Великобритания: Опубликован отчет независимого эксперта о положении дел с управлением государственными электронными документами28.12.2015
17 декабря 2015 года на сайте правительства Великобритании, в рамках обеспечения прозрачности и подотчетности деятельности государственных органов, Администрацией Кабинета министров Великобритании (Cabinet Office) был выложен отчет, подготовленный в ноябре 2014 года независимым экспертом сэром Алексом Алланом (Sir Alex Allan – многоопытный государственный служащий, много лет проработавший на высших постах в государственной администрации, на дипломатической службе и в разведке – Н.Х.) и посвященный анализу положения дел с электронными документами и электронными архивными документами.
Этот небольшой документ под названием «Анализ государственных электронных документов» (Review of government digital records) объёмом 14 страниц доступен по адресу https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/486418/Report_-_Digital_Records_Review.pdf В ноябре 2014 года сэр Алекс Алан (на фото) отчитался перед премьер-министром о ежегодном раскрытии документов правительства и, в частности, о том, как идёт переход к раскрытию государственных документов через 20 лет вместо 30). Руководитель администрации Кабинета министров также поручил ему проанализировать стратегию правительства по управлению электронными документами и архивами. Целью анализа было определить, каким образом можно обеспечить долгосрочную целостность государственных документов, а также рассмотреть: •Политики отбора, сохранения в течение установленных сроков и окончательного решения судьбы (передачи или уничтожения) электронных документов, а также то, каким образом проводятся проверки на наличие конфиденциальной информации; •Соблюдаются ли эти политики на практике; •Располагают ли государственные органы нужными инструменты, в том числе технологиями и ресурсами, •Располагают ли государственные органы нужными знаниями, навыками и потенциалом. В документе сделаны, в частности, следующие выводы: •Политики и руководства - в основном, подготовленные Национальными Архивами Великобритании (TNA) – по вопросам захвата и управления электронной информацией являются разумными; проблемы возникают при их практической реализации; •Существующие системы, требующие от отдельных пользователей выявлять материалы, которые следует отнести к числу официальных документов, а затем сохранять их в электронной системе управления документами и контентом (EDRMS) или в корпоративной классификационной схеме (file plan), не очень хорошо себя показали. Процессы оказались обременительными и установленные требования плохо соблюдались. В результате почти во всех министерствах и ведомствах большие объёмы электронных данных хранятся на общих дисках, которые плохо структурированы и плохо проиндексированы; •Проблемные вопросы можно разделить на две группы: какие технологии предпочтительно использовать в дальнейшем для надлежащего управления в будущем электронной информацией; и какие технологии могут помочь организовать и обеспечить поиск по существующим унаследованным электронным данным, хранящимся вне СЭД/ECM-систем (EDRMS); •Государственная электронная служба (Government Digital Service, GDS, https://gds.blog.gov.uk/ - ведомство, отвечающее за переход государственных органов Великобритании на использование электронных технологий – Н.Х.) и Национальные Архивы должны тесно сотрудничать с министерствами в поиске решений для управления документами в будущем. Ряд ведомств - в том числе Администрация Кабинета министров - внедрили системы, упрощающие хранение документов, хотя всё ещё остаются вопросы, связанные с хранением электронной почты; •Даже при наличии боле совершенных систем, необходимо будет обеспечить соответствующий уровень культуры [работы с документами – Н.Х.] в министерствах и ведомствах, а также подкрепление перемен давлением со стороны высшего руководства, с тем, чтобы добиться исполнения на практике новых процедур. •GDS и Национальные Архивы также должны работать совместно с министерствами и ведомствами, помогая им выработать стратегию действий с унаследованными плохо организованными электронными документами. Толчок к действию в данном направлении придала необходимость реагировать на запросы и судебные иски. Не имеет смысла каждому отдельному ведомству самостоятельно искать такие решения; •Хорошо понятны принципы отбора электронных документов и их хранения в течение установленных сроков, а также то, что следует сделать для оценки конфиденциальности документов. Однако сохраняются значительные проблемы их реализации на практике, не в последнюю очередь из-за плохой организации значительной части электронных данных. Необходимы также дополнительные исследования в области анализа на конфиденциальность; •Не столько беспокоит вопрос наличия навыков и возможностей, сколько необходимость заручиться поддержкой высшего руководства и понимания им важности хорошего управления документами; тем не менее, навыки в области управления электронными документами следует развивать; •GDS и Национальным Архивам необходимо тесно сотрудничать по многим вопросам, поднятым в этом докладе. Важнейшую роль играют поддержка со стороны высшего руководства и правильная координация действий. Я не могу сказать, как это лучше всего обеспечить – через Администрацию Кабинета министров или через Министерство юстиции. Эту роль может выполнить любой из этих органов при условии, что он готов взять на себя необходимую роль лидера.
Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru) Тематики: Ключевые слова: электронный документооборот
|