Электронный обмен первичными документами в сети магазинов «Подружка»
28.11.2019
Розничная сеть «Подружка» (ООО «Табер Трейд») насчитывает более 230 мультибрендовых магазинов косметики, парфюмерии и полезных мелочей в разных регионах России. Каждый месяц компания открывает новые торговые точки, а также развивает продажи через собственный интернет-магазин.
Цели и задачи проекта
Компания «Табер Трейд» имеет распределенную структуру — множество отделений по всей стране, более того, специфика работы торговой сети подразумевает взаимодействие с сотнями поставщиков товаров. Масштабы документооборота впечатляющие, и минимизировать издержки помог переход на электронное взаимодействие с контрагентами через сервисы обмена.
Так как контрагенты работают с разными операторами электронного документооборота, в «Табер Трейд» подключились сразу к нескольким сервисам обмена. Учитывая высокий трафик документооборота по каждому направлению и особенности обработки первичной учетной документации, потребовалась серьезный пересмотр всего процесса.
Предпосылки оптимизации работы с первичными учетными документами (ПУД):
- необходимость работы с несколькими сервисами обмена;
- отсутствие единого электронного финансового архива документов;
- трудоемкость обработки поступивших документов;
- потребность в удобном инструменте согласования;
- нацеленность на централизацию бизнес-систем компании.
Решение задач
Решение: внедрить единую систему приема, согласования и хранения электронных финансовых документов из разных сервисов обмена.
Этап 1. Нетоварные первичные учетные документы
Задачи:
- Автоматизировать работу с нетоварными ПУД, поступающими из сервисов обмена.
- Организовать электронный финансовый архив документов.
У нетоварных сделок, связанных с арендой помещений, рекламой, хозяйственными закупками и т.д., есть важная особенность — условия каждой сделки индивидуальны. Именно поэтому работа с такими документами подразумевает дополнительные согласования и проверки.
Как это работает
- Первичный учетный документ поступает из сервиса обмена прямо в систему электронного документооборота (СЭД), где автоматически связывается с договором по сделке.
Все документы по договору образуют единый комплект, так пользователь легко может найти всю информацию по сделке, если у него есть права доступа.
- СЭД автоматически определяет ответственного за обработку менеджера — как правило, это сотрудник «Табер Трейд», который заключал сделку (ответственный за договор) или за кем закреплена организация-контрагент.
Ответственному за обработку приходит задача на рассмотрение входящего ПУД — ему нужно только проверить соответствие содержания документа условиям сделки.
- После согласования ПУД ответственным задача автоматически направляется бухгалтеру.
Как только документ согласован в СЭД, он автоматически подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) ответственного и заносится в 1С для отражения в учете. Ответ отправляется контрагенту через сервис обмена.
Подписание документов КЭП гарантирует их неизменность и юридическую значимость.
Этап 2. Товарные первичные учетные документы
Задачи:
- Автоматизировать работу с товарными ПУД, которые сопровождают процесс заказа-приемки товара.
- Организовать хранение полученных файлов в едином финансовом архиве.
Документы по товарным сделкам, связанные с непосредственной деятельностью — приобретением продукции для последующей продажи, как правило, однотипны и их количество велико. Процессы проверки и обработки таких ПУД давно четко выстроены.
Как это работает
- Заказ на поставку отправляется через EDI-систему. Поставщик комплектует его и отправляет, а «Табер Трейд» получает уведомление об отгрузке с полным перечнем информации по товару (размер, вес, наименование, количество и т.д.).
- После приемки товара сотрудник «Табер Трейд» направляет поставщику уведомление о приемке с информацией по фактически принятому товару, это помогает сформировать корректный счет-фактуру.
На основе этого уведомления в учетной системе создается проект проводки.
- После получения уведомления о приемке товара поставщик создает универсальный передаточный документ (УПД), который отправляется в «Табер Трейд» через сервис обмена.
- Пришедший УПД автоматически загружается в СЭД, где по номеру заказа автоматически сверяется с проектом проводки в учетной системе.
- суммы заказа;
- суммы НДС;
- GLN (международный код, применяемый в системах электронного обмена данными и электронной коммерции).
- Если сверка прошла успешно, то СЭД автоматически подписывает документы КЭП утверждающего (в зависимости от контрагента).
- После подписания документа автоматически создается проводка в учетной системе, затем УПД направляется поставщику через сервис обмена.
- Если документ в учетной системе не был найден или выявились расхождения, то в СЭД автоматически формируется задание бухгалтеру с результатом сверки. После устранения расхождений документ отправляется на повторную проверку или оформляется отказ. Ответ контрагент получает через сервис обмена.
Если проект проводки в учетной системе и УПД были составлены корректно, процесс с момента получения документа в сервисе обмена до отправки подписанного экземпляра контрагенту проходит без участия человека.
Результаты проекта
Единый финансовый архив, организованный в СЭД, обеспечивает безопасность хранимой информации с учетом прав доступа, при этом поддерживается работа как с формализованными, так и с неформализованными документами. Также в системе DIRECTUM предусмотрены специальные сценарии подготовки к налоговым и аудиторским проверкам: финансовые отчеты организации формируются в несколько кликов, а документы выгружаются в соответствии с требованиями контролирующих органов.
За счет автоматизации процесса регистрации и отправки УПД контрагенту существенно сократились издержки на доставку, проверку и подписание документов. Факты отправки, получения и возврата строго контролируются.
По состоянию на октябрь 2019 года розничная сеть «Подружка» принимает около 3 000 документов в неделю. В планах — увеличить поток до 4 500 документов.
Среди плюсов проекта выделю, что были оптимизированы транспортные расходы на доставку документов, процедура приемки товаров ускорилась, уменьшилось количество ошибок при работе с документами, сократились расходы на ФОТ.
В будущем компания «Табер Трейд» планирует автоматизировать еще несколько процессов. Среди них — отправка актов ТОРГ-2, согласование входящих счетов и договоров.
Интеграция сервисов обмена и системы электронного документооборота на базе DIRECTUM сыграла решающую роль в оптимизации внутреннего цикла согласования ПУД. На сегодняшний день «Табер Трейд» выделяет несколько ключевых преимуществ такого подхода:
- обработка товарных и нетоварных ПУД в системе электронного документооборота подразумевает строгую маршрутизацию документов — соблюдаются все регламенты и влияние человеческого фактора минимизируется;
- процесс обработки ПУД по товарному документообороту возможен без участия человека, благодаря чему освобождается полезное время сотрудников;
- снижаются финансовые риски по обработке некоторых первичных учетных документов со строго ограниченным временем на подписание;
- все финансовые документы организации хранятся в едином архиве, который облегчает поиск информации и подготовку к проверкам, обеспечивает контроль доступа к данным.
Тематики:
Интеграция
Ключевые слова:
электронный документооборот, Directum
|
