Дружественный интерфейс и максимальная эффективность. ЭОС анонсировала EOS for SharePoint 4.2

21.03.2016

Сегодня компания «ЭОС» объявила о выпуске новой версии одного из наиболее востребованных продуктов в своей линейке - ECM-системы EOS for SharePoint. Изменения в версии 4.2 затронули интерфейс рабочих мест пользователей, процессы создания и согласования документов, настройку элементов карточек, работу с файлами, поручениями, способы отображения рабочих процессов, отчетные формы, журналирование изменений по различным объектам системы и многое другое. Подробнее ознакомиться с обновленной системой и попробовать ее в работе можно, заполнив специальную форму на сайте ЭОС и получив виртуальную машину с демо-версий EOS for SharePoint 4.2. В дальнейших планах разработчика - развитие функций управления документами и сопутствующих модулей (корпоративный портал, проектное управление, визуализация движения документов и прохождения бизнес-процессов), а также доработка текущих (управление совещаниями, хранилище файлов, мобильные приложения).

Напомним, что EOS for SharePoint – разработанная ЭОС система для управления корпоративным контентом и коллективной работы в едином информационном пространстве, которая позволяет автоматизировать не только документооборот, но и сопутствующие бизнес-процессы (управление совещаниями, работу с заявками, архивное хранение, корпоративный портал и т.д.). Это решение существенно дополняет базовые возможности MS SharePoint по управлению документами, а также позволяет решать широкий круг других управленческих задач. EOS for SharePoint состоит из нескольких модулей: документооборот, совещания, хранилище файлов. О версии 4.1 ECM-системы EOS for SharePoint разработчик сообщал в октябре 2015 года (см. новость раздела «ЕСМ» от 21 октября 2015 г.). Тогда изменения затронули юзабилити продукта в целом, интерфейс рабочего места пользователя, функционал работы с поручениями и задачами, систему оповещений и многое другое.

Учитывая потребности заказчиков в оптимизации бизнес-процессов и тренды рынка, разработчики при подготовке релиза EOS for SharePoint 4.2 сосредоточились на повышении «дружественности» интерфейса, а также добавили в систему некоторые дополнительные возможности, улучшающие ее юзабилити. В целом все эти доработки повышают уровень комфорта пользователей и позволяют использовать систему с максимальной эффективностью.

Интерфейс рабочего места: настраиваем и убираем лишнее

Как сообщили сегодня в ЭОС, EOS for SharePoint 4.2 получила дополнительные возможности индивидуальной настройки интерфейса. Например, теперь настраиваемым является отображение вкладок в карточках документов, проектов и задач. Можно изменять перечень вкладок на карточке, а также заголовок каждой вкладки. Это позволяет адаптировать карточки под специфику бизнес-процессов и представлять информацию в том виде, который будет более удобен или привычен для пользователя. Позволив настраивать вкладки, управляющие элементы и убирать неактуальные для данной роли информационные блоки, создатели системы тем самым дали возможность пользователям сосредоточиться только на необходимых операциях и процессах, обеспечив все условия для удобной и продуктивной работы.

Возможности настройки вкладок в карточке документа

Возможности настройки вкладок в карточке документа

Настроить карточку? Элементарно!

Настроить карточку? Элементарно!

Изменился также общий дизайн карточек документов и проектов. В частности, панель инструментов (риббон) в верхней части карточки документа сокращена – оставлены только актуальные для данного типа карточки документа функциональные иконки.

Карточка документа с сокращенной панелью инструментов

Карточка документа с сокращенной панелью инструментов

Карточка проекта документа с сокращенной панелью инструментов

Карточка проекта документа с сокращенной панелью инструментов

В новой версии EOS for SharePoint доработан интерфейс некоторых стандартных рабочих мест (РМ). Напомним, что в системе уже «в коробке» существует несколько преднастроенных рабочих мест в соответствии с ролями пользователей в системе – руководителя, регистратора, пользователя, контролера и универсальное.

В EOS for SharePoint 4.2 на РМ регистратора и контролера добавлены специальные дашборды (управляющие панели), которые содержат блоки, облегчающие доступ к основным операциям и информации в системе. В частности, на дашборды этих рабочих мест вынесен блок доступа к формированию отчетов.

Дашборд регистратора

Дашборд регистратора

Интересным дополнением в интерфейсе системы является поддержка фотографий сотрудников. В EOS for SharePoint 4.2 фотографии пользователей дополнительно отображаются в «дереве» поручения и маршруте рабочего процесса совместной работы. В результате сотрудник, участвующий в коллективной работе в ECM-системе, воспринимает своих коллег не только как совокупность фамилии и должности, но и визуально. По мнению экспертов, фотографии «очеловечивают» систему и привносят в деловые процессы элементы социализации.

Работа пользователя в EOS for SharePoint 4.2: новые инструменты и максимум удобств

Разработчики обновленной версии EOS for SharePoint создали несколько инструментов, которые облегчают ежедневную работу пользователя. В частности, на рабочем месте изменился режим просмотра задач. Новые задачи теперь выделяются жирным шрифтом, чтобы пользователь сразу же обратил на них внимание.

Также на рабочем месте появилась возможность просмотра вложений (аналогично существующей в карточке документа): теперь приложенные к документу или проекту файлы можно просматривать в полноэкранном режиме, открывая их прямо из списка. Нет необходимости открывать для этого карточку – файл для просмотра, можно выбрать из диалогового окна, которое отображается при клике курсором на «скрепку» – значок, показывающий наличие прикрепленных к карточке файлов.

