Межкорпоративный документооборот с помощью Synerdocs. Опыт Askona

03.05.2018

Крупнейшая фабрика по производству анатомических матрасов в Восточной Европе перешла на внутрихолдинговый и внешний обмен электронными документами. Теперь канцелярские расходы в Askona ниже, оборот денежных средств быстрее, а доставка счетов-фактур на подпись контрагенту проходит за считанные минуты.

Askona– лидер индустрии товаров для сна в России. В состав холдинга входят четыре компании: «Аскона-Век», «Торговый дом «Аскона», «Хилдинг Андерс Рус», «Аскона-ОПТ». Организации осуществляют деятельность по различным направлениям: производство, оптовая торговля и розничные продажи.

Фирменная розничная сеть включает более 700 магазинов в России и странах СНГ. При этом многие бизнес-процессы являются сквозными и требуют качественного взаимодействия как между структурами холдинга, так и со сторонними юридическими лицами.

ЭДО: от внутреннего к внешнему

Работа с документами в Askona реализована в едином информационном пространстве – налажена тесная интеграция ECM-системы DIRECTUM и ERP-системы «Галактика». До перехода на межкорпоративный документооборот (МКДО) у сотрудников возникали сложности с внешней корреспонденцией. Счета-фактуры и иные документы терялись на пути к ответственным сотрудникам. В результате затягивалось их рассмотрение, что негативно влияло на другие бизнес-процессы в Askona.

Процесс обработки, согласования и контроля представления документов существенно усложнялся с ростом холдинга. В результате он стал настолько длительным, что автоматизация внутрихолдингового и внешнего документооборота оказалась жизненно необходимой, – поясняет Екатерина Удальцова, ИТ-директор Askona.

 

За решение задачи взялись специалисты Synerdocs, ООО «Тюмбит-АСУ» и ООО «Галактика ИТ». Перевод холдинга на межкорпоративный документооборот стартовал летом 2017 года и составил около 5 месяцев.

Обмен между компаниями. Взгляд сверху

Межкорпоративный документооборот внедрен в 250 подразделениях холдинга. Непосредственно с электронными счетами-фактурами и неформализованными документами (МХ-1, МХ-2) работают более 100 сотрудников.

Чтобы выстроить единый непрерывный процесс создания, обработки, согласования, контроля, представления и хранения документов потребовалось реализовать интеграционное решение. В его работе задействованы: система «Галактика ERP», ECM-система DIRECTUM, сервис обмена юридически значимыми документами Synerdocs.

Общая схема межкорпоративного документооборота в Askona

Так как компании холдинга специализируются на разных видах деятельности, для удобства пользователей созданы разные режимы выгрузки документов. Доступ к ним для каждой организации настраивается отдельно. Обмен документами в форматах УПД и МХ-1/МХ-3 осуществляется между производственной и торговыми компаниями холдинга.

Работа пользователя

Сотрудники работают с внешними документами, не выходя из привычного интерфейса ERP-системы. Они используют:

  • экспорт и статус документов. Формализованные документы отправляют контрагентам либо в формате .XML, либо в .DPAD(по настройке). Неформализованные – в .PDF. При этом пользователь, находясь в ERP-системе, всегда может уточнить актуальный статус документа в сервисе обмена. Так, например, после отправки контрагенту статус автоматически меняется на «Отпр.контр.»;
  • подписание. Если у пользователя зарегистрированы несколько сертификатов ЭП (по каждому юридическому лицу), то система предложит ему выбрать необходимую подпись. Если не зарегистрирован ни один сертификат, появится сообщение об ошибке. При наличии претензий к документу можно выбрать действие «Подписать с замечаниями»;
  • аннулирование и корректировка. В первом случае достаточно открыть документ в сервисе обмена Synerdocs и уже в нем выполнить действие. Что касается корректировки ранее подписанного документа, пользователь может выгрузить его из системы. При отправке контрагенту он получит признак корректировочного и в сервисе будет ссылаться на основной документ. Вся дальнейшая цепочка обработки и подписания документа происходит так, как было описано ранее.

Итоги и перспективы

Мы сократили издержки – отказались от печати и перешли на более дешевую отправку документов. Добились значительного ускорения доставки корреспонденции контрагентам, теперь это несколько минут, – добавляет Екатерина Удальцова. – Исключили потери документов при обмене, снизили количество ошибок при их подготовке и ускорили процесс корректировки.

В компании Askona планируют перевести в электронный вид другие документы: накладные на внутреннее перемещение и возврат по рекламации, акты об излишках/недостачах и на списание.

Руководство холдинга подтверждает: электронный документооборот позволяет бизнесу не только экономить ресурсы, но и выходить на совершенно новый, максимально эффективный и производительный уровень работы на рынке.

 

Ключевые слова: электронный документооборот, Directum

Дайджест


Другие новости


Интервью


Павел Васильев, руководитель отдела информационных технологий SEVERIN DEVELOPMENT: «Для корпоративного портала мы выбрали технологическую платформу SharePoint»
Осенью 2017 года компания «Юниксофт», партнер компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), завершила внедрение корпоративного портала на базе...

Внедрения

СЭД «ДЕЛО» в органах власти Тульской области: 9 лет работы, 3000 пользователей, курс на безбумажный документооборот
В Тульской области с 2007 года ведется проект создания информационной системы на основе флагманской разработки компании ЭОС – СЭД «ДЕЛО». Уже ...

Фигура речи


Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов о трендах развития CompanyMedia:
...