«Информативная СЭД без излишеств – это EOS for SharePoint». Экспертный взгляд на систему опытного технолога и пользователя

06.12.2016

Ольга Ковалева – делопроизводитель со стажем более 14 лет. Работала в компаниях разного профиля и масштаба: частной фирме-производителе лекарственных средств и медикаментов на Юге России, после переезда в столицу - в ОАО «Мосжилрегистрация», занимавшемся наполнением реестра собственников жилищной сферы города, в ГК «Ист Лайн», строительных компаниях, крупных банках. Вела документооборот в Domino Lotus Notes, Lotus Notes Company Media, «1С», SharePoint. Самой удобной СЭД Ольга Ковалева считает решение компании «Электронный Офисные Системы» EOS for SharePoint, с которым она хорошо знакома не только как делопроизводитель, но и как технолог.

- Ольга, поясните, пожалуйста, в чем достоинства EOS for SharePoint с вашей точки зрения – с позиции пользователя и технолога?

 - На мой взгляд, EOS for SharePoint прекрасно адаптирована под запросы российского рынка, здесь можно вести весь объем административного отечественного документооборота. Система настраивается, как конструктор, под задачи конкретной организации: можно реализовать собственный вид документов, сложно составленный маршрут согласования, есть возможность использования мобильной версии, что особенно удобно часто перемещающимся собственникам бизнеса. Кроме того, можно настроить защищенный документооборот, внутреннее и внешнее согласование. Есть уже готовые модули, например, по управлению совещаниями. Дополнительно разработчики могут дописывать систему под нужды конкретной организации.

Для пользователей важно, что интерфейс дружелюбный, не мелкий, как у некоторых «таксистов», всё прекрасно видно, комфортно работать! И что является, по моему мнению, решающим фактором – ценовая политика. Из симпатичных, эта СЭД - самая доступная!

- По вашей оценке, для каких компаний решение EOS for SharePoint можно смело рекомендовать?

 - Система настолько универсальна, что для организации документооборота она может подойти большому числу компаний, вне зависимости от форм собственности. Я бы сказала, это решение для всех организаций, которые стремятся вести функции учета и фиксации документов, неукоснительно следят за исполнением поручений и документов от вышестоящих органов, поставленных на контроль руководителями, а также за соблюдением договорных обязательств. Предположу, что коммерческим структурам EOS for SharePoint подошла бы просто идеально, хотя и банки забывать не стоит. Система прекрасно адаптируется под запросы организаций: группы документов, поля, маршруты согласования, шаблоны – все это настраивается под конкретного заказчика. Например, в одной коммерческой компании нам удалось автоматизировать, кроме основных, и частные бизнес-процессы по согласованию большой группы документов «Заявки». А также согласование на их основе некоторых видов приказов по основной деятельности компании.

EOS for SharePoint

 - Вы знакомы с особенностями внедрения, развития, поддержки этой системы – расскажите об этом, пожалуйста.

 - Особенности внедрения, наверное, зависят от специфики деятельности организации, от кадрового состава. Прекрасно, если технологом является специалист, знающий платформу и саму СЭД, все её возможности. В этом случае по составленному стороной заказчика техническому заданию производится развертывание системы, настраивание полей, шаблонов, маршрутов и т.д. Но, как показывают жизненные реалии – специалиста на стыке сразу функций – и администратора (айтишника, который знает, какие кнопки нажимать), и документоведа (который понимает, что компании нужно от системы) - найти очень непросто! Делопроизводителю и документоведу без технического образования не так легко разобраться с настройками системы, хотя она в принципе не сложная.

 - Поделитесь каким-нибудь случаем из практики!

 - Не так давно я была руководителем проекта внедрения EOS for SharePoint в небольшой дружной компании. Этот творческий период был весьма насыщенным, увлекательным и интересным! Вариант внедрения был выбран «силами заказчика». Предварительно была проделана большая подготовительная работа, проведен аудит состояния делопроизводства в компании (на тот момент отсутствовали даже регистрационные штампы!), были разработаны регламенты технологической обработки документов, поставлено делопроизводство, обучены сотрудники. Стали заполняться реестры внешнего и внутреннего движения документов, экспедиционной отправки и многое другое. Основная сложность внедрения как раз и заключалась в том, что с точки зрения делопроизводства у нас было понимание, какой массив документов мы будем обрабатывать, их состав, кто и как будет работать, у какого какие бизнес-роли в процессах, но именно развернуть систему на 85 % мне пришлось собственными руками, выполняя функции технолога.

