RECS ’2013: переход на ЮЗЭД в условиях межкорпоративного обмена документами25.09.2013
Автор: Ольга Звонарева Вопросов и “серых пятен” в данной теме достаточно. И не всегда они связаны с правовым регулированием или сложностями технического характера. Разнящаяся трактовка понятий, в том числе связанных с темой ЮЗЭД, непонимание языка, на котором сегодня говорит мир ИТ, может явиться препятствием к внедрению программных решений в организациях, которые хотели бы и могли бы в полной мере приступить к использованию функционала информационных систем, стать участниками межкорпоративного обмена документами. Проблема заключается в том, что у непрофессионалов, соприкоснувшихся с областью электронного управления информацией, а зачастую и у специалистов нет единого понимания значений терминов ИТ-индустрии и, следовательно, понимания их корректного и уместного использования в разных контекстах. Недостаточно знают они специфику работы в области управления документами. Практически нет ресурсов, где можно было бы оперативно найти полную информацию. Однако стремительное развитие новых технологий не только порождает многочисленные вопросы, но и способствует проявлению интереса представителей различных сфер деятельности к поиску ответов и формированию новых знаний. А обмениваться ими, вести диалог, вовлекая в него профессионалов, позволяют различные открытые мероприятия, ориентированные на широкий круг участников, в том числе и состоявшийся 12 сентября Russian Enterprise Content Summit '2013 (RECS '2013). В мае прошлого года произошло важное событие: на законодательном уровне было разрешено обмениваться электронными счетами-фактурами. Этот факт вписал важную страницу в развитие электронного документооборота в стране и для многих стал отправной точкой в организации обмена электронными документами на межкорпоративном уровне. Построение такой информационной среды стало актуальным вопросом, которому было уделено внимание в рамках секции о ЮЗЭД на RECS '2013. Как рассказал Иван Агапов, руководитель группы аналитики и внедрения Synerdocs, на сегодняшний день порядка 105 тыс. организаций заявили о готовности обмениваться электронными счетами-фактурами. “Это 2% от общего числа компаний, которые регулярно сдают отчетность. Вроде бы немного, но и не мало. Электронные счета-фактуры существуют чуть больше года и, на мой взгляд, 2% — это вполне приличная цифра. Но есть важный момент: многие компании, которые переходят на электронный документооборот, пробуют отправлять документ через веб-клиент или любую другую операторскую систему. Фактически это обычная электронная корреспонденция с добавлением электронной подписи. Но эффективность использования данного ресурса ограничивается сроками передачи документов. Чтобы добиться существенного эффекта, нужно рассматривать возможность интеграции внешнего электронного документооборота с внутренними процессами компании и, прежде всего, использовать те корпоративные системы, которые уже есть”. Максим Еременко, руководитель направления “Обмен электронными документами” фирмы “1С”, рассказал, что в ряде пилотных проектов и промышленных внедрений, когда была получена обратная связь с бизнесом, стало очевидным, что использование единой учетной системы удобно для компаний и дает большие преимущества при работе с электронными документами, обмене юридически значимыми документами между компаниями. В целом на сегодняшний день сомнений в необходимости внедрения систем электронного документооборота и управления информацией ни у кого не возникает. Эксперты не устают отмечать их преимущества перед традиционным бумажным аналогом, упоминая при этом сложности, которые решаются посредством СЭД . “Я бы выделил две проблемы бумажного документооборота: передача и доставка документов в удаленно расположенные филиалы или контрагентам. Здесь имеется в виду не только скорость. Все знают о возможных задержках с доставкой бумажной почты. Но нередко вызывает вопросы и надежность этой доставки: корреспонденция регулярно теряется. И второй важный момент: частая необходимость ввода данных с полученного бумажного документа. По опыту компаний, которые используют учетную систему предприятия, отмечается 30%-ное снижение нагрузки на бухгалтеров и операторов, которые занимаются вводом информации с полученных бумажных документов”, — констатировал г-н Еременко. По его словам, технология учетной системы позволяет работать в