Управление корпоративной информацией30.09.2013
К управлению корпоративной информацией (или контентом) можно подойти и со стороны практики, и со стороны теории. Несомненно, практические аспекты этого процесса более интересны, прежде всего в силу своей бизнес-направленности. Однако чтобы разнообразные практические вопросы сложились в структурированную систему знаний, необходим некоторый теоретический базис. В данной статье речь пойдет о технологиях, лежащих в основе управления корпоративной информацией. Разговор о технологиях Enterprise Content Management (ECM) правильнее будет начать с определения этого понятия. В среде профессионалов рынка ECM принято считать каноническим определение, которое даёт AIIM (Association for Information and Image Management). Для начала заглянем в глоссарий. Итак, по версии AIIM “…управление корпоративной информацией — это совокупность стратегий, методик и инструментов, используемых для захвата, хранения, защиты и доставки информации и документов, относящихся к бизнес-процессам организации”. В приведенном определении можно выделить два очень важных момента. Первый момент: управление информацией производится на протяжении всего её жизненного цикла — от создания или поступления в организацию до доставки конечному потребителю или уничтожения после окончания срока хранения. Именно эта комплексность подхода позволила ECM выделиться в отдельную отрасль. Информация пронизывает все процессы организации, она создается и обрабатывается в разных информационных системах и при помощи различных приложений, но только ECM делает акцент на том, что должен быть единый подход к управлению информацией на протяжении всего ее жизненного цикла. И второй момент: ECM — это не только инструменты, то есть информационные системы, но и стратегии и методики управления информацией. Если нет понимания задачи и выработанной стратегии, если не разработаны и не соблюдаются методики, то внедрение ECM-инструментов не сможет решить задач организации. Если нет инструментов, нет технологий, то методики останутся только на бумаге. В этой связке важны все три элемента: стратегии, методики, инструменты. Можно сделать и еще один вывод: не обязательно, чтобы ECM-задачи в организации решала единая ECM-система. Чаще всего, наоборот, для решения ECM-задач формируется инфраструктура, состоящая из различных аппаратных и программных компонентов, различных технологий и работающая в рамках утвержденной методики. Технологический парк ECM обширен, он постоянно пополняется новыми технологиями, и ECM-вендоры регулярно предлагают новые решения для уже существующих и новых задач. Кроме того, чтобы адекватно применить или оценить технологию, важно понять ее место в единой задаче управления информацией. Думается, самой наглядной иллюстрацией того, как соотносятся технологии ECM с решаемыми задачами, может служить “дорожная карта”, созданная AIIM. Поэтому мы, не мудрствуя лукаво, в своем рассказе о технологиях ECM также будем двигаться по “ECM-пути”. Захват (Capture) На данном этапе жизненного цикла информация создается или импортируется в ECM-систему извне. С этого первого шага начинается движение информации на предприятии, и как следствие возникает задача управления ею. Условно можно выделить два класса информации: создаваемая человеком и создаваемая приложениями. К первому классу относятся бумажные и электронные документы, различные заполненные формы и анкеты, мультимедийная информация (аудио, видео, изображения и т. п.), а также информация на архивных носителях, доставшихся “по наследству”, например, на микрофильмах. Ко второму классу (информация, создаваемая приложениями) относятся данные, выгружаемые из других информационных систем (ERP, CRM, специализированные системы), электронные формы, электронные данные, полученные по каналам электронного обмена. На этапе захвата используются следующие технологии. Сканирование документов. Эта технология позволяет работать в системе с образами бумажных документов, что не только многократно повышает удобство работы, но и делает возможным параллельную и удаленную работу с одними и теми же документами. Информация, поступившая в систему, хранится в ней в соответствии с установленными для этого класса информации политиками. Вопросы хранения могут быть рассмотрены на нескольких уровнях абстракции, от физических методов до политик и общей стратегии управления информацией на предприятии. Поэтому в нашем списке используемых технологий также будут присутствовать технологии самого разного уровня: SAN (Storage Area Network), NAS (Network Attached Storage), CAS (Content Addressable Storage), магнито-оптические диски, CD/DVD, дисковые и ленточные библиотеки, SSD, RAID. Это целый парк технологий и периферийных устройств, предназначенных для хранения информации. Выбор той или иной технологии обуславливается объемом информации, сроком хранения, параметрами доступа к ней пользователей, требуемым уровнем надежности и безопасности; поиск; Обеспечение сохранности (Preserve) Обеспечение сохранности — это даже не этап, это отдельное направление деятельности, включающее в себя ряд задач: обеспечение юридической значимости информации; электронная подпись; Информация, которая обращается в организации и хранится в ECM-системе, только абстрактно представляет собой что-то логически целое. На практике выделяют несколько классов и соответственно несколько отдельных видов деятельности или дисциплин: управление документами (Document Management); Аутсорсинг (Outsourcing) Организации не обязательно делать всё самой, для неё это может быть просто экономически невыгодно. Например, организация может отдать на аутсорсинг хранение документов. В настоящее время нет недостатка в компаниях, предлагающих услугу внеофисного хранения документов. Документы подшиваются в папку, папки складываются в короб, короба хранятся на специальном складе, оборудованном всеми необходимыми средствами (поддержание климата, пожаротушение, автоматическая транспортировка и т. п.). Хранение производится в обезличенных коробах, так что если злоумышленник даже и попадет в хранилище, он не сможет без доступа к внутренней системе определить, где хранятся документы определенной организации. Для удобства пользования прежде чем документы помещать в короба, их можно отсканировать, а скан-копии передать заказчику или предоставить ему доступ к этим данным. Для оперативной работы используются скан-образы, оригиналы извлекаются из хранилища только в исключительных случаях. Сюда же можно отнести использование облачных ECM-сервисов, но об этом поговорим отдельно. Доставка (Delivery) Хранение информации в ECM-системе — не самоцель, информация постоянно используется в повседневной деятельности. Поэтому в сферу деятельности ECM -систем входит организация ее доставки потребителям. Можно выделить следующие задачи. Управление правами доступа. В системе, как правило, хранится информация, предназначенная для разных групп пользователей. Поэтому невозможно представить себе ECM-систему без механизма управления правами доступа. управление правами доступа к цифровой информации (DRM, Digital Rights Management), “водяные знаки” (Watermark); Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru) Тематики: Интеграция, ПО Ключевые слова: электронный документооборот
|