Десятилетие в «ДЕЛЕ». ИА «Референт» развивает СЭД Законодательного Собрания Иркутской области
Проект по внедрению СЭД «ДЕЛО» в Законодательном Собрании Иркутской области стартовал в 2005 году. На сегодняшний день в СЭД работают все внутренние службы аппарата организации, а также ее комитеты и комиссии: получают документы, ставят на контроль, отмечают исполнение. Количество лицензий СЭД «ДЕЛО» практически достигло 70 штук. Проект продолжает развиваться: в частности, есть планы по организации электронного обмена между Правительством Иркутской области и ЗакСобранием, использованию мобильных решений, автоматизации законотворческой деятельности. Партнером по внедрению выступает иркутская компания ИА «Референт».
О заказчике
Законодательное Собрание Иркутской области является постоянно действующим высшим и единственным органом законодательной власти Иркутской области. Образовано в 1994 году. Дата избрания депутатов нынешнего созыва - 8 сентября 2013 года, по результатам выборов в составе организации были созданы фракции: «Единая Россия», КПРФ, ЛДПР, «Гражданская платформа». ЗакСобрание Иркутской области принимает Устав Иркутской области и поправки к нему, осуществляет законодательное регулирование по предметам ведения Иркутской области как субъекта РФ и предметам совместного ведения РФ и субъектов РФ в пределах полномочий Иркутской области, а также контролирует соблюдение и исполнение законов Иркутской области, областного бюджета, бюджета территориального государственного внебюджетного фонда, установленного порядка распоряжения государственной собственностью Иркутской области.
Об исполнителе
Информационное агентство «Референт» (г.Иркутск) начало свою работу в 2001 году, предложив клиентам различные системы автоматизации управления документами и консалтинговые услуги в области документационного обеспечения и ведения архивного делопроизводства. На сегодняшний день «Референт» является одним из лидеров на рынке профессиональных услуг по автоматизации документооборота и документоориентированных бизнес-процессов на территории Восточной Сибири. Внедренные игроком системы используются среди организаций и предприятий различных отраслей деятельности. «Референт» является Серебряным партнером компании «Электронные Офисные Системы», ведущего российского производителя и поставщика систем автоматизации документооборота и делопроизводства, ECM-систем.
Предпосылки проекта
В рамках проекта по автоматизации документооборота в ЗакСобрании Иркутской области на начальном этапе было необходимо организовать регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, обеспечить контроль исполнения поручений. Для этого специалистами ЗакСобрания был проведен анализ представленных на российском рынке систем электронного документооборота.
Среди требований, которые были предъявлены к СЭД, одним из важнейших было удобство работы через web-клиент, возможность в будущем организовать работу с электронными цифровыми подписями, известность решения и количество внедрений в органах власти не только федерального, но и регионального уровня.
В результате выбор был сделан в пользу СЭД «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы». Именно это решение на тот момент уже было внедрено и хорошо зарекомендовало себя в Алтайском крае и ряде других регионов в центральной полосе России. Кроме того, важным фактором, склонившим весы в сторону СЭД «ДЕЛО», было и то, что в 2005 году и Госдума, и Совет Федерации уже работали в этой системе.
Кроме того, как рассказали в ЗакСобрании, в 2005 году еще мало кто думал о возможностях межведомственного электронного взаимодействия, это казалось практически несбыточной мечтой, однако уже на тот момент искали систему электронного документооборота «на вырост», которая не ограничивала бы потенциальные возможности специалистов ведомства уже на самом начальном этапе. Именно СЭД «ДЕЛО» показалась наиболее перспективным решением.
Партнером по внедрению была выбрана иркутская компания «Референт», победившая в рамках запросов котировок. Заказчик на тот момент уже имел положительный опыт сотрудничества с «Референтом» в рамках других ИТ-проектов, что, конечно, также сыграло свою роль.
Ход проекта
Проект по автоматизации документооборота в ЗакСобрании Иркутской области стартовал в октябре 2005 года. С помощью СЭД «ДЕЛО» была автоматизирована работа канцелярии: полностью обеспечена регистрация входящих и исходящих нормативных документов. На первом этапе было создано 20 рабочих мест.
Несмотря на то, что при выборе СЭД ЗакСобрание Иркутской области опиралось на опыт работы в этой системе других ведомств, в 2005 году в самом регионе решение было малоизвестно. «Практически единственным внедрением на тот момент был проект в Администрации Братска: там использовалась версия «ДЕЛО-96». Более того – для нас это тоже был первый проект по внедрению СЭД «ДЕЛО», хотя наша компания уже около пяти лет работала на ИТ-рынке Иркутской области. Однако мы видели, что за СЭД будущее, что электронный документооборот становится все более и более востребованным, а «ДЕЛО» – одна из самых перспективных систем. Время показало, что мы были правы», – вспоминает генеральный директор компании «Референт» Александр Виноградов.
