Компания Akelon завершила внедрение Directum в "Группе Е4"

В рамках проекта, который стартовал весной 2010 года, создан электронный архив документов ОАО "Группа Е4", автоматизировано делопроизводство и контроль исполнения поручений, а также переведен в электронный вид процесс организации совещаний и контроль исполнения принятых на совещании решений.

Для достижения максимального эффекта была проведена интеграция Directum с ERP-системой "1С:Предприятие". Это позволило организовать единую точку ввода совместно используемых системами данных, а также обеспечить автоматическое обновление в Directum информации из 1С о работниках и организационной структуре компании.

За время проекта сотрудниками компании Akelon было обучено свыше 50 пользователей, что позволило эффективно начать работать с системой уже с первых дней опытной эксплуатации. С момента запуска Directum в опытную эксплуатацию согласование любых исходящих и организационно-распорядительных документов, а также ознакомление с документами и контроль исполнения поручений осуществляются только в системе Directum, с использованием специализированных типовых маршрутов и ЭЦП.

Большое внимание в "Группе Е4" уделяется системе менеджмента качества (компания имеет международный сертификат соответствия стандарту ISO 9001:2008), поэтому сотрудниками активно используется предоставляемый системой Directum инструментарий для контроля за показателями эффективности. Вместе с этим сотрудники "Группы Е4" получили удобный инструмент для удаленной работы через Интернет, благодаря использованию сервера веб-доступа к Directum. Также была внедрена современная технология быстрой идентификации документов по штрих-коду на основе решения Directum RapID, что позволило значительно снизить трудозатраты на поиск и идентификацию документов в системе.

Для топ-менеджеров "Группы Е4" специалистами компании Akelon разработано специализированное решение Directum Client for Outlook, которое позволяет работать с задачами, заданиями и вложениями, используя привычный интерфейс почтового клиента вместо стандартного клиента Directum.

Значительную роль в успешном завершении проекта сыграли оперативное решение вопросов со стороны заказчика, тщательная проработка проектных документов как специалистами компании Akelon, так и специалистами "Группы Е4", и готовность сотрудников Группы принять новые схемы и правила работы с использованием системы Directum.

На момент перевода системы в промышленную эксплуатацию пользователями Directum являются свыше 500 сотрудников "Группы Е4", создано около 7 000 задач и 20 000 заданий и свыше 5 000 документов. В настоящий момент в "Группе Е4" планируется начало нового проекта по автоматизации договорного управления на базе системы Directum.