документооборот? Разве это не одно и тоже? Непременным участником любого проекта внедрения СЭД становится служба делопроизводства, как бы она не называлась на местах, и это большая проблема. Основная её цель — сохранить делопроизводство в том виде, в котором оно просуществовало уже десятки, если не сотни лет. Это и понятно, делопроизводство это смысл существования данных служб, их хлеб и масло. Суть проблемы проглядывается уже в самом термине. «Делопроизводство» - что это? Производство дел? Изготовление папок с документами, которые потом пылятся на полках в архиве? Этот ли процесс мы собираемся автоматизировать? По сути своей документооборот всегда был и остаётся средством передачи информации. В процессе жизнедеятельности любой организации, в том числе и органа власти, необходимы каналы обмена информацией, как внутри организации, так и с внешним миром. Кроме возможности отправить и получить информацию, необходимо сохранять историю её движения (документирование деятельности). Как это делать в условиях, когда весь документооборот ведется на бумаге, а компьютеры нельзя использовать даже для учета бумажных документов (их попросту ещё не придумали)? Все что можно сделать — регистрировать факт отправки и получения документа. Отсюда есть пошли регистрационные номера. Теперь посмотрим, что в этом плане может дать СЭД . Если это действительно СЭД, а не система учета бумажных документов, она носит процессный характер. То есть уже по определению информация о происходящих процессах там гораздо более полная, чем можно получить из регистрационных номеров и дат документов. Регистрируется любое движение документа внутри системы, включая возвраты, перенаправления, отчеты об исполнении и возвраты на доработку с соответствующими комментариями, и так далее. Настолько детализированная история прохождения процесса была просто немыслима без современных информационных систем. В связи с этим возникает резонный вопрос. Если мы имеем возможность сохранять подробную информацию о движении документов, для чего нужны «костыли» в виде регистрационных номеров и дат? Понятно, что как-то идентифицировать документ в системе необходимо. При поступлении, ему присваивается некий идентификатор, что можно считать входящим номером документа. При работе же нескольких органов власти в одной общей СЭД (что достаточно типично для органов власти субъектов и органов местного самоуправления), повторная регистрация того же документа в каждом ведомстве является чистой воды атавизмом, который нужен потому и только потому, что «все так привыкли». Далее собственно о делопроизводстве, как процедуре производства дел. Как эффективно организовать хранение информации, имеющейся только в виде бумажных документов, чтобы не хранить тонны лишней бумаги, ведь она реально занимает очень много места и требует особого ухода? Выход простой — необходимо рассортировать документы по срокам хранения. Малоинтересные выбрасывать, оставляя только то, что действительно необходимо хранить. Вот и приходим к номенклатуре дел. Как эффективно внедрять электронный документооборот на местах? Необходима мощная информационная поддержка, вроде той, которая проводится вокруг тематики электронных услуг. Все слышали и знают (или думают что знают), что такое электронные услуги, что их необходимо внедрять. Вопросов практически не возникает - «надо так надо». С электронным же документооборотом ситуация полностью противоположная. «Бумага — это навсегда», «вы никогда не переведете все в электронный вид», «бумажный документ надежнее электронного», «бумажную подпись труднее подделать, чем электронную», «прокуратура и суд никогда не будут рассматривать электронные документы», «что вы спорите, вы с прокуратурой имели дело когда-нибудь?», «делопроизводство в теперешнем виде — это незыблемо, внедряйте что хотите а на святое не замахивайтесь». Пока в головах сидят такие убеждения, что-то сдвинуть с места достаточно сложно. Причем сидят они в головах тех людей, которые эти процессы и должны двигать, а именно «главных делопроизводителей» в своих ведомствах. Необходима информация из авторитетных источников, на которые можно ссылаться. Пора сказать во всеуслышание, что делопроизводство, как мы его знали, умерло. Сегодня все по другому. Те, кто тянет нас в прошлый век должны уходить. Или меняться, если ещё могут. Тематики: Ключевые слова: электронный документооборот
|