Далее проект развивался постепенно. Через год было запущено сканирование документов, в результате чего у специалистов комитетов и служб ЗакСобрания появилось желание работать с теми документами, которые появлялись в этой системе. Также возникла потребность контролировать исполнение поручений комитетами ЗакСобрания и самого аппарата ЗакСобрания, т.е. управленческих документов. Потребности ведомства росли, соответственно увеличивалось и количество лицензий.
Одной из особенностей внедрения системы электронного документооборота в ЗакСобрании оказалась необходимость учитывать высокий уровень «текучки» кадров. В данном случае это обусловлено объективными причинами: ЗакСобрание – выборный орган, поэтому состав депутатов регулярно меняется. Вместе с депутатами приходят и новые сотрудники. Кроме того, меняются комитеты и комиссии, которые работают по поручениям ЗакСобрания. Такая ситуация требует постоянного обучения тех, кто будет взаимодействовать с системой документооборота.
Что касается обучения, то одно из весомых преимуществ СЭД «ДЕЛО» в том, что работать с web-интерфейсом решения очень просто: он интуитивно понятен даже тем, у кого нет опыта работы с СЭД. Обучение было необходимо в первую очередь тем, кто работает в канцелярии с «толстым клиентом». Юзабилити и дружелюбность интерфейса «ДЕЛО» оказались очень полезными: с самого момента внедрения опытные пользователи всегда помогали новичкам. Однако в ведомстве не отказались и не планируют отказываться от обучения, потому что зачастую именно в процессе обучения пользователи узнают, что в системе есть функции, которые нужны в соответствии с новыми требованиями вышестоящих органов власти или новыми законодательными актами. Кроме пользователей, специалисты ИА «Референт» проводили регулярное обучение и системных инженеров, которые обеспечивают оперативную работу системы электронного документооборота.
Итоги проекта
На сегодняшний день все внутренние службы аппарата ЗакСобрания Иркутской области, а также его комитеты и комиссии (в том числе, и депутаты) работают в системе «ДЕЛО». Они получают документы, ставят на контроль, отмечают исполнение. Все документы, которые входят и выходят из ЗакСобрания, сканируются, для их хранения создан архив. В любой момент необходимый документ можно «поднять» из архива, распечатать или сделать скан-копию. Количество лицензий практически достигло 70 штук.
СЭД «ДЕЛО» позволяет быстро подстраиваться под обновляющиеся требования и запросы ЗакСобрания. Так, после выхода 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», ужесточившего требования к контролю над выполнением обращений граждан, появилась потребность в составлении соответствующей отчетности. Сейчас ее делают специалисты ИА «Референт»: они предоставляют аналитику по обращения в различных разрезах – в том числе, по отдельным регионам Иркутской области. Это позволяет руководству и членам ЗакСобрания оперировать актуальными данными на выездных заседаниях, а также в процессе приема граждан по личным вопросам.
За прошедшие 10 лет «ДЕЛО» стало одним из самых популярных решений в регионе. На сегодняшний день 13 из 43 муниципальных образований Иркутской области работают на системе «ДЕЛО» – это 30 % от всех муниципальных образований. Не последнюю роль в их выборе сыграло то, что ЗакСобрание Иркутской области работает в этой системе. К тому же за 10 лет СЭД «ДЕЛО» зарекомендовала себя как система, полностью соответствующая требованиям, которые предъявляет Правительство Российской Федерации к организации электронного документооборота, а компания ЭОС, по данным аналитиков, сейчас является лидером по количеству внедрений СЭД, в том числе – в органах госвласти. Агентство «Референт» за это время стало Золотым партнером компании «Электронные Офисные Системы».
Перспективы проекта
Несмотря на то, что решению уже 10 лет, проект продолжает развиваться. В частности, есть планы по организации электронного обмена между Правительством Иркутской области и ЗакСобранием. Это особенно актуально в связи с активизацией по созданию системы межведомственного взаимодействия в органах власти. Также планируется осуществить межведомственное взаимодействие с федеральными органами – Госдумой и Советом Федерации.
Пока в Законодательном Собрании Иркутской области не пользуются мобильными решениями для работы с документами: на сегодняшний день реализована только отправка депутатам документов по электронной почте для ознакомления. Однако потребность в мобильных решениях уже появляется, особенно в рамках выездных встреч с избирателями, так что не исключено, что в будущем мобильные решения будут использоваться.
Также на повестке дня стоит и автоматизация законотворческой деятельности – обсуждение законопроекта, его согласование, создание юридически значимого документооборота для работы с правительством и другими органами власти.
Благодаря экспертам компании «Референт» специалисты ведомства знакомятся и с опытом коллег из других регионов: система автоматизации законотворчества уже внедрена в нескольких городах – например, в Санкт-Петербурге, в Хабаровске. Это очень перспективное направление: автоматизация позволяет упростить процесс законотворчества, минимизировать количество ошибок, ускорить работу над проектами нормативных актов и так далее. Именно поэтому в Законодательном Собрании Иркутской области намерены в ближайшем будущем также заняться этим вопросом.
Опубликовал: Анна Тумакова (info@ict-online.ru)
Тематики: Интеграция