Сясьский целлюлозно-бумажный комбинат экономит бумагу, переходя на электронный "1С:Документооборот"

На Сясьском ЦБК успешно внедрена система "1С:Документооборот". С ее помощью в электронный формат переведено согласование договоров, заявок на расходование денежных средств и других документов. Сокращение бумажного документооборота позволило снизить расходы на канцелярские товары, в результате предприятие за несколько месяцев сэкономило около 1 млн рублей и окупило проект.

Сясьский целлюлозно-бумажный комбинат основан в 1928 году. Сегодня это один из крупнейших в России производителей бумаги и санитарно-гигиенических изделий из неё. Комбинат производит также товарную целлюлозу, кормовые дрожжи и другие виды продукции промышленного назначения, отвечающие самым высоким мировым стандартам. На предприятии работают более 2500 сотрудников.

Конкуренция среди производителей бумаги высока. Тем не менее, Сяському ЦБК удаётся наращивать своё присутствие на этом рынке. Партнеров по бизнесу становится всё больше, растёт количество контрактов с ними. Это приводит и к увеличению документооборота. Ежемесячно руководящим сотрудникам комбината приходится согласовывать не менее тысячи договоров, соглашений, заявки на расходование денежных средств и других документов. Это отнимало всё больше рабочего времени у сотрудников административного звена.

До недавнего времени документооборот предприятия велся на бумаге. Для того чтобы согласовать или подписать нужный документ, сотрудникам центрального офиса, находящегося в Санкт-Петербурге, регулярно приходилось приезжать на предприятие в г. Сясьстрой. Каждая такая поездка занимала полный рабочий день специалиста. Руководителям приходилось часто отвлекаться от дел, чтобы принимать сотрудников, которым требовалось поставить, например, визу на договор. Не менее сложно при согласовании было отслеживать местонахождение документа. Задержки в согласовании документов порождали недовольство клиентов и партнеров, увеличивали риск штрафных санкций с их стороны, негативно отражались на деловой репутации предприятия. Для более эффективной работы предприятию требовалось оптимизировать систему документооборота, разработать и внедрить его четкий регламент.

За помощью в решении этой задачи руководство комбината обратилось к компании Неосистемы Северо-Запад ЛТД, которая уже не раз успешно выполняла для предприятия различные проекты автоматизации учета и управления. Специалисты этой компании помогли разработать регламент работы с документами, а для автоматизации нового порядка работы предложили использовать систему "1С:Документооборот". Система была развёрнута на 100 рабочих местах, её ежедневно используют экономисты, кадровики, бухгалтеры, юристы, снабженцы, логисты, специалисты по охране окружающей среды, технике безопасности, контроля режима работы предприятия и другие сотрудники как рядового, так и руководящего звена.

Эффект от внедрения стал заметен уже с первых дней использования системы. Первым оценил её полезность финансовый директор, которого перестали постоянно отвлекать от рабочего процесса для подписания очередного документа. Был определен строгий регламент, по которому к определенному времени все документы должны были находиться у него на согласовании. Это позволило сделать процесс согласования более упорядоченным и результативным.

Переход на электронный документооборот позволил сотрудникам распределять свое рабочее время более рационально, высвобождая его для решения других важных задач. Сотрудники центрального офиса, находящегося в Санкт-Петербурге, свели к минимуму свои вынужденные междугородние поездки, связанные с согласованием документов. Все документы отправляются на согласование в электронном виде, в системе всегда видно, в какой точке согласования находится документ в настоящий момент. Каждый ответственный сотрудник может видеть весь список документов, поступивших к нему на согласование, система при этом выступает в качестве помощника, который напоминает о том, что требуется сделать. Потери бумажных оригиналов документов практически исключены.

Система электронного обмена документами позволила сотрудникам быстрее реагировать на запросы заказчиков, ускорить оформление сделок, соблюдать графики оплат. Сократились затраты на сопровождение сделки. Отношения с давними и новыми поставщиками укрепились за счет своевременного и четкого исполнения обязательств.

На предприятии улучшилось взаимодействие между отделами, это ощутило на себе и руководство компании. Теперь, при необходимости, любой пользователь системы может найти нужный ему документ в считанные секунды. Система находит его даже при наличии минимальной информации, например, суммы контракта или по запомнившейся фразе. При этом пользователи могут видеть только те документы, к которым им открыт доступ в соответствии с занимаемой ими должностью.

Сопутствующим эффектом перехода на электронный документооборот стало сокращение расходов на канцелярские товары: уменьшилось количество используемой бумаги, сократились затраты на расходные материалы для принтеров и т.д. За несколько месяцев, прошедших после завершения проекта, предприятие сэкономило на этих расходах более миллиона рублей, что полностью окупило проект.

Руководство предприятия не собирается останавливаться на достигнутых результатах и, в частности, планирует перевести на электронный документооборот административно-хозяйственный отдел. Предполагается, что это также сократит расходы на канцелярские товары, а создание документов по шаблонам и их электронное согласование снизит загруженность отдела и повысит производительность труда сотрудников.

Заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО "Сясьский Целлюлозно-Бумажный Комбинат" Рогаль Кирилл Владимирович отметил: "Безусловно, система "1С:Документооборот" оказалась для нас очень полезной. Я лично ощутил на себе изменения: меня перестали отвлекать по пустякам из-за "срочных документов", которые на поверку оказывались совсем не такими срочными. Работа с документами стала более ритмичной и упорядоченной".

ОАО "Сясьский целлюлозно-бумажный комбинат" - одно из старейших предприятий отечественной целлюлозно-бумажной промышленности, основанное в 1928 году и расположенное в 140 км от Санкт-Петербурга. Преобразованный в 1993 году в акционерное общество, ОАО "Сясьский ЦБК" в настоящее время является одним из многоплановых, современных предприятий Северо-западного региона России. Коллектив ОАО "Сясьский ЦБК" имеет многолетние традиции целлюлозно-бумажного производства, обладает высокими профессиональными навыками, которые позволяют ему расширять сферу деятельности и ассортимент продукции, решать различные задачи.

В состав комбината входят:

    Лесоподготовительное хозяйство по приемке, хранению, переработке древесины;
    Сульфит-целлюлозное производство;
    Древесно-массный цех по выпуску химико-механической массы из осиновой щепы;
    Производство санитарно-бытовой и гигиенической бумаги и изделий из нее;
    Производство биохимической переработки сульфитных щелоков на кормовые дрожжи и технические лигносульфонаты.

"Неосистемы Северо-Запад ЛТД" - компания, основным направлением деятельности которой является оказание услуг по созданию автоматизированных систем управления предприятием. Компания работает по принципу "полного цикла", поддерживая процесс проектирования автоматизированной системы от бизнес-консалтинга и постановки бухгалтерского/управленческого учета до собственно автоматизации бизнес-процессов.

Компания "Неосистемы Северо-Запад ЛТД" осуществляет внедрение типовых отраслевых решений фирмы"1С" и собственного производства. Приоритетное направление деятельности компании - разработка и внедрение решений для предприятий лесопромышленного комплекса, в т.ч. целлюлозно-бумажной промышленности. Предприятиям этих отраслей компания "Неосистемы Северо-Запад ЛТД" предлагает комплексные решения по оптимизации всей деятельности: от планирования производства до управления сбытом. Опыт автоматизации лесопромышленных предприятий консолидирован в собственной линейке программных продуктов "Лесозавод".

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: автоматизация документооборота, 1с