Сергей Полтев (ЭОС) рассказал о преимуществах и технологических решениях для внешнего электронного документооборота
05.11.2014
В Международный день без бумаги, 23 октября, на площадке журнала «Секретарь-референт» прошел вебинар «Обмен электронными документами и внешний документооборот. Новые технологии и новые возможности». Сергей Полтев, руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС, рассказал об актуальных технологиях работы с электронными документами, межкорпоративном взаимодействии и вариантах обмена документами в электронном виде между организациями. Особенностью вебинара стала активная позиция его участников – они не только задали лектору множество вопросов, но и постоянно обменивались мнениями.
Внутренний ЭД: выгоды очевидны
Сегодня уже никого не нужно агитировать переходить на электронный документооборот внутри компании: удобство и эффективность в большинстве случаев очевидны – с этого спикер начал вебинар. (После такого тезиса участники сразу же начали обсуждать в чате, у кого какие технологии – электронный, бумажный, смешанный документооборот).
Но как только документ должен покинуть организацию, чтобы попасть к контрагенту, все преимущества безбумажных технологий сходят на нет. Электронный документ должен быть распечатан, отправлен почтой или курьером, затем, у получателя, его нужно зарегистрировать и отсканировать – то есть снова перевести в электронную форму. Если посчитать примерные расходы на обработку одного «бумажного» письма, они могут составить порядка 200 рублей. Это не только прямые траты (конверт, бумага, почтовые расходы), но и косвенные – оплата труда сотрудников, отправляющих и получающих корреспонденцию. Сюда же относятся и издержки, которые сложно оценить в денежном выражении – например, увеличение времени доставки/получения документов.
Что нужно для межкорпоративного ЭД?
Таким образом, чтобы получить максимум от автоматизации, электронный документооборот должен стать межкорпоративным. За это говорит не только удобство, но и выгода – повышение оперативности и снижение затрат, – сделал вывод Сергей Полтев. Что же для этого нужно? А здесь существует несколько способов.
В минимальном варианте контрагенты, которые хотят обмениваться электронными документами, могут просто подписать соответствующие типовые регламенты. Но для повышения доверия к передаваемым документам и надежности необходимо использование электронной подписи. Чтобы начать обмениваться документами, подписанными ЭП, каждому из участников такого обмена понадобятся сертификаты ЭП, программное обеспечение для подписания и проверки ЭП, а также соответствующие изменения в регламентах документооборота.
Встроенные инструменты для подписания документов ЭП присутствуют в MS Word, казалось бы, это идеальный вариант. Но традиционно возникает ряд сложностей. Все, кто привык работать с бумажными экземплярами, спрашивают – а где подпись? Почему ее нет в распечатанном документе? Как узнать, действительна ли она? И дело не только в привычке к наглядному изображению подписи. Возникают и другие проблемы: например, как проставить на уже подписанном ЭП электронном документе номер и дату, не нарушая его целостности? Как проверить подлинность ЭП, если нет специального программного обеспечения?
EDSIGN – наглядный инструмент для работы с ЭП
Итак, если сформулировать требования к «идеальному» решению для работы с ЭП, они будут следующими:
оно должно работать с привычными, создаваемыми в MS Word, Excel, файлами;
должна присутствовать возможность проверки ЭП без дополнительного ПО;
продукт должен соответствовать требованиям ФЗ-63 «Об электронной подписи».
Сергей Полтев рассказал на вебинаре про один из вариантов такого решения. EDSIGN – продукт, разработанный ЭОС для работы с ЭП в максимально наглядном и привычном виде. С EDSIGN подписание ЭП также просто и наглядно как подписание на бумаге. При этом редактирование и просмотр текстов происходит в Microsoft Word, Excel. Пользователь работает с шаблонами документов, где для подписи и регистрационных данных оставляются специальные поля – для визирующего, подписывающего, регистрирующего, печати. При подписании документа ЭП в нем появляется факсимиле – графическое изображение подписи должностного лица. Регистратор также заверяет дату и номер документа своим сертификатом ЭП. В итоге электронная подпись присутствует на документе визуально, при желании его можно даже распечатать. Такой файл открывается на любом компьютере, где есть MS Word/Excel, и не нужно дополнительного ПО. Проверка подписей возможна не только с помощью программы EDSIGN, но и в режиме online через интернет.
В итоге процедуры работы с документами сохраняются, при этом повышается скорость прохождения документа, решается проблема с внесением изменений после подписания (регистрации), а также проверки подлинности ЭП. Такая технология реализуема как при наличии СЭД в организации, так и без нее.
От обмена документами – к единой системе
При наличии СЭД межкорпоративный обмен электронными документами переходит на иной уровень. И здесь возможны варианты: обмен ЭД между системами или работа в единой СЭД. С помощью решения ЭОС «Сервер электронного взаимодействия (СЭВ)» стыкуются системы разных организаций.
При работе в разных СЭД от корреспондента документ через СЭВ попадает к адресату, где автоматически регистрируется в СЭД.
При обмене в рамках единой СЭД процесс отправки документа во внешнюю организацию связан с появлением в резолюции внешнего исполнителя. РК через СЭВ попадает во внешнюю СЭД, где документ проверяется на повторность и автоматически регистрируется. В дальнейшем через СЭВ досылаются новые поручения по документу, новые файлы в РК и РКПД, отчетах исполнителей, поручениях, изменения в составе визирующих и подписывающих.
В заключительной части вебинара Сергей Полтев ответил на вопросы участников, причем часть из них вышла за пределы темы выступления: как организовать обмен электронными документами с организацией, в которой нет внутреннего электронного документооборота, какой вид ЭП предпочтительнее использовать, как обеспечить комфортный переход от бумажного документооборота к использованию СЭД, возможно ли использование ЭП на мобильных устройствах, в том числе Pad, а также на платформах Android и Windows и т.д.
Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)
Тематики:
Маркетинг, ПО
Ключевые слова:
электронный документооборот, ЭОС, вебинар
|
