Внедрение программного комплекса «Архивный фонд 4.0» в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края29.09.2010
Заказчик проекта - Государственные и муниципальные архивы Ставропольского края. Автоматизированная система «Архивный фонд 4.0» предназначена для ведения государственного учета, информационной поддержки и обеспечения сохранности архивных документов, создания научно-справочного аппарата к архивным документам.Проект осуществляет группа компаний «Бизнес ИТ» (Ставрополь), Серебряный дилер компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) (Москва). Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» – разработка компании «Электронные Офисные Системы», выполненная по заказу Федерального архивного агентства – это новое поколение программного обеспечения для государственных и муниципальных архивов, предназначенное для автоматизации передачи дел на хранение от организаций и предприятий. Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» является основой системы автоматизации централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. По данным на июль 2010 г. с программой начали работу почти все федеральные архивы и 80% государственных архивов субъектов РФ. Полностью перешли на ведение АФ4 госархивы приблизительно 25% субъектов Федерации, на следующий год планируется подключение остальных. Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» передан в: Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ); Российский государственный архив древних актов (РГАДА); Российский государственный исторический архив (РГИА); Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА); Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ); Российский государственный архив экономики (РГАЭ); Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ); Российский государственный военный архив (РГВА); Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ); Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД); Филиал Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) в Самаре; Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД); Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД); Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ); Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) и др. В 2009 году Федеральным архивным агентством было принято решение о внедрении программного комплекса «Архивный фонд 4.0» в федеральных, государственных архивах субъектов РФ и муниципальных архивах. В государственных и муниципальных архивах Ставропольского края внедрение программного комплекса «Архивный фонд 4.0» проводила компания «Бизнес ИТ» – партнер ЭОС. Ситуация к началу проекта До внедрения программного комплекса «Архивный фонд 4.0» в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края использовалась предыдущая версия системы (3.0). Основное отличие этих систем заключается в том, что «Архивный фонд 4.0» – клиент-серверная система, обеспечивающая одновременную многопользовательскую работу, которую поддерживал ПК «Архивный фонд 3.0». В ПК «Архивный фонд 4.0» существенно расширены функциональные возможности, по сравнению с ПК «Архивный фонд 3.0». Программный комплекс «Архивный фонд 4.0»: обеспечивает возможность автоматизированного учета кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, а также документов на электронных носителях; обеспечивает возможность прикрепления файлов соответствующих форматов к карточкам описания архивных документов на всех уровнях; обеспечивает информационную поддержку обеспечения сохранности архивных документов, включая возможность формирования паспорта архивохранилища; обеспечивает возможность формирования структуры архивохранилища, что упрощает работу по топографированию архивных документов; обеспечивает возможность формирования произвольного количества схем классификации (рубрикаторов) фондов, описей, дел и документов, что позволяет формировать структуры путеводителей по фондам различных каталогов и указателей на уровнях от фонда до документа; возможность автоматизированного подсчета, проверки и контроля объемных показателей при движении архивных документов; обеспечивает возможность протоколирования действий пользователей; обеспечивает возможность перемещения дел из одной описи в другую, в случае переработки описи, перемещение дел из одного фонда в другой; возможность автоматизированного ведения каталога на основе ЕКДИ Архивного фонда Российской Федерации (2007 г.); возможность формирования отчетных документов в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007 г.). Цель проекта Внедрение автоматизированной системы ведения централизованного государственного учета архивных документов государственных и муниципальных архивов Ставропольского края, которая обеспечит: ведение учета и научно-справочного аппарата на уровне архивного фонда, описи, единиц хранения/единиц учета; учет движения документов; формирование паспортов архива и архивохранилища; формирование отчетов; поиск информации и топография. Результаты проекта Специалисты компании «Бизнес ИТ», прошедшие обучение и получившие сертификаты компании «Электронные Офисные Системы», проводили подробные консультации для работников государственных и муниципальных архивов Ставропольского края в классах Учебного центра компании «Бизнес ИТ». В ходе консультаций были рассмотрены следующие вопросы: назначение программного комплекса «Архивный фонд 4.0»; плюсы программы (сравнение с предыдущей версией); установка и настройка программного комплекса «Архивный фонд 4.0», а также конвертация данных из ПК «Архивный фонд 3»; основы работы с ПК на всех уровнях ведения учета от фондов до единиц хранения/единиц учета и документов. В результате работы специалистов компании «Бизнес ИТ» программный комплекс «Архивный фонд 4.0» был установлен и настроен в обоих государственных архивах Ставропольского края (Государственный архив СК и Государственный архив новейшей истории СК), а также в 25 муниципальных архивах СК. В настоящее время специалисты компании «Бизнес ИТ» оказывают консультационные услуги по сопровождению программного комплекса. Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru) Тематики: Интеграция, ПО Ключевые слова: электронный документооборот, ЭОС
|
