ЭДО для международной фармацевтической компании. «Такском» проводит автоматизацию «Кьези Фармасьютикалс»

29.09.2015

В «Кьези Фармасьютикалс» реализован проект по внедрению ЭДО с помощью решений «Такском». О переходе на ЭДО в отделе по работе с персоналом «Кьези Фармасьютикалс» задумывались еще в 2011 году. В апреле 2014 года заказчик приступил к выбору оператора ЭДО, а в августе 2015 года система стартовала. Сегодня специалисты отдела по работе с персоналом отправляют сообщения сотрудникам, работающим вне офиса, в программе «1С» посредством модуля «1С-Такском». Работник, открывая «Личный кабинет» в сервисе «Такском-Файлер» на персональном компьютере, получает документ, подписывает его ЭП и при необходимости распечатывает. Система «Такском-Доклайнз» – облачный сервис для юридически значимого ЭДО с контрагентами – позволяет обмениваться не только бухгалтерскими, но и кадровыми документами. Проект развивается: в настоящий момент компания «Такском» внедряет в «Кьези Фармасьютикалс» решение облачной электронной подписи.

О заказчике

Международная фармацевтическая компания «Кьези» (Chiesi) основана более 80 лет назад в итальянском городе Парма. Там же находится центральный офис «Кьези». Филиалы расположены в 25 странах мира. Компания разрабатывает и производит оригинальные пульмонологические лекарственные препараты. Ее научно-исследовательские центры размещены в Италии, Франции, США и Великобритании, производство – в Италии, Франции и Бразилии. «Кьези» имеет широкую партнерскую программу и связана лицензионными соглашениями с крупными производителями лекарственных средств – «ГлаксоСмитКляйн», «Новартис», 3М, «Такеда», «АстраЗенека». Благодаря этой программе продукция «Кьези» представлена в 114 странах мира. В ноябре 2005 года «Кьези» открыла в Москве филиал «Кьези Фармасьютикалс». В 2012 году российский филиал «Кьези» начал сотрудничать с лидером отечественного фармацевтического рынка – компанией «Фармстандарт». Сейчас в штате филиала «Кьези Фармасьютикалс» – более 100 сотрудников: 35 работают в московском офисе и 80 – в российских регионах, среди них – медицинские представители, менеджеры по работе с органами здравоохранения, региональные и территориальные менеджеры. Все региональные специалисты работают дистанционно.

Здание фармацевтической компании «Кьези» в Италии

Здание фармацевтической компании «Кьези» в Италии

Об исполнителе

Компания «Такском» с 2000 года специализируется на разработке, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота, обеспечивающих обмен по каналам связи конфиденциальной информацией, защищенной электронной цифровой подписью и СКЗИ. «Такском» сотрудничает с крупнейшими государственными структурами: это Управление делами Президента РФ, Аппарат Государственной думы РФ, Аппарат Совета Федерации РФ, МИД России, Минэкономразвития России, ФНС России, Верховный суд РФ, Счетная палата РФ, ЦБ РФ (Банк России), Генеральная прокуратура РФ. А также с компаниями, в числе которых Coca Cola, Samsung, Nokia, «Связной», «Роснефть», HeadHunter, «Ашан», «Ростелеком», «Одноклассники», ИТАР-ТАСС, Johnson&Johnson, «Леруа Мерлен», TEZ Tour, «Натали Турс», «Сбербанк России», «Почта России», «Мерседес-Бенц Банк Рус», HP, МГТС, «Гайский горно-обогатительный комбинат» и др. В рамках регионального развития компанией «Такском» за прошедший год было привлечено более 100 новых представителей по всей территории Российской Федерации, общее количество офисов продаж партнеров составило более 300.

Предпосылки проекта

Предложение о переходе «Кьези Фармасьютикалс» на ЭДО поступило от отдела по работе с персоналом. Более того, это подразделение стало генератором идеи и основным участником проекта по внедрению ЭДО в компании.