Новые возможности просмотра файлов на рабочем месте

Новые возможности просмотра файлов на рабочем месте

Полноэкранный предпросмотр вложений

Полноэкранный предпросмотр вложений

Появилось новое диалоговое окно создания файлов – теперь в системе можно создавать папки с шаблонами и выбирать шаблоны имен файлов. Также поддерживается автоматическое переименование файла по шаблону.

Новое диалоговое окно при создании файлов

Новое диалоговое окно при создании файлов

В EOS for SharePoint 4.2 добавлены элементы, повышающие информативность карточек. Так, в карточке документов появился новый журнал – «Журнал движения». В нем отображаются все задачи по документу и по поручениям в хронологическом порядке, что позволяет легко проследить всю «историю вопроса». Кроме этого, добавлена настраиваемая вкладка «Сведения о документе (проекте)», содержащая общую информацию – регистрационные данные, краткое содержание и т.д.

Появились новые статусы, касающиеся отправки документа – «Не отправлен», «Возврат». Ссылки на связанные документы в карточке отображаются иерархически, при этом вид группировки пользователь может выбирать.

Отображение в карточке связанных документов

Отображение в карточке связанных документов

В процесс работы с поручениями добавлен новый статус – «Отказ от исполнения» задачи по поручению с возможностью настройки (определяются условия, при которых пользователь может отказаться исполнять задачу). Также контролер получил право отменять поручения.

В обновленной версии появилась дополнительная функция, важная для делопроизводителей и контролеров – автоматическое вычисление срока, который потребовался для исполнения задачи, и количества дней просрочки. Теперь, просматривая задачи, можно видеть не только их статус, но и более подробные сведения об исполнении.

Подробные сведения об исполнении задач/поручений

Подробные сведения об исполнении задач/поручений

В релиз EOS for SharePoint 4.2 уже в «в коробке» включено 15 шаблонов отчетов. Многие из этих шаблонов пригодятся не только делопроизводителям и контролерам, но и менеджерам в качестве инструментов для анализа эффективности работы подразделений и отдельных сотрудников.

Шаблоны отчетов в EOS for SharePoint 4.2

Шаблоны отчетов в EOS for SharePoint 4.2

Все отчеты из EOS for SharePoint могут выгружаться в Excel, где их можно отобразить в графическом виде. Представление отчетных форм в таком формате подает аналитическую информацию, содержащуюся в отчете, более детально и наглядно, что облегчает ее восприятие.

Отчеты в графическом виде

Отчеты в графическом виде

В версии 4.2 появились новые объекты и операции, по которым протоколируются действия пользователей. В частности, важным дополнением, актуальным для делопроизводителей и контролеров, является расширенное журналирование изменений карточки документа. По просьбе пользователей добавлена возможность формирования печатной формы этих изменений.

Рабочий процесс совместной работы: прозрачность и визуализация

Дополнения в новой версии EOS for SharePoint появились и в блоке рабочего процесса совместной работы. Основные идеи этих доработок – повышение прозрачности и использование элементов, позволяющих представить маршрут процесса более наглядно.

В частности, появилась возможность оставить карточку проекта документа после создания в стадии редактирования без запуска процесса совместной работы (отправки по маршруту). В системе такой проект документа имеет статус «На редактировании».

Таким образом, автор имеет возможность выбирать – отправить по маршруту проект документа сразу после создания или оставить в стадии редактирования. Отправить проект документа по маршруту (то есть запустить рабочий процесс совместной работы) автор может позднее, после внесения необходимых правок.

Стадия редактирования проекта документа

Стадия редактирования проекта документа

Отправьте на согласование документы, когда будете готовы!

Отправьте на согласование документы, когда будете готовы!

Дополнительной функцией рабочего процесса совместной работы является добавление возможности просмотра всего маршрута. При этом можно увидеть условия выполнения каждого этапа, участников процесса и ход исполнения на любой стадии.

Маршрут в EOS for SharePoint 4.2

Маршрут в EOS for SharePoint 4.2

Маршрут в EOS for SharePoint 4.2

Маршрут в EOS for SharePoint 4.2

Изменения в новой версии EOS for SharePoint также затронули дизайн формы запуска рабочего процесса, систему оповещений, отчетные формы (расширен список отчетов по ролям пользователей), механизм верификации некоторых полей и др. В ближайшее время система будет дополнена модулем поддержки СЭВ (Сервер электронного взаимодействия).

Перспективы развития EOS for SharePoint

В планах ЭОС - не только развитие функций управления документами, но и развитие сопутствующих модулей - корпоративный портал, проектное управление, визуализация движения документов и прохождения бизнес-процессов, а также доработка текущих – управление совещаниями, хранилище файлов, мобильные приложения и пр.

Подробнее ознакомиться с обновленной системой и попробовать ее в работе можно заполнив специальную форму на сайте ЭОС и получив виртуальную машину с демо-версий EOS for SharePoint 4.2.

Ключевые слова: ЭОС, EOS for SharePoint, Новые технологии в СЭД

Дайджест


Другие новости



Интервью


АИС МФЦ ДЕЛО готова к поддержке любых государственных инициатив в части предоставления электронных госуслуг населению
Решение для автоматизации предоставления электронных госуслуг через МФЦ - АИС МФЦ ДЕЛО компании ЭОС – одно из наиболее молодых в своем классе...

Внедрения

СЭД «ДЕЛО» в органах власти Тульской области: 9 лет работы, 3000 пользователей, курс на безбумажный документооборот
В Тульской области с 2007 года ведется проект создания информационной системы на основе флагманской разработки компании ЭОС – СЭД «ДЕЛО». Уже ...

Фигура речи


Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов о трендах развития CompanyMedia:
...