ЭДО в медиарекламе: «Такском» реализовал проект для группы компаний Vi

31.08.2015

Внедрение электронного документооборота на площадке оператора медиарекламы Vi – один из самых необычных проектов компании «Такском», потребовавший доработки СЭД и ее интеграции с автоматизированной системой размещения рекламы. Результатом внедрения стал переход на ЭДО с использованием электронной подписи компании Vi и ее крупнейших партнеров – рекламных агентств.

О заказчике

Группа компаний Vi, основанная в 1987 году, - крупнейший в России и Восточной Европе оператор медиарекламного рынка. Сфера деятельности компании - размещение рекламы на ведущих телеканалах и радиостанциях, интернет-ресурсах, в объектах digital indoor (торговых центрах, кинотеатрах супермаркетах и аэропортах). Vi предоставляет услуги в более чем 160 городах России, Белоруссии и Казахстана. Среди ее клиентов - крупнейшие российские медиахолдинги («Первый канал», ВГТРК, «Проф-Медиа», «Национальная Медиа Группа», «Русская Медиагруппа», ЮТВ; Discovery, «Яндекс» и др.), а также более 100 рекламных агентств. Документооборот группы компаний Vi составляет около 388 000 документов в год.

Документооборот группы компаний Vi

Документооборот группы компаний Vi

Об исполнителе

Компания «Такском» основана в 2000 году. Специализация - разработка, внедрение и сопровождение систем электронного документооборота, обеспечивающих обмен по каналам связи конфиденциальной информацией, защищенной электронной цифровой подписью и СКЗИ.

«Такском» совместно с Минфином России и ФНС России по поручению Правительства РФ провел ряд пилотных проектов по разработке и внедрению в России систем защищенного электронного документооборота, вывел на рынок комплекс уникальных программных продуктов (отчетность через Интернет, электронные счета-фактуры и т.п.) и создал крупнейший Центр сертификации ключей ЭЦП. Компания сотрудничает с крупнейшими государственными структурами: Управление делами Президента РФ, Аппарат Государственной думы РФ, Аппарат Совета Федерации РФ, МИД России, Минэкономразвития России, ФНС России, Верховный суд РФ, Счетная палата РФ, ЦБ РФ (Банк России), Генеральная прокуратура РФ.

Предпосылки проекта

Реклама на медиаресурсах – специфический бизнес, в котором, наряду со стандартной финансовой документацией, используется ряд документов, затрагивающих особенности хозяйственной деятельности оператора. К 2012 году компания Vi начала остро ощущать негативные стороны бумажного внешнего документооборота в отношениях с контрагентами-рекламодателями. По словам заместителя руководителя юридического управления Vi Любови Брызгаловой, путь документа через все службы компании, а затем все службы контрагента мог занимать несколько недель. Кроме того, до нескольких дней уходило на поиск в архиве документов, необходимых для предоставления в контролирующие органы – ФАС, ФНС, органы внутренних дел. Наконец, были случаи потери и даже подделки документов. Учитывая, что вопрос времени во взаимодействиях с рекламодателем или рекламным агентством (срок оплаты по договору и т. п.) имеет зачастую критическое значение, в компании задумались об ускорении этих процессов путем внедрения электронного документооборота (ЭДО).

Инициативу генерального директора Vi по внедрению ЭДО поддержали как ИТ-отдел компании, так и бухгалтерия, служба продаж и юристы. Для начала специально созданная проектная команда досконально изучила законодательство и международный опыт подобных проектов, так как в рекламном бизнесе в России на тот момент никто не применял электронную цифровую подпись (ЭЦП) в документах хозяйственной деятельности. Катализатором внедрения ЭДО в компании стала законодательная инициатива - утверждение формы электронного счета-фактуры.

В результате компания Vi начала переговоры с несколькими операторами удостоверяющих центров и в итоге остановила выбор на компании «Такском». В пользу «Такскома» сыграл его статус ведущего оператора на рынке, членство в Сети доверенных операторов ЭДО ФНС России и сотрудничество с крупнейшими российскими организациями, в том числе государственными. Решающим аргументом стал индивидуальный подход: проектом для Vi стала заниматься отдельная команда специалистов, которая специально для этого доработала программу «Такском-Ассистент», адаптировав ее под собственную разработку внутренних служб Vi - автоматизированную систему размещения рекламы ViMB, которую используют в качестве профильного прикладного ПО большинство участников рекламного рынка. «Кроме того, - замечает Любовь Брызгалова, - для нас было важно, чтобы за прохождение каждого документа платили мы, как инициаторы, а не наши контрагенты. Это дополнительный стимул для наших клиентов к использованию ЭДО».