«Современные фармацевтические компании должны соответствовать принципу нового менеджмента – следи за результатами, а не за подчиненными. Однако для того чтобы было удобно регулировать правовые отношения с персоналом, работающим вне офиса, необходим электронный документооборот. Мы задумались о переходе на ЭДО еще в 2011 году. Причиной тому были задержки в подписании региональными сотрудниками приказов, дополнительных соглашений и других кадровых документов и даже их потери», - говорит менеджер отдела по работе с персоналом Ирина Кораблева. «Терялось около 30 % документов, направляемых работникам в регионы почтой или курьером. Много документов возвращалось обратно, поскольку люди, будучи в разъездах, не могли их получить», – добавляет администратор отдела по работе с персоналом «Кьези Фармасьютикалс» Татьяна Киреенко.

Менеджер отдела по работе с персоналом «Кьези Фармасьютикалс» Ирина Кораблева

Менеджер отдела по работе с персоналом «Кьези Фармасьютикалс» Ирина Кораблева

Таким образом, мотивации для перехода компании на ЭДО было достаточно, однако решающим посылом к тому стали новые правовые нормы. В 2013 году вышел Федеральный закон от 05.04.2013 № 60-ФЗ, на основании которого  внесены поправки в Трудовой кодекс, в частности введена Глава 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Нормы только что вступившего в силу законодательства требовали открытия обособленных подразделений в регионах в случае применения дистанционного труда. У «Кьези Фармасьютикалс» таковых не было, и это влекло за собой большие риски, компания должна была перейти на ЭДО, но сначала подготовиться к этому. По новому законодательству еще не было разъяснений, отсутствовали судебная практика и инструменты для использования ЭДО физическими лицами, форма трудового договора с дистанционными сотрудниками требовала значительной доработки.

В том же 2013 году Ирина Кораблева пошла учиться в Высшую школу экономики, а в июле 2014-го защитила дипломную работу, которая стала теоретической базой для проекта по внедрению ЭДО в «Кьези Фармасьютикалс». В рамках дипломной работы была собрана правовая база под дистанционный труд, исследовано зарубежное законодательство и практика его применения. Дипломная работа также содержала расчет финансовой выгоды «Кьези Фармасьютикалс» при переходе на ЭДО. «Так совпало, что я училась в Высшей школе экономики и параллельно вместе с коллегами готовила проект по внедрению ЭДО в нашей компании и затем участвовала в его реализации», – рассказывает Ирина Кораблева.

Ход проекта

В апреле 2014 года «Кьези Фармасьютикалс» приступила к выбору оператора ЭДО. «Мы обращались к разным ИT-компаниям, все они были готовы работать с нами. Но, поскольку на тот момент в бухгалтерии и кадрах мы использовали программу «1С», чтобы не начинать с нуля, мы искали оператора, у которого есть готовая интеграция с «1С». Таким оказался «Такском». Его сервис ЭДО уже был встроен в «1С», но, правда, тогда позволял обмениваться только бухгалтерскими документами», – вспоминает ИT-директор «Кьези Фармасьютикалс» Павел Карасев.

В компании «Такском» отмечают: для того, чтобы электронная система предоставила возможность обмениваться еще и кадровыми документами с физическими лицами, нужно было серьезно поработать. Кроме того, было очень сложно определиться с процедурой подготовки бумаг, необходимых для оформления электронной подписи (ЭП) на физических лиц. В результате было решено, что отдел по работе с персоналом будет самостоятельно за дистанционных сотрудников комплектовать документы, а тем предстоит только подписывать их. Для этого с каждым региональным работником было заключено дополнительное соглашение об изменении условий трудового договора и собраны заявления на оформление ЭП.

