DirectumRX в SPSR Express: прозрачное управление в распределенной структуре

15.09.2017

Логистическая компания завершила переход на электронный документооборот: работа с поручениями, договорами и распорядительными документами теперь ведется СЭД. А благодаря мобильному приложению DIRECTUM Solo генеральный директор может отправлять задачи и контролировать их исполнение находясь вне офиса.

SPSR Express основана в 2001 году и за короткий срок стала лидером российского рынка экспресс-перевозок. Инфраструктура компании состоит из 9 распределительных центров, 200 филиалов и представительств в городах России, более 1000 собственных автомобилей и 4000 сотрудников. Организация обслуживает свыше 6000 городов и населенных пунктов Российской Федерации от Калининграда до Владивостока.

Деятельность координируют из разных офисов 12 функциональных, 7 почтовых и 7 коммерческих директоров. Традиционные методы управления в такой структуре неэффективны: сложно соблюдать регламенты, контролировать сроки и качество выполнения задач. Руководители не могут собирать аналитику по управленческой деятельности и информировать сотрудников об изменениях или новых распорядительных документах.

Компании стала нужна новая система, способная упорядочить процессы:

  • исполнения поручений;
  • управления договорами;
  • создания, рассмотрения, согласования и утверждения управленческих документов;
  • проведения рабочих встреч, совещаний, комитетов, селекторов;
  • ознакомления с новыми распорядительными документами и их актуальными версиями.


Выбор был сделан в пользу СЭД DirectumRX, стандартная функциональность которой позволяла закрыть полностью потребности компании. Переход на электронный документооборот было решено проводить в три этапа: на первом шаге автоматизировать работу с поручениями, на втором – с договорами, на третьем – с распорядительной документацией.

Сегодня к системе подключены руководители высшего и среднего звена, ответственные специалисты головного офиса, а также директора филиальной сети. Всего более 300 сотрудников. Теперь согласование, утверждение и подписание значимых документов, хозяйственных и коммерческих договоров происходит в соответствии с установленными правилами и строгой маршрутизацией. Они попадают в единое хранилище, где их удобно искать и сортировать. Также руководители и директора филиалов могут отследить историю их изменений.

Для контроля за исполнительской дисциплиной дополнительно разработаны несколько специфических отчетов:

  • По выданным поручениям. Все устные поручения от генерального директора помощник заносит в СЭД и отправляет задачи исполнителям. В конце рабочего дня он формирует список выданных за день поручений и согласовывает его с генеральным директором. Это позволяет исключить возможные недопонимания сути.
  • Конфиденциальные поручения генеральный директор отправляет напрямую исполнителю через приложение DIRECTUM Solo на платформе iOS.
  • О выполнении поручений по совещаниям. Перед очередным селекторным совещанием помощник генерального директора формирует отчет по результатам поручений, выданных на предыдущих совещаниях, со статусом их исполнения.
  • Об ознакомлении сотрудников с распорядительными документами. При появлении новых и изменении старых распорядительных документов всем сотрудникам приходит задача. История и факт ознакомления с ними фиксируются в системе.


    «Благодаря дружелюбному и легкому в освоении интерфейсу системы нам удалось оперативно запустить опытно-промышленную эксплуатацию без массового обучения пользователей. Также хочется отметить удобство администрирования – мы достаточно быстро смогли настроить процессы под специфику компании», – комментирует Булдаков Дмитрий, начальник Отдела специальных проектов Информационно-аналитического департамента.

Ключевые слова: СЭД, Directum

Дайджест


Другие новости



Интервью


Начальник отдела департамента ИТ Управления Делами Главы и Правительства КБР Аслангери Кумыков: «СЭД органов госвласти и местного самоуправления – это инструмент для повышения эффективности работы госслужащих и стимул для оптимизации бизнес-процессов»
В Кабардино-Балкарской Республике продолжается развитие Единой системы электронного документооборота органов государственной власти и органов ...

Внедрения

СЭД «ДЕЛО» в органах власти Тульской области: 9 лет работы, 3000 пользователей, курс на безбумажный документооборот
В Тульской области с 2007 года ведется проект создания информационной системы на основе флагманской разработки компании ЭОС – СЭД «ДЕЛО». Уже ...

Фигура речи


Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов о трендах развития CompanyMedia:
...