Когда развёртывание системы, настраивание всех основных групп документов были закончены, маршруты согласования протестированы, и мы вплотную подошли к миграции - вдруг, уже при «ручном» переносе данных, оказалось, что мы всё-таки упустили важное. В компании четыре юридических лица, и если мы хотим, как это было в наших регламентах, регистрировать каждую группу документов отдельно, под своими индексами - необходимо исправить настройки. Пришлось срочно копировать и создавать новые группы. Справились за час, но уже после того, как обнаружили, а ведь работали пару месяцев до этого!

Компания-интегратор ООО «Юниксофт» провела обучение и на протяжении всего периода внедрения осуществляла полную поддержку. Я хотела бы поблагодарить лично начальника отдела внедрения Андрея Юферева за полные, развернутые, исчерпывающие, терпеливые консультации, за помощь и внимание. Ведь стоит забыть всего один шаг или «проворонить» «галочку» в нужном месте – и проект не уйдёт на согласование по заданному маршруту, и, как говорят айтишники, система «не взлетит». У нас «взлетело!»

 - Что вам, как пользователю EOS for SharePoint, хотелось бы ожидать в плане развития этого решения?

 - В плане развития, пожалуй, хотелось бы дождаться появления модуля «Управления проектами». EOS for SharePoint достаточно информативна, ничего лишнего в ней нет. Уверена, что при разработке  такого модуля было бы очень удобно работать, видеть, что конкретно сделано по каждому проекту в режиме on-line. А руководителю было бы проще контролировать выполнение сотрудниками поручений в отведенный срок, без дополнительного запроса у СЭД отчетов или сводок. Модуль собирал бы всю информацию и соединял бы её в Диаграмме Ганта, причем таким образом, чтобы сразу наглядно можно было бы увидеть последствия невыполнение исполнителем своего поручения в срок.

Конечно, всё это актуально только в тех компаниях, где каждый сотрудник понимает, какую именно часть работы он делает, почему это важно всем, и что от результативности каждого звена зависит успех общего дела и компании в целом.

 - В каком направлении, по вашим наблюдениям, будет развиваться отечественный рынок СЭД?

 - Многообразие систем ЭД в настоящее время позволяет сделать вывод, что отечественному рынку СЭД остановка в развитии уж точно не грозит. А будущее, наверное - за объединением и «приведением к общему знаменателю» систем электронного документооборота в государственных органах, в органах исполнительной власти для сокращения «шагов» и времени согласования проектов, в том числе, законов на межведомственном уровне. Что касается деталей - например, однажды мне посчастливилось присутствовать на семинаре у кандидата исторических наук, ведущего специалиста Росархива Сергея Львовича Кузнецова, где он говорил о возможностях присвоения единого номера, UIN, каждому проекту документа/закона, чтобы не регистрировать каждый раз в каждом министерстве за отдельным регистрационным номером.

Предполагаю, что было бы интересно иметь в одной, единой системе максимально возможный объем информации, с распределением доступов сотрудников к соответствующим базам данных. Чтобы не было «зоопарка систем», и всем можно было бы работать в одной СЭД: и бухгалтеру, и юристу, и руководителям, и сотрудникам. Чтобы было наглядно, прозрачно, удобно, информативно, не было бы «перегружено» сопутствующей информацией, взаимосвязывалось бы друг с другом (в проектах, поручениях, документах). Чтобы у такой системы был широкоформатный интерфейс, можно было увидеть «досье», была возможность работать в том числе и с мобильными устройствами. И, главное, чтоб устраивала ценовая политика. А это не просто цена лицензий, а ещё оборудование к СЭД, сопровождение, обновления и доработка. И здесь, я думаю, EOS for SharePoint есть к чему стремиться и в каком направлении развиваться.

 - Большое спасибо!

Ключевые слова: ЭОС, EOS for SharePoint

Дайджест


Другие новости



Интервью


«Информативная СЭД без излишеств – это EOS for SharePoint». Экспертный взгляд на систему опытного технолога и пользователя
Ольга Ковалева – делопроизводитель со стажем более 14 лет. Работала в компаниях разного профиля и масштаба: частной фирме-производителе лекарс...

Внедрения

СЭД «ДЕЛО» в органах власти Тульской области: 9 лет работы, 3000 пользователей, курс на безбумажный документооборот
В Тульской области с 2007 года ведется проект создания информационной системы на основе флагманской разработки компании ЭОС – СЭД «ДЕЛО». Уже ...

Фигура речи


Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов о трендах развития CompanyMedia:
...