Автоматизация законотворчества: разработана конфигурация на базе EOS for SharePoint03.07.2014
Автоматизация деятельности законодательных органов государственной власти существенно отличается от проектов создания систем управления документооборотом и информационными ресурсами в любых других организациях (как государственных, так и коммерческих). Отличия обусловлены не только спецификой автоматизируемых деловых процессов и обрабатываемых документов, но и фигурантами законотворчества: в нем участвуют, наряду со структурными подразделениями представительного органа, множество внешних субъектов, обладающих правом законодательной инициативы. ЭОС совместно с компанией «Офис-Док» разработан инструмент для реализации в единой системе всех задач по автоматизации законотворческой деятельности. Конфигурация реализована на базе EOS for SharePoint и уже воплощена в конкретных проектах. Специфика документооборота в законодательных органах государственной власти Законотворческий документооборот отличает ряд уникальных особенностей:
Внедрение автоматизированных систем законотворческой деятельности: актуальность, преимущества и результаты Автоматизация глубоко проникла во все области деятельности исполнительной власти субъектов РФ и местного самоуправления, будь то документооборот, оказание государственных и муниципальных услуг, взаимодействие с гражданами и т.д. Давно и целенаправленно автоматизируется судебная власть. И только законодательные органы решают вопросы повышения собственной эффективности самостоятельно в каждом субъекте РФ. В итоге, как правило, автоматизации подвергаются отдельные участки работы – где-то создается электронный банк законопроектов, где-то система учета законодательных инициатив, где-то внедряется типовая СЭД, в которой реализованы процессы обработки служебной корреспонденции. Системы, которые учитывали бы все особенности законотворческого документооборота и охватывали все стадии работы с законопроектами, практически не используются. Между тем, результаты внедрения автоматизированных систем управления правотворческой деятельностью ощущаются на всех стадиях законотворческого процесса, а главный эффект – повышение качества принимаемых законов. Одновременно в работе представительного органа любого субъекта РФ находятся сотни, а иногда и тысячи законопроектов. На очередном заседании (сессии) может быть рассмотрено ограниченное их количество. Сессия в большинстве регионов проходит раз в месяц, в некоторых – раз в неделю. Сразу после окончания очередной сессии начинается подготовка следующей. В результате формируется проект повестки дня, в который включаются те законопроекты, которые могут и должны быть рассмотрены на ближайшей сессии. Сейчас в большинстве регионов это делается вручную, и проект повестки дня, в силу трудоемкости этой работы, бывает готов незадолго до начала сессии. К тому же перечень отобранных в проект повестки законопроектов не исключает человеческого фактора. Далее проект повестки дня и связанные с ним законопроекты передаются депутатам для ознакомления и подготовки к заседанию. Поскольку большинство депутатов между сессиями находится на своих территориях, передача происходит обычной почтой, иногда дублируется по электронной. Даже если депутат смог ознакомиться с пакетом документов до отъезда на сессию, об его вдумчивом изучении или обсуждении с другими депутатами до сессии говорить не приходится. По свидетельству сотрудников оргуправлений представительных органов разных регионов, зачастую депутаты в первый раз видят проект повестки дня уже на самом заседании, как и подлежащие рассмотрению законопроекты. Что дает автоматизированная система? Перечень законопроектов для рассмотрения на следующем заседании можно сформировать за считанные секунды сразу после обработки протокола последнего заседания. Далее можно подключить депутатов к обсуждению этого перечня с тем, чтобы более объективно составить проект повестки дня задолго до самого заседания. У депутатов появляется возможность заранее тщательно изучить сами законопроекты по существу и обсудить между собой. И все это средствами системы, с использованием мобильных устройств и т.д. В итоге обсуждение на заседании получается предметным, экономится время, следовательно, больше законопроектов можно рассмотреть в ходе одной сессии. Все это напрямую влияет на качество законов и сокращает сроки их принятия. В этом безусловная выгода для граждан. А для депутатов и сотрудников представительного органа – снижение непроизводительных трудозатрат, возможность больше внимания уделять смысловой работе с документами, а не рутинным операциям, повышение комфорта трудовой деятельности. EOS for SharePoint как инструмент для автоматизации законотворчества Конфигурация на базе EOS for SharePoint для автоматизации законотворческой деятельности создана ЭОС в сотрудничестве с партнером «Офис-Док». Проблематикой законотворческого документооборота компания «Офис-Док» занимается с 2003 года, но только с выходом системы EOS for SharePoint появился инструмент для реализации всех наработок в едином решении. Специалисты компании «Офис-Док» сделали постановку задачи и разработали регламент настройки системы, а компания ЭОС реализовала необходимые сценарии в продукте EOS for SharePoint. В дополнение к существующим стандартным возможностям решения EOS for SharePoint потребовалось добавить функции формирования истории работы с законопроектами и сопутствующими документами, а также предусмотреть автоматизацию процессов подготовки и проведения мероприятий, входящих в законотворческий процесс. Для реализации этих задач с использованием технологий решения EOS for SharePoint были разработаны новые объекты: «Картотека законопроектов», «Картотека законов», «Картотеки иных документов», «Календарь (план) мероприятий». Дополнительно потребовалось создание специальных шаблонов регистрационных карточек, основой для которых послужили РК стандартных типов контента решения EOS for SharePoint, но с существенными изменениями. Появилась возможность включать законопроекты в мероприятия, отображать хронологию работы с законопроектом и многое другое. Одной из самых важных особенностей решения можно считать создание плана мероприятий, который предназначен для формирования пользователями событий различных типов, таких как: заседание комиссии, заседание комитета, заседание палаты законодательных предложений, сессия, заседание рабочей группы и т.д. Каждое событие может проходить этапы утверждения ответственными лицами и быть включено или исключено из общего плана. Само мероприятие – это также специально созданный в решении тип контента для работы с календарем, который на главной вкладке содержит повестку дня, позволяющую участникам заблаговременно ознакомится с вопросами в плане мероприятий. Пункты повестки дня формируется автоматически посредствам связывания «законопроектов» (или иных документов) с мероприятием, а также могут создаваться вручную сотрудниками, ответственными за мероприятие. Дополнительно карточка мероприятия имеет раздел для обсуждения и содержит состав участников, на основании которого рассылаются оповещения пользователям. По результатам проведения мероприятия и заполнения решения по каждому вопросу предусмотрено формирование протокола по заданному шаблону, который содержит всю необходимую информацию из повестки и может быть использован для автоматического создания поручений. Основной проблемой, которая возникла при создании системы, можно считать необходимость размещения и представления большого объема информации (законопроекты, связанные с ними документы, хронология работы с законопроектами и т.д.) в удобном для пользователя виде. В процессе анализа данной проблемы было принято решение использовать планы мероприятий на рабочих местах пользователей. Работает это следующим образом: пользователь на своем рабочем месте видит список мероприятий, в которых он участвует. В случае необходимости осуществляет переход в выбранное мероприятие, где он видит повестку дня со ссылками на законопроекты или иные вопросы. При переходе в карточку законопроекта на главной вкладке пользователь видит всю хронологию работы с ним. Таким образом, вся требуемая информация собирается «вокруг» мероприятия и, по сути дела, работа пользователя сводится к просмотру событий личного календаря, которые появляются там по мере включения его в участники. Выбираем систему автоматизации законотворчества: на что следует обратить внимание Законодательным органам, которые осознали потребность во внедрении комплексной системы автоматизации законотворческой деятельности, следует учесть ряд важных моментов:
Тематики: Интеграция, ПО Ключевые слова: ЭОС
|