“Что делать?” - размышления о переходе к электронному документообороту в органах власти.01.10.2013
Вадим Малых Что же делать, чтобы наконец начать реально переходить на электронный документооборот в органах власти и органах местного самоуправления? Кто здесь должен предпринять решительные шаги — наука, государство, бизнес? И что именно им необходимо сделать? Почему, учитывая сколько уже сделано, никакого реального движения нет? Являясь практиком, занимающимся внедрением и развитием СЭД в гос. органах, часто задаю себе эти вопросы. И это не праздное времяпровождение или желание порассуждать о высоких материях. Каждый день вижу сколько усилий (в том числе и моих собственных) уходит «в песок». Есть желание, технические средства, понимание. Чего же не хватает? Для начала хочется понять, как появилось классическое бумажное делопроизводство? Кто его придумал? Учёные-академики? Эксперты-чиновники? Или все сегодняшние правила делопроизводства появились постепенно, сами-собой, эволюционным путём? Я склоняюсь к последней версии. Все теории документоведения были построены позже поверх уже имеющейся структуры, которая развивалась постепенно, на основе опыта и прецедентов. Каким образом осуществить переход на совершенно иную технологию работы? Следует ли продолжать идти по эволюционному пути? Строить электронный документооборот по имеющимся правилам традиционного делопроизводства. Сегодня мы именно этим и пытаемся заниматься. При этом, возможная эффективность от применения СЭД практически сводится на нет. Больше половины всех сложностей (по моим лично-субъективным ощущениям процентов 70-80) связаны с необходимостью соблюдения тех или иных делопроизводственных ритуалов, а также параллельным запуском бумаги, даже когда документ получен в электронном виде. Примеры можно приводить сколько угодно, кое что уже писал здесь и здесь. И всё-таки, если не так, то кто и что должен делать? Нужна ли какая-то академическая наука — электронное документоведение? Думаю нет. Необходимо экспертное сообщество, возможно вроде того, что создано недавно при минкомсвязи. В него должны входить специалисты — информационщики, специализирующиеся на разработке и сопровождении ECM систем, специалисты по вопросам безопасности, электронной подписи, веб-сервисам и другим транспортам и протоколам передачи данных, юристы, возможно некоторые, прогрессивно настроенные документоведы и архивисты. Обязательно необходимо участие практиков — людей, участвовавших в крупных проектах внедрения СЭД. Этой группе необходимо разработать правила ведения электронного документооборота, возможно и взяв за основу бумажное делопроизводство, но исключив из него всё лишнее, заменив всё что необходимо электронными аналогами (не имею в виду глупости вроде «электронных дел»), и проведя оптимизацию всех процедур, учитывая возможности СЭД и ЕСМ систем и все требования законодательства, безопасности и так далее. На основе разработанных правил, выпустить типовые регламенты и инструкции по организации электронного документооборота и разослать их во все органы власти и местного самоуправления, взамен непонятных методических рекомендаций о «делах, которые можно или нельзя создавать в электронном виде». Сюда же необходимо включить вопросы межведомственного взаимодействия в рамках гос. услуг (запросы-ответы СМЭВ). Я знаю, что многие сегодня пытаются проводить это в рамках стандартного делопроизводства, регистрируя пришедшие запросы и направляемые ответы в СЭД наряду с другими входящими/исходящими документами, видимо опасаясь определённых проблем с законом, учитывая отсутствие какого-либо нормативного сопровождения такого обмена. Эти вещи для меня вообще находятся за рамками здравого смысла. Далее, при внедрении СЭД в органах власти, электронный документооборот должен организовываться на основе новых регламентов и инструкций. Бумажный документооборот (а он ещё какое-то время будет параллельно присутствовать) необходимо вести по старым регламентам и инструкциям, возможно даже в других информационных (учётных) системах. Ничего плохого в этом не вижу. Такой порядок позволит внедрять электронный документооборот изначально «правильно», а значить увидеть все его преимущества, которые сегодня сводятся на нет необходимостью соблюдения всех церемоний делопроизводства. Когда всем станет очевидно, что удобно, надёжно и так далее, а что нет, думаю, очень скоро классическое учётное делопроизводство, основанное на бумаге, отомрёт само собой. Это естественный закон - все неэффективные процессы постепенно заменяются более эффективными аналогами, сегодня никто не пользуется счётами и не считает на бумаге «в столбик». Беда в том, что электронный документооборот, организованный по законам бумажного, оказывается зачастую ещё менее эффективным, чем чисто бумажный. В этом сегодня наша главная проблема на мой взгляд. Тематики: Ключевые слова: электронный документооборот
|