Итоги проекта

Система ЭДО в «Кьези Фармасьютикалс» стартовала в августе 2015 года. Тогда же в центральном офисе в Москве был проведен тренинг региональных работников, настройка их ноутбуков и передача токенов с ключом ЭП. С 1 сентября они стали работать по новому бизнес-процессу.

Сегодня специалист отдела по работе с персоналом отправляет сообщение сотруднику, работающему вне офиса, в программе «1С» посредством модуля «1С-Такском». В свою очередь, работник, открывая «Личный кабинет» в сервисе «Такском-Файлер» на персональном компьютере, получает документ, подписывает его ЭП и при необходимости распечатывает. В результате трудовые отношения с персоналом находятся в строгом правовом русле. Документы не теряются, они доступны в любой момент, поскольку их путь хорошо прослеживается. Период обращения укладывается в законодательные нормы. Отработанные документы находятся в электронном хранилище. Налицо экономия на расходных материалах. Региональным работникам теперь им не надо ждать курьера или ходить на почту.

Поначалу с введением ЭДО у персонала, работающего вне офиса, были трудности – специалисты забывали токены, не понимали алгоритм действий в электронном сервисе - но сейчас все наладилось. «Мы разработали собственную инструкцию для сотрудников. После того, как берем на работу человека, передаем ему токен, подключаем, регистрируем и направляем инструкцию, в которой максимально понятно изложены все действия в сервисе «Такском-Файлер», – делится Татьяна Кириенко.

Практически все документы отдел по работе с персоналом направляет сотрудникам в электронном виде. На бумаге остались только трудовой договор либо дополнительное соглашение к нему, а также заявление на оформление ЭП и авансовый отчет с чеками.

У каждого удаленного сотрудника «Кьези Фармасьютикалс» в компьютере установлена программа «КриптоПро CSP», есть токен с ключом ЭП, настроен «Личный кабинет». Система «Такском-Доклайнз» – облачный сервис для юридически значимого ЭДО с контрагентами – теперь позволяет обмениваться не только бухгалтерскими, но и кадровыми документами.

Перспективы проекта

Сегодня у каждого удаленного сотрудника «Кьези Фармасьютикалс» в компьютере установлена программа «КриптоПро CSP», есть токен с ключом ЭП, настроен «Личный кабинет». Совсем скоро компания «Кьези Фармасьютикалс» начнет использовать облачную электронную подпись.

«Новая облачная технология позволит нашим региональным работникам открывать свой «Личный кабинет» с любого компьютера, в том числе с планшета без всякого токена. Для этого им потребуется иметь при себе только телефон, на который будут приходить сообщения об отправке документов и одноразовые пароли для доступа к ключу ЭП», – говорит Павел Карасев.

«В настоящий момент компания «Такском» внедряет решение облачной электронной подписи. Удостоверяющий центр берет на себя установку и обслуживание сертифицированного оборудования для выпуска, хранения и использования ключей электронной подписи. Клиенту же будет предоставлено простое в работе приложение, которое позволит ставить ЭП на документ сразу же после того, как с помощью дополнительных кодов проверится личность пользователя», – сообщает технический директор компании «Такском» Александр Тупицын.

Ключевые слова: электронный документооборот, электронная подпись, Такском

Дайджест


Другие новости



Интервью


Начальник отдела департамента ИТ Управления Делами Главы и Правительства КБР Аслангери Кумыков: «СЭД органов госвласти и местного самоуправления – это инструмент для повышения эффективности работы госслужащих и стимул для оптимизации бизнес-процессов»
В Кабардино-Балкарской Республике продолжается развитие Единой системы электронного документооборота органов государственной власти и органов ...

Внедрения

СЭД «ДЕЛО» в органах власти Тульской области: 9 лет работы, 3000 пользователей, курс на безбумажный документооборот
В Тульской области с 2007 года ведется проект создания информационной системы на основе флагманской разработки компании ЭОС – СЭД «ДЕЛО». Уже ...

Фигура речи


Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов о трендах развития CompanyMedia:
...