Автоматизация бизнес-процессов производителя котельного оборудования. Компания «КС-Консалтинг» внедрила «eDocLib: Актив Бизнес» на заводе «Гарант»

07.04.2016

Компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке, в январе текущего года завершила внедрение ECM-решения eDocLib: Актив Бизнес в ООО «Завод котельного оборудования «Гарант» (г. Барнаул). Реализация проекта заняла около двух месяцев. Решение «eDocLib: Актив Бизнес» позволило перевести коммуникации между всеми структурными подразделениями завода – от юристов и бухгалтерии до снабженческих и производственных участков – на качественно новый уровень. Особенность проекта - «eDocLib: Актив Бизнес» была развернута сперва в облаке «КС-Консалтинг», а впоследствии серверная часть системы была перенесена на сервер заказчика. В настоящее время в системе автоматизированы ключевые бизнес-процессы завода: работа с договорами и управленческий документооборот. В дальнейшем предполагается расширения масштаба использования системы и ее функционального применения.

О заказчике

Барнаульское предприятие ООО «Завод котельного оборудования «Гарант»Барнаульское предприятие ООО «Завод котельного оборудования «Гарант» специализируется на проектировании и изготовлении котельного и котельно-вспомогательного оборудования, а также оказывает услуги по его установке, монтажу и пусконаладке. Сегодня группа компаний «Гарант» - это производственные цеха, склады готовой продукции, офисные помещения, территории под новое строительство производственных площадей. Территория поставок компании – не только многие регионы России, но и Казахстан, Беларусь, Украина.

Завод котельного оборудования «Гарант» - одно из крупных предприятий Барнаула

Завод котельного оборудования «Гарант» - одно из крупных предприятий Барнаула

Об исполнителе

Компания «КС Консалтинг» Компания «КС Консалтинг» специализируется на построении корпоративных систем электронного документооборота, систем управления информационными ресурсами, задачами и взаимоотношениями с клиентами, автоматизации бизнес-процессов, кадрового учета, делопроизводства и создании электронных архивов. За 15 лет работы в области автоматизации управления документами специалистами компании накоплен уникальный опыт внедрения систем для организаций и предприятий различного профиля на территории от Республики Алтай до заполярного Норильска и Забайкальского края. Стратегический партнер «КС-Консалтинг» - компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).

«КС-Консалтинг» – сертифицированный партнер компании ЭОС

 «КС-Консалтинг» – сертифицированный партнер компании ЭОС

О решении

Система «eDocLib: Актив Бизнес» создана специалистами «КС-Консалтинг» на основе платформы eDocLib, разработанной компанией ЭОС и активно используемой для создания прикладных конфигураций – типовых и индивидуальных (под потребности конкретного заказчика). «eDocLib: Актив Бизнес» сочетает в себе все ключевые технологии и функции ECM-системы, а также обладает широкими возможностями функциональной адаптации, в том числе и к нетиповым автоматизируемым процессам. Повышению комфорта работы пользователей в системе также способствуют приложение для мониторинга и оповещения пользователей «ДокАгент» и модуль интеграции с MS Outlook.

Возможности «eDocLib: Актив Бизнес»

Возможности «eDocLib: Актив Бизнес»

Компанией ЭОС и партнерами на базе eDocLib разработаны и другие готовые решения: «eDocLib: Хранение и оцифровка», «eDocLib: Реестры НКО», «eDocLib-«Электронная амбулаторная история болезни», «eDocLib: Приемная Руководителя», а также совместный с Ростелекомом облачный сервис О7.ДОК.

Предпосылки проекта

К моменту обращения представителей завода «Гарант» в «КС-Консалтинг» на предприятии сложилась ситуация в отношении документационного взаимодействия по ведению делопроизводства и договорной деятельности, при которой использовались приемы традиционного делопроизводства с комбинированные элементы обмена и хранения информации в электронном виде. Так, наряду с традиционным движением бумажных документов и их копий, файлы электронных образов помещались в папки централизованного файлохранилища на сервере, а для ускорения процессов согласования пересылались по каналам электронной почты. При этом вся сопутствующая информация о поручениях и их исполнении передавалась по различным не связанным друг с другом каналам связи (мессенджеры, телефон, e-mail и т.д.).

Вместе с тем присутствовали и элементы формализации некоторых процессов взаимодействия в административно-управленческих и сбытовых подразделениях завода, посредством создания, сбора и обработки бумажных заявок в снабженческие и производственные подразделения. Однако разрозненность каналов и способов как передачи различной информации, так и обратной связи не позволяла снизить трудозатраты коллективного взаимодействия, а также обеспечить возможность использования систематизированных инструментов контроля исполнительской дисциплины.

