EOS for SharePoint в RD Group: от переписки и согласования договоров до управления совещаниями и автоматизации платежей

В московском офисе международного холдинга RD Group запущена ЕСМ-система на базе СЭД EOS for SharePoint. В ходе проекта были автоматизированы офисный документооборот и архив, бизнес-процессы согласования различных групп документов, управление совещаниями. Кроме серверной и пользовательских лицензий на систему EOS for SharePoint, заказчиком приобретены дополнительные опции и подсистемы: «Управление совещаниями», «Сканирование», «ЭП и шифрование», а также комплект ПО для работы руководящего состава компании на мобильных устройствах. Особенностями проекта стали разработка и внедрение модуля интеграции с «1C» и ряда других модулей, учитывающих специфические потребности заказчика. Исполнителем проекта выступил партнер компании ЭОС, разработчика EOS for SharePoint - ООО «Юниксофт».

О заказчике

Холдинг RD Group имеет 20-летний опыт работы и обладает уникальной командой, способной реализовать самые современные, сложные и знаковые проекты. Компания осуществляет деятельность в трех ключевых направлениях – инвестиции, строительство и управление коммерческой и жилой недвижимостью премиум-класса в России и мире. Компаниями, входящими в холдинг, реализовано множество крупных проектов, в числе которых – деловой квартал «Романов двор» (Москва), элитная резиденция «Долина Роз» (Люксембург), международная школа UWC Dilijan College (Армения) и другие.

Эксклюзивная торговая галерея «Времена года» - один из объектов RD Group

Об исполнителе

ООО «Юниксофт» работает на рынке информационных технологий с января 2008 года и оказывает полный комплекс услуг по автоматизации делопроизводства и электронного документооборота на предприятиях Москвы и Московской области. «Юниксофт» является сертифицированным партнёром компании-разработчика «Электронные Офисные Системы» и специализируется на внедрении программных продуктов данной компании. В настоящее время основными клиентами «Юниксофт» являются многие районные, городские и поселковые администрации Московской области, все районные и городские подразделения Московского областного БТИ, а также несколько крупных ВУЗов и предприятий Москвы. Игрок входит в состав Мытищинской торгово-промышленной палаты и является Центром регистрации сертификатов электронной цифровой подписи «Национального удостоверяющего центра» в Мытищинском, Пушкинском, Сергиево-Посадском районе Московской области и оказывает услуги по аккредитации предприятий на электронных торговых площадках и сопровождению электронных торгов.

Цели проекта

Проект автоматизации документооборота в RD Group является комплексным – он охватывает не только обработку переписки и организационно-распорядительной документации, но и иные бизнес-процессы.

В качестве главных целей проекта, таким образом, заказчик обозначил следующие:

• создание единого информационного пространства для компаний, входящих в холдинг;
• оптимизация бизнес-процессов;
• обеспечение контроля и анализа статистики бизнес-процессов;
• автоматизация документооборота;
• обеспечение технологических возможностей для оперативного поиска и хранение информации.

Концепция проекта предусматривает рассмотрение системы документооборота в качестве единого интерфейса для доступа к различным группам корпоративных документов – от входящей, исходящей корреспонденции и ОРД до договоров, заявок и реестров на оплату.

О решении

Для реализации данного проекта выбрана система EOS for SharePoint (разработчик – компания ЭОС), которая на сегодняшний момент является самым популярным на российском рынке ECM-продуктом на базе платформы MS SharePoint. К числу причин, по которой клиенты выбирают EOS for SharePoint, относятся не только богатый функционал сразу «из коробки», но и возможность интеграции с любыми сторонними приложениями и доработки процессов под индивидуальные потребности любого заказчика. Система востребована крупными холдингами и компаниями со сложным документооборотом, разнообразными бизнес-процессами, разветвленной структурой. Примерами таких компаний, ранее внедривших EOS for SharePoint, являются ОАО «Калужский двигатель», ГК «Термекс», Группа строительных компаний «ВИС», Московская Пивоваренная Компания, ряд крупных банков и др.

EOS for SharePoint - самая популярная СЭД на SharePoint в России

Ход проекта

Внедрение СЭД EOS for SharePoint в RD Group было направлено на решение одновременно нескольких задач:

• создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все подразделения, и организация взаимодействия между ними на новом уровне управленческих коммуникаций;
• комплексная автоматизация работы с документами, включая процессы создания, передачи, совместной работы, согласования, публикации, хранения и уничтожения документов, а также организации контроля исполнения;
• внедрение единых технологических принципов учета и обработки документов;
• формирование на базе СЭД единого информационного пространства, в котором обеспечиваются процессы совместной работы с документами на качественно новом уровне.