едином пространстве, не переключаясь на иные программные решения, осуществлять при этом быстрый поиск и автоматическое создание документов. Не возникает проблем, связанных с дублированием настроек прав доступа. Кроме того, повышается прозрачность бизнес-процессов за счет интеграции внешнего и внутреннего документооборота. Говоря о сложностях, с которыми зачастую сталкивается корпоративный сектор — крупные, обладающие конкурентным преимуществом компании, именуемые не иначе как “генератор трафика”, Максим Еременко выделил следующие. Отсутствие контролирующего лица. “Бич большинства неуспешных ИТ-проектов — это отсутствие бизнес-заказчика, когда никто не подгоняет и не контролирует ход решения задач и проект длится бесконечно. Данный факт фиксируется на каждом втором проекте”. Но в любом случае переход на межкорпоративный документооборот без подключения к нему контрагентов, по мнению г-на Агапова, невозможен. “Без них это не имеет смысла. Крупные компании могут влиять на своих контрагентов и должны мотивировать их. Например, наглядно показывая экономическую выгоду. Мотивация зависит и от заказчика, и от оператора электронного документооборота. И здесь важно действовать, объединяя усилия. Оператор часто берет на себя задачу подключения ваших контрагентов, он в этом прямо заинтересован. Задача компании заключается в том, чтобы предложить ту мотивацию, которая должна сработать”. Неполное представление о точках затрат также является распространенной практикой. “Если компания не понимает, где она теряет деньги при ведении бумажного документооборота, то и быстро внедрить электронный документооборот сложно из-за слабой экономической мотивации”, — полагает Максим Еременко. Проблему представляют также сложности интеграции. По словам г-на Ерёменко, дело в том, что информационные системы у большинства крупных компаний достаточно кастомизированы, и в этом тоже есть свои сложности: “Реинжиниринг осуществляется по принципу “работает — не трогай”. То есть далеко не всегда компании готовы к значительным изменениям бизнес-процессов, что может потребоваться при переходе на юридически значимый электронный документооборот”. Распространенной проблемой являются задержки первичных документов от поставщиков, контрагентов. В данном случае сложность заключается в том, что электронный документ невозможно выставить задним числом. Немало вопросов вызывает организация хранения электронных документов. И ключевой из них — обеспечение юридической силы. “Здесь много открытых вопросов. Однако уже сегодня многие из них решены теми же операторами. Хранение можно организовать локально или в облаке. Обычно облачный сервис больше подходит для малых компаний, вариант локального хранения — для крупных организаций”, — считает Иван Агапов. “Подытоживая сказанное, хочу обозначить некоторую статистику. По огромному количеству проектов, которые мы либо вели сами, либо курировали, на принятие решения о начале пилотного проекта зачастую уходит до полугода, а иногда и до года. Сейчас мы отмечаем всплеск внедрений, а компании, которые год назад консультировались у нас, получали всю необходимую информацию, только сейчас подходят к пониманию, что подобные программные решения надо внедрять”, — прокомментировал Максим Еременко. Опыт внедрений, который предполагал обмен ЮЗЭД, по его словам, показывает, что и пользователи, и операторы электронного документооборота отмечают дополнительные преимущества: лучшую управляемость, предсказуемость процесса. “Во-первых, внедрение некого функционала в учетную или управленческую систему — это типовой бизнес-процесс для интеграторов, они знают, как доработать вашу учетную систему. Во-вторых, интеграция более комфортна для ИТ-служб компаний, поскольку не возникает так называемого “зоопарка решений”, нет необходимости нанимать других специалистов. И, в-третьих, интеграция способствует более быстрому принятию решений на уровне руководства, потому что включение нового функционала в имеющуюся систему обосновать значительно проще, нежели внедрение новой, дополнительной системы. Все эти проблемы и преимущества, о которых я рассказал, относятся не только к вам как потенциальным участникам юридически значимого электронного документооборота, но и к вашим контрагентам”, — резюмировал г-н Еременко. Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru) Тематики: Интеграция, ПО Ключевые слова: электронный документооборот
|