Задачи проекта

Задачами внедрения ECM-решения eDocLib: Актив Бизнес в ООО «Завод котельного оборудования «Гарант» стали:

  • обеспечение инструментария для хранения и обработки информации в ходе ведения деятельности завода, включая документы, поручения и проекты документов, а также договоры и прочую информацию, находящуюся в структурированных файлохранищах на серверах учреждения;
  • обеспечение инструментария оперативного и достоверного контроля исполнительской дисциплины, включающего в себя возможность автоматизированной подготовки статистической и аналитической информации о движении и исполнении документов и поручений;
  • обеспечение инструментария для реализации автоматизированного управления заявками и договорами;
  • обеспечение инструментария для решения дополнительных задач, включающих в себя модернизацию взаимодействия подразделений, служб и филиалов: транспортные, хозяйственные и прочие заявки обеспечения деятельности учреждения;
  • обеспечение перспективной возможности расширения охвата взаимодействия с руководителями производственных и складских подразделений по мере возникновения обоснованной необходимости.

Реализация проекта

Завод котельного оборудования «Гарант» закупил комплект из 25 лицензий ПО «eDocLib: Актив Бизнес», а также приложение «ДокАгент».

Приложение для мониторинга и оповещения пользователей «ДокАгент»

Приложение для мониторинга и оповещения пользователей «ДокАгент»

Осуществление глубокой адаптации системы «eDocLib: Актив Бизнес» в соответствии с результатами обследования позволило в полной мере обеспечить ее запуск в рамках всех поставленных задач.

Специалисты «КС-Консалтинг» согласовали с заказчиком подробно описанные автоматизируемые процессы, маршрутограммы и экранные формы. Произвели конфигурирование и настройку системы. После чего приступили к выполнению двух параллельных задач: обучению персонала на рабочих местах пользователей и совместному тестированию настроенных функциональных процессов.

Ввиду оперативности хода внедрения, от заказчика очень быстро поступило предложение из режима опытной эксплуатации в промышленную. Это было обусловлено простотой освоения пользователями навыков работы в системе, а также оптимальностью выполненного конфигурирования. Таким образом, к исходу третьей недели с начала обучения пользователей основные функциональные процессы в системе в масштабе 25 пользователей были запущены в эксплуатацию. Это вполне позволило считать поставленные задачи успешно решенными.

Дополнительно возникающие замечания и предложения было решено реализовать в рабочем порядке в процессе эксплуатации системы заказчиком. Следует отметить, что этому в значительно степени способствовал высокий уровень ответственности заказчика, организовавшего оперативное и эффективное взаимодействие своих сотрудников со специалистами «КС-Консалтинг».

Особенностью данного проекта являлось то обстоятельство, что вопрос начала внедрения и вопрос приобретения серверного оборудования были значительно рассинхронизированы между собой во времени. И поскольку серверное оборудование поступило заказчику лишь спустя месяц после начала внедрения, то все мероприятия, включая обучение пользователей, их работу в системе, а также запуск системы в промышленную эксплуатацию удалось реализовать, развернув «eDocLib: Актив Бизнес» в облаке компании «КС-Консалтинг». Впоследствии серверная часть системы была перенесена на сервер заказчика, что для самих пользователей осталось практически незамеченным.

Интерфейс «eDocLib: Актив Бизнес»

Интерфейс «eDocLib: Актив Бизнес»

Результаты проекта

Внедрение системы «eDocLib: Актив Бизнес» на заводе «Гарант» позволило достичь следующих результатов:

  • обеспечена возможность ввода, обработки, хранения и удобного поиска документов в системе;
  • устранены разрозненные журналы регистрации документов, а также участки вынужденного движения и обработки бумажных копий документов;
  • налажена система коллективного взаимодействия при исполнении задач и поручений по документам и договорам;
  • реализована возможность безбумажного согласования проектов документов и договоров;
  • реализована система безбумажного движения и исполнения различных заявок при взаимодействии подразделений, где требуется учет и контроль этих процессов;
  • обеспечена логическая и функциональная взаимоувязка автоматизированных процессов для обеспечения оперативного и прозрачного контроля.

Перспективы проекта

Успешное и плодотворное совместное решение поставленных задач при внедрении системы «eDocLib: Актив Бизнес» дало возможность заказчику не только существенно повысить эффективность и комфорт коллективного взаимодействия сотрудников подразделений завода, но и активно развивать перечень потенциальных потребностей в автоматизации своих бизнес-процессов. Таким образом, достигнуто соглашение о планировании предварительной подготовке последующих этапов расширения масштаба использования системы и ее функционального применения.

 

Ключевые слова: электронный документооборот, ЭОС, eDocLib, КС-Консалтинг

Дайджест


Другие новости



Интервью


АИС МФЦ ДЕЛО готова к поддержке любых государственных инициатив в части предоставления электронных госуслуг населению
Решение для автоматизации предоставления электронных госуслуг через МФЦ - АИС МФЦ ДЕЛО компании ЭОС – одно из наиболее молодых в своем классе...

Внедрения

СЭД «ДЕЛО» в органах власти Тульской области: 9 лет работы, 3000 пользователей, курс на безбумажный документооборот
В Тульской области с 2007 года ведется проект создания информационной системы на основе флагманской разработки компании ЭОС – СЭД «ДЕЛО». Уже ...

Фигура речи


Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов о трендах развития CompanyMedia:
...