INFODOCUM-2012: электронные архивы и новые технологии извлечения данных. Опыт ЭОС31.01.2013
Профессиональный форум INFODOCUM.ARCHIVE-2012 «Современные технологии эффективного архива», собравший более двухсот представителей органов законодательной и исполнительной власти, руководителей региональных архивов ведущих предприятий и организаций страны, состоялся в декабре прошлого года в Москве. Один из докладов представителей генерального спонсора форума, - «Электронные офисные системы» (ЭОС) был посвящен опыту организации интеллектуального электронного архива с использованием новых технологий извлечения данных на примере решения ЭОС eDocLib: «Хранение и оцифровка». По словам руководителя направления современных ЕСМ-решений ЭОС Сергея Полтева, лавинообразный рост объемов корпоративных данных, наблюдающийся в последние несколько лет, делает задачу организации надежного хранения и эффективного, своевременного и наглядного доступа к архивной информации еще более актуальной. ЭОС на протяжении 18 лет реализует проекты по организации электронных архивов самого различного масштаба: от малых предприятий до многопрофильных холдингов. Среди его клиентов - федеральные и региональные органы власти, ведущие производственные компании и финансовые организации. В частности: Электронный архив Совета Федерации, Судебный департамент при Верховном Суде РФ, Архивная служба ОАО «Мосэнерго», банк «ДельтаКредит», банк «Петрокоммерц», ОАО «Татнефть» и другие организации. За это время компания накопила солидный опыт, отмечая существенные изменения в запросах пользователей архивных систем.
Времени, которое требуется для сканирования и заполнения карточки для 10 тыс. документов. Слайд из презентации Сергея Полтева, ЭОС Еще одним важным моментом, по его словам, является соответствие возможностей архивной системы и реальных потребностей по хранению и извлечению данных. К примеру, соответствие типов документов и их реквизитного состава и необходимых на практике атрибутов для дальнейшего структурирования и обработки информации. В то же время, использование современных технологий обработки данных, позволяет обеспечить одновременно надежное хранение документов в базе данных, высокое быстродействие и возможность быстро конфигурирования атрибутного состава документа и его визуального представления в точном соответствии со спецификой документа и пожеланиями пользователей. Фактически, совместное использование гибко-настраиваемой платформы и инструмента для извлечения данных, позволяет выделить в документах значимый набор атрибутов, адаптировать архивную систему в точном соответствии с выбранным атрибутным составом и его наиболее предпочтительном визуальном представлении и организовать автоматическое заполнение карточек документов при сканировании. Это обеспечивает полное соответствие хранимых атрибутов документа потребностям пользователей и минимальное время загрузки документов в электронный архив.
Комплексное решение ЭОС eDocLib: «Хранение и оцифровка»
«Опыт внедрений разработанного нами комплексного решения на базе ЕСМ-платформы eDocLib и продукта Abbyy FlexiCapture, подтверждает, что применение перечисленных технологий позволяет значительно ускорить как процедуру загрузки информации в электронный архив, так и обеспечить быстрый и удобный доступ к хранимым в архиве данным для пользователей. Очевидно, что повсеместное увеличение объемов данных продолжится, а следовательно, - подобные решения, уже востребованные в организациях, деятельность которых связана с постоянной обработкой значительных объемов информации, получат повсеместное распространение» - отметил руководитель направления современных ЕСМ-решений ЭОС Сергей Полтев. Среди наиболее перспективных сфер использования комплексного решения ЭОС eDocLib: «Хранение и оцифровка» г-н Полтев называет банковскую отрасль, девелоперские компании, образование и производственные компании.
Автоматический ввод данных с технологией Data Capture в решении ЭОС eDocLib: «Хранение и оцифровка» Ключевыми особенностями этого решения ЭОС Вадим Савинов называет легкую настройку без программирования, простоту поддержки, конструирование объектов произвольного вида, привычный интерфейс офисных приложений для пользователей, интеграцию с системами бизнес-аналитики и невысокие требования к аппаратному обеспечению. В результате внедрения решения eDocLib: «Хранение и оцифровка» в кратчайшие сроки (одна неделя) был обеспечен перевод архива в электронный вид, значительно сокращено время извлечения и необходимой обработки данных, а специалисты ИК «МИБ-Инвестиции» самостоятельно могут адаптировать решение для новых типов документов. В будущем предполагается расширение электронного хранилища в направлении постепенного перехода к «единой точке входа» для работы с информацией. Кроме того, будет автоматизированы бизнес-процессы по обработке вновь поступивших документов, возможно, будет осуществлен переход на «облачный» сервис.
Сферы наиболее перспективного использования решения ЭОС eDocLib: «Хранение и оцифровка» «Все большее проникновение облачных сервисов и планшетных устройств будет задавать новый уровень требований к пользовательским интерфейсам в том числе и архивных приложений, и к возможностям «кастомизации» и адаптации внешнего вида приложения и логики его работы в соответствии с потребностями пользователей, а не наоборот как это происходило ранее. Именно на эти тенденции мы стараемся ориентироваться при разработке наших решений для электронных архивов и опыт наших клиентов подтверждает правильность выбранного направления» - отметил в заключении своего выступления руководитель направления современных ЕСМ-решений ЭОС Сергей Полтев. Опубликовал: Сергей Мальцев (info@ict-online.ru) Тематики: Интеграция, Оборудование, ПО Ключевые слова: электронный документооборот, ЭОС, хранение данных, eDocLib
|