Кроме серверной и пользовательских лицензий на систему EOS for SharePoint, заказчиком приобретены дополнительные опции и подсистемы: «Управление совещаниями», «Сканирование», «ЭП и шифрование», а также комплект ПО для работы руководящего состава компании на мобильных устройствах – 7 лицензий на мобильное приложение iEOS (для iPAD) и столько же лицензий на опцию «ЭП для iEOS».

Всего на данном этапе автоматизирована работа с 6 группами документов: входящая корреспонденция, исходящая корреспонденция, организационно-распорядительная документация, внутренняя документация, договор, заявки на оплату. Для последних 5 групп настроены бизнес-процессы согласования проектов документов в электронном виде. Особенностью, обусловленной сложной структурой холдинга, являются разветвленные маршруты согласования многих документов. Так, бизнес-процесс по согласованию договоров включает 14 этапов.

В рамках проекта также автоматизирован учет документов, хранящихся в архиве. В системе создана база данных для учета размещения физических единиц хранения (архивных дел) с указанием места размещения дела в архиве – номера хранилища, стеллажа, полки, папки и т.д.

Особенности проекта

Параллельно с основным проектом внедрения СЭД был проведен проект по разработке модуля интеграции 1С и EOS for SharePoint. Данный модуль позволяет передавать информацию об изменении и создании объектов из SharePoint в 1С и из 1С в ShareРoint.

Совокупность частей модуля решает следующие задачи:

• создание заявки на оплату из EOS for SharePoint в 1С;
• обновление статуса заявки на оплату в EOS for SharePoint из 1С;
• создание реестра на оплату в 1С;
• обновление полей заявки на оплату по данным из 1С;
• создание договора из EOS for SharePoint в 1С.

Также по просьбе заказчика разработаны и внедрены ряд дополнительных модулей:

• Модуль по штрихкодированию позволяет присваивать уникальный номер (штрих-код) каждому регистрируемому в системе документу, тем самым расширяя функциональность стандартной нумерации документов в EOS for SharePoint.
• Автозаполнение поля из справочника - модуль позволяет автоматизировать заполнение полей подстановки определенными значениями из справочника.
• Реестр заявок на оплату - модуль предоставляет возможность формирования и согласования реестров заявок в табличной форме. Сотрудник, отвечающий за формирование реестров, создает реестр и заполняет поле «Список заявок», выбирая заявки, подходящие по определенным критериям. Затем реестр отправляется на согласование.
• Удаление дубликатов задач согласования - модуль позволяет избежать двойного согласования проектов документов в рабочем процессе «Совместная работа» в EOS for SharePoint. Обработчик событий удаляет или исполняет задачу совместной работы в случае, если задача подготовки или согласования проекта документа была уже ранее исполнена пользователем в рамках текущей итерации процесса.

Кроме разработки дополнительных модулей, в рамках проекта изменен интерфейс единого рабочего места пользователя, в котором добавлены дополнительные поисковые поля; настроены автозаполняемые шаблоны (например, для исходящего письма); разработана дополнительная отчетная форма (сводка по поручениям). Также в рамках проекта специалисты компании «Юниксофт» провели обучение персонала заказчика.

Система запущена в промышленную эксплуатацию в конце июля 2015 года.

Итоги проекта

В результате внедрения EOS for SharePoint в холдинге RD Group создана единая информационная среда для совместной работы пользователей, функционирование которой обеспечено базовыми возможностями системы, дополнительными подсистемами, модулями и ее интеграцией со сторонними продуктами. В системе автоматизированы документально ориентированные бизнес-процессы, а также реализована концепция единой точки доступа к любым корпоративным информационным ресурсам и сторонним приложениям через пользовательское рабочее место в СЭД. В настоящее время система работает в штатном режиме.

Перспективы проекта

В настоящее время в холдинге RD Group ведутся работы в части развития модуля интеграции с «1С» с целью полной автоматизации реестра платежей компании. Также согласовываются работы по дальнейшему совершенствованию участка автоматизации архива документов.

Опубликовал: Анна Тумакова (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: ЭОС, EOS for SharePoint