Ход проекта

Предварительная работа над проектом – доработка программы, тестирование и т. д. - началась в 2012 году и заняла около года. В это время специалисты Vi провели в рекламных агентствах несколько презентаций, на которых показывали партнерам преимущества использования ЭДО и выясняли их пожелания по поводу новой системы. Главным требованием партнеров стало условие, чтобы процесс прохождения документов в электронном виде затрагивал те же службы, что и в бумажном виде. Соответственно, после доработки программы документ, подписанный ЭЦП со стороны компании Vi, попадает через удостоверяющий центр «Такском» в ту же программу ViMB на стороне клиента-рекламодателя и проходит по его службам.

Типы документов, подписываемых в Vi электронной подписью

Типы документов, подписываемых в Vi электронной подписью

Также, по пожеланию внутренних служб Vi, рекламодателей и контрагентов, в программе была введена возможность проставить штамп на распечатанных бумажных документах, ранее подписанных ЭЦП. На штампе указан сертификат о подписи, срок ее действия и содержится информация о том, кем, когда и на основании чего был подписан документ.

После этого специалисты Vi и «Такскома» совместно с одним крупным рекламным агентством около трех месяцев тестировали систему на предоставленной оператором площадке, параллельно заводя процессы на бумаге и в СЭД.

В мае 2012 года «Такском» и Vi начали работу по внедрению ЭДО. К 2013 году в автоматизированной системе размещения рекламы ViMB заработала возможность утверждения документов с помощью электронной подписи и появились первые истории ее использования.

Итоги проекта

Миграция происходит постепенно. На сегодняшний день вслед за компанией Vi на электронный документооборот с использованием ЭЦП в той или иной мере перешли все крупные рекламные агентства. Поначалу компании ограничивались только электронными гарантийными письмами и счетами, потом начали подключать остальное. Сейчас доля документации между Vi и внешними контрагентами, подписанной электронной подписью, достигает 20 %: это гарантийные письма, счета, заказы на размещение рекламы, эфирные справки и счета-фактуры, хотя последние пока не всегда. В бумажном виде по-прежнему проходят такие документы, как договоры на размещение рекламы.

Преимущества новой системы стали очевидны сразу же после ее внедрения. Значительно ускорился процесс подписания, отправки и получения документов контрагенту. Как следствие, сократились сроки оплаты оказанных услуг и снизилась дебиторская задолженность компании. Участникам документооборота стал виден весь путь прохождения документа. Произошла экономия на расходных материалах, ресурсах на ведение архива и рабочем времени в целом. Документы перестали теряться. Уменьшилось время, затрачиваемое на подготовку ответов по запросам контролируемых органов. Особенно важно, что при использовании ЭЦП усилилась степень защиты подлинности документа, вплотную приблизившись к 100 %.

Перспективы проекта

Целью Vi в перспективе становится увеличение ЭДО в компании, доведение его доли до 80 % среди документов внешнего хозяйственного оборота. Для этого необходимы новые законодательные инициативы – например, утверждение электронного формата универсально-передаточных документов, а также регулирование вопроса выставленных и полученных счет-фактур.

Перспективы развития ЭДО в Vi

Перспективы развития ЭДО в Vi

«При осуществлении внешнего ЭДО и подписании ЭЦП мы хотели бы пожелать создания единого пространства, позволяющего обмениваться документами с контрагентами, пользующимися услугами разных операторов ЭДО – так называемого роуминга между операторами. Также для нас важна возможность обмена электронными документами с иностранными партнерами, с которыми мы с ними активно работаем» - замечает Любовь Брызгалова.

Руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами компании «Такском» Иван Пальчиков уточнил, что «Такском» ведет активные переговоры о межоператорском взаимодействии, этот проект находится в режиме опытной эксплуатации. Операторы готовы предоставлять роуминг, но пока в разовом порядке по заказу крупных компаний. Также прорабатываются и вопросы международного сотрудничества.

 

Ключевые слова: электронный документооборот, Такском

Дайджест


Другие новости



Интервью


«Информативная СЭД без излишеств – это EOS for SharePoint». Экспертный взгляд на систему опытного технолога и пользователя
Ольга Ковалева – делопроизводитель со стажем более 14 лет. Работала в компаниях разного профиля и масштаба: частной фирме-производителе лекарс...

Внедрения

СЭД «ДЕЛО» в органах власти Тульской области: 9 лет работы, 3000 пользователей, курс на безбумажный документооборот
В Тульской области с 2007 года ведется проект создания информационной системы на основе флагманской разработки компании ЭОС – СЭД «ДЕЛО». Уже ...

Фигура речи


Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов о трендах развития CompanyMedia:
...