Общие принципы подготовки к внедрению системы ввода данных

Компания «СИТРОНИКС Информационные Технологии» Введение Процессом ввода данных обычно занимаются либо непосредственно конечные пользователи информационной системы (ИС) – сотрудники, непосредственно работающие с введенными данными, либо, если речь идет о массовом вводе данных, специально обученные специалисты – операторы ввода данных. 10-15 лет назад представить альтернативу ручному вводу данных было трудно. Уже тогда существовали сканеры, первичная информация хранилась в виде графических файлов, разработчики систем хранения данных умели привязывать графическое изображение к электронному аналогу («слепку») документа. Но львиная доля информации, так или иначе, вводилась операторами вручную. Сегодня картина изменилась кардинально, заказчики систем все чаще задумываются над тем, как сократить издержки на потоковый ввод информации. Встает вопрос, как автоматизировать не только сам процесс ввода, но и обеспечить интеграцию хранимой в электронных базах информации с существующей ИТ-инфраструктурой предприятия. Всего несколько лет назад решение подобной задачи было слишком дорогостоящим и было доступно только компаниям представителям крупного бизнеса. На сегодняшний день, выбор средств автоматизации процесса ввода и хранения данных достаточно широк и можно подобрать решение для компании любого размера. В данной статье освещены вопросы, которые, так или иначе, встают перед потенциальным заказчиком при выборе систем автоматизированного ввода данных. Квалификация проекта Задачи систем ввода прозрачны – это высокая скорость ввода данных, максимальная точность вводимой информации, экономия ресурсов. Сложнее правильно «квалифицировать» систему, то есть правильно определить, какие функции системы ввода данных минимально необходимы, а какие избыточны. Для правильной квалификации необходимо ответить на ряд вопросов. Какое место в ИТ-инфраструктуре организации займет система ввода? Будет ли система ввода данных сопряжена со сторонними системами? Ввод каких типов документов необходимо автоматизировать? Кто является конечным пользователем документов? Каков юридический статус документов, которые будут храниться и обрабатываться в системе в результате автоматического ввода? И, наконец, каковы источники данных для автоматического ввода документов? Ответы на эти вопросы позволят не только правильно позиционировать систему в общей инфраструктуре предприятия, но и не возлагать на нее функций, которые на данном этапе не востребованы. При этом правильная квалификация позволит оставить необходимый задел, как для развития функциональности системы ввода, так и для расширения интеграции с другими системами. Выбираем – готовое решение или заказная разработка? Этот вопрос, так или иначе, возникает перед заказчиком не только в отношении систем ввода данных, но и любых других технологий. Ответ на него зависит от целей и задач организации. На рынке представлено великое множество разнообразных решений на любой вкус, отличающихся широким ценовым диапазоном. Но готовое решение, позиционируемое как универсальное для любой компании, на практике зачастую оказывается не более чем маркетинговым ходом разработчика. Чаще всего готовое решение – это набор минимально необходимых функций для унифицированных источников данных. Заказная разработка – это неукоснительное следование всем требованиям заказчика и, в итоге, достижение нужного результата. Но, необходимо понимать, что заказная разработка может увеличить временные рамки внедрения системы, а также стоимость внедрения. По этой причине предприятия малых и средних размеров, чаще всего, останавливают свой выбор на готовых решениях, а крупные организации заинтересованы в реализации функций системы, автоматизирующих уникальные рабочие процессы. Унификация вводимых данных Итак, проект квалифицирован, решение выбрано. Пришло время анализа данных предназначенных для ввода. Без преувеличения можно сказать, что анализ это самый сложный и ответственный этап реализации проекта по автоматизации ввода данных. По итогам анализа должны быть получены четкие ответы на вопросы: какие данные вводятся в автоматическом режиме, какие в полуавтоматическом режиме, какие только вручную? Есть ли возможность унифицировать источники данных? Правильные решения, принятые на этапе анализа, позволят избежать типичных ошибок двойного ввода данных, правильно отслеживать версионность данных и пр. Унификация процесса ввода данных По возможности всегда нужно стремиться к унификации процесса ввода данных. Это облегчит сопровождение системы, внесение исправлений после внештатных сбоев и пр. Под унификацией понимается любой процесс (либо подпроцесс) в области ввода данных, поддающийся регламентированию. Если процессом ввода данных занимается специально обученный персонал в рамках единого специального подразделения, это значительно облегчит все стадии проекта, начиная от анализа и заканчивая эксплуатацией и сопровождением. Автоматизация процесса ввода данных Под автоматизированным вводом данных понимается процесс ввода информации в базы данных без участия (или с минимальным участием) персонала. Стоит учесть, что не все данные поддаются унификации, и не все рабочие процессы организованны таким образом, чтобы была возможность все данные вводить в автоматическом режиме. Целью автоматического ввода является не только помещение распознаваемого документа в хранилище, но и подготовка качественных данных, доступных для управления ими из любых информационных систем предприятия. Рассмотрим пример. Цель автоматизации ввода – выделить значимые атрибуты документа, распознать их и ввести в базу данных. На основе этих данных необходимо создать электронную карточку документа (либо обновить, если карточка уже существует) и добавить документ в корпоративное электронное хранилище. При этом необходимо учесть, что документ должен быть доступен не только непосредственно из хранилища, но и из любой сопряженной с хранилищем информационной системы (например, ERP или CRM). Верификация данных. Автоматическая верификация данных Как бы ни было высоко качество данных, вводимых в автоматическом режиме, в определенных случаях требуется верификация данных (т.е. проверка данных перед попаданием их в электронное хранилище). Этот процесс также можно в значительной степени автоматизировать, что позволит снизить издержки, как в части скорости ввода данных, так и по качественным характеристикам. В качестве примера можно рассмотреть автоматизацию процесса верификации данных, проверка которых реализуется с помощью сравнения их с федеральными справочниками (например, КЛАДР). Т.е. процесс верификации сводится не к визуальному сравнению отсканированного документа и данных, полученных в процессе распознавания, а в сравнении распознанных атрибутов с данными, хранящимися в справочниках.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: внедрение