ГУП «ТЭК Санкт-Петербург» ускорило проверку смет с дней до секунд в СЭД Docsvision

29.01.2018

Придерживаясь стратегии постоянного повышения эффективности работы сотрудников с документами, ГУП «ТЭК Санкт-Петербург» продолжает наращивать функциональные возможности СЭД.

Компания «Диджитал Дизайн» завершила очередной проект для компании ГУП «ТЭК Санкт-Петербург», в ходе которого специалисты исполнителя обновили СЭД на базе Docsvision до актуальной версии платформы 5.4, выполнили архивацию данных в системе и разработали модуль автоматизации процесса работы со сметной документацией.

Главная цель нового проекта – повышение производительности системы. С момента внедрения СЭД на базе Docsvision объем документов увеличился, а интенсивная работа с большими файлами усложняла и замедляла работу пользователей. В результате перехода на новую версию платформы пользователи отметили значительное увеличение скорости работы системы. Также путем разделения базы данных на оперативную и архивную удалось значительно упростить задачи администрирования: была увеличена скорость выполнения резервной копии и развертывания системы из нее, снижены затраты на хранение резервных копий за счет уменьшения их размера.

Большой объем в общем количестве документов компании занимает сметная документация, которая является важной составной частью перечня документов, обосновывающих целесообразность реализации проекта и его экономическую эффективность. Учет сметной документации – задача непростая. Во-первых, необходимо принимать во внимание множество нормативно-правовых и законодательных актов. Во-вторых, количество документов, прилагаемых к одному проекту, может достигать нескольких сотен. В-третьих, очень важна точность в расчетах и быстрота процесса согласования, особенно при строительстве или ремонте объектов теплоэнергетики. При работе с документами вручную повышается риск ошибок, потери документов и затягивания процесса согласования.

До внедрения модуля основным инструментом сотрудников ГУП «ТЭК Санкт-Петербург» для работы с этим видом документов был набор стандартных приложений MS Office и, в частности, Excel. Это удобный инструмент для работы с одной таблицей или списком, но когда их становится, например, 300, то процесс анализа существенно усложняется и замедляется. Поэтому основной задачей внедрения нового модуля было упрощение процесса проверки суммы общей сметы на соответствие фактическому значению калькуляции и документам, в которых рассчитана себестоимость отдельных работ. Автоматические расчёты позволяют решать эту задачу за несколько секунд, в то время как ранее специалистам сметного управления могло потребоваться на это несколько дней.

Напомним, ранее компания «Диджитал Дизайн» сообщала о завершенных проектах по внедрению «Мобильного рабочего места руководителя» (АРМ руководителя) и системы «Претензионно-исковая работа» (ПИР) в ГУП «ТЭК Санкт-Петербурга».

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, Docsvision, Диджитал Дизайн

Дайджест


Другие новости


Интервью


Павел Васильев, руководитель отдела информационных технологий SEVERIN DEVELOPMENT: «Для корпоративного портала мы выбрали технологическую платформу SharePoint»
Осенью 2017 года компания «Юниксофт», партнер компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), завершила внедрение корпоративного портала на базе...

Внедрения

СЭД «ДЕЛО» в органах власти Тульской области: 9 лет работы, 3000 пользователей, курс на безбумажный документооборот
В Тульской области с 2007 года ведется проект создания информационной системы на основе флагманской разработки компании ЭОС – СЭД «ДЕЛО». Уже ...

Фигура речи


Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов о трендах развития CompanyMedia:
...