Единая БД с собственным документооборотом для каждой организации: «ДЕЛО» внедрено в Кемеровской области

27.10.2017

Компания «КС-Консалтинг» завершила комплексный проект внедрения системы электронного документооборота «ДЕЛО» в Кемеровской области.

Особенностью проекта стала автоматизация управления документами сразу в нескольких компаниях, осуществляющих деятельность в разных сферах, но принадлежащих одному собственнику:

  1. ООО ТД «Спасатель», поставщик горноспасательного оборудования для различных отраслей промышленности (горнодобывающей, химической, металлургической);
  2. ООО «Кузбасский водный центр» (занимается финансированием строительства крупнейшего в регионе «Wellness центра»);
  3. УК «Томь» (оказывает услуги в сфере управления недвижимостью).


Кемеровский проект стал уникальным сразу по нескольким моментам:

Во-первых, заказчик поставил задачу автоматизировать документооборот всех организаций в одной базе данных. При этом каждая из компаний должна иметь доступ только к собственным документам и не видеть документооборот других.

Во-вторых, основная часть документов и бизнес-процессов, требующих реализации в СЭД, касались договорного документооборота и сопутствующей документации – переписки по ним, коммерческих предложений, счетов, актов, протоколов разногласий, дополнительных соглашений, и т.д. Традиционный управленческий документооборот – входящие и исходящие, поручения, ОРД, служебные записки и др. – также были заведены в систему, но не потребовали особой настройки бизнес-процессов, так как обеспечивались стандартным функционалом СЭД «ДЕЛО».

В-третьих, во всех организациях, кроме ТД «Спасатель», параллельно с внедрением СЭД документооборот фактически ставился «с нуля», так как регламентированных и устоявшихся процессов движения документов было немного.

«Мы предлагали заказчику несколько вариантов систем, но они сами выбрали СЭД «ДЕЛО». Понравилась возможность ведения в одной базе сразу нескольких организаций, гибкая политика настройки прав пользователей, интеграция с мобильными решениями и наличие техподдержки после внедрения. Также заказчик оценил нашу оперативность в проведении презентации и информационного обследования», – комментирует Наталья Колесникова, куратор проекта внедрения.

Задачи проекта, которые обозначил заказчик, были общими для всех автоматизируемых организаций:

  • упорядочить документопотоки;
  • автоматизировать документооборот;
  • дисциплинировать исполнителей через контроль поручений;
  • обеспечить контроль пунктов протоколов;
  • реализовать в СЭД уведомления сотрудников о сроках подлежащих исполнению документов и поручений;
  • автоматизировать согласование договоров;
  • обеспечить возможность оперативного поиска документов.


Заказчик приобрел лицензии на СЭД «ДЕЛО» (сервер и клиентские рабочие места), а также на подсистему «ДЕЛО-Web». Кроме этого, была закуплена опция «Сканирование», подсистема «Управление процессами» и приложение «Мониторинг документов» (разработка компании «КС-Консалтинг» для оперативного уведомления пользователей о событиях в СЭД).

В ходе проекта для каждой из организаций в СЭД «ДЕЛО» создана отдельная картотека. Для каждой картотеки заведены свои группы документов. Разделение картотек обеспечивает разграничение доступа: сотрудники видят только собственный документооборот и не видят документы других организаций, хотя база данных общая.

Для регистрации различных видов документов во всех компаниях-фигурантах проекта применяется смешанная система. Документы входящие, которые приходят по почте в бумажном виде, регистрирует помощник Генерального директора. Документы, которые приходят по электронной почте, может регистрировать исполнитель/менеджер.

Документы, требующие согласования, вносятся в систему как проект – РКПД (регистрационная карточка проекта документа). Документы, не требующие согласования, регистрируются в системе как РК (регистрационная карточка документа) со скан-образом подписанного документа.

В части договорного документооборота все сопутствующие процессу подготовки, согласования, подписания и исполнения договоров документы регистрируются с указанием в СЭД связки к тому договору, которого они касаются. Контроль исполнения заключенных (действующих) договоров также реализован средствами системы «ДЕЛО».

В целом все задачи, поставленные заказчикам, были успешно реализованы в СЭД «ДЕЛО». На завершающей стадии проекта все пользователи системы прошли групповое обучение. Сейчас система работает в обычном режиме, авторский надзор не выявил каких-либо проблем в ее функционировании.

Ключевые слова: СЭД, ЭОС, ДЕЛО

Дайджест


Другие новости



Интервью


АИС МФЦ ДЕЛО готова к поддержке любых государственных инициатив в части предоставления электронных госуслуг населению
Решение для автоматизации предоставления электронных госуслуг через МФЦ - АИС МФЦ ДЕЛО компании ЭОС – одно из наиболее молодых в своем классе...

Внедрения

СЭД «ДЕЛО» в органах власти Тульской области: 9 лет работы, 3000 пользователей, курс на безбумажный документооборот
В Тульской области с 2007 года ведется проект создания информационной системы на основе флагманской разработки компании ЭОС – СЭД «ДЕЛО». Уже ...

Фигура речи


Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов о трендах развития CompanyMedia:
...