CЭД «ДЕЛО» в Администрации Невинномысска16.09.2010
Используя исключительно традиционный, бумажный документооборот, сотрудники администрации города Невинномысска сталкивались с традиционными уже для таких случаев трудностями: отсутствие оперативного контроля за движением документов, значительное время поиска необходимых документов, низкая исполнительская дисциплина и т. д. В такой ситуации логичным шагом руководства Администрации Невинномысска стало принципиальное решение о необходимости автоматизации процессов делопроизводства и внедрения единой системы электронного документооборота. По результатам проведенного конкурса право на осуществление соответствующих работ получила группа компаний «Бизнес-ИТ» (Ставрополь) – партнер компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). В качестве внедряемого продукта была выбрана система «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС. СЭД«ДЕЛО» представляет собой комплексное промышленное решение, обеспечивающее как автоматизацию процессов делопроизводства, так и ведение полностью электронного документооборота организации. Таким образом, переход к современным технологиям управления на базе системы может быть осуществлен плавно и без каких-либо рисков. Заметим, что на сегодняшний день это решение является практически отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России.Предполагалось, что внедрение системы электронного документооборота позволит заметно повысить эффективность муниципального управления, в частности, благодаря следующим факторам: Организации унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами, включающего использование единых принципов регистрации, учета и обработки документов, единой технологии документооборота и ведения баз данных документов. Обеспечению оперативного поиска (подборки) документов по набору реквизитов или по контекстному поиску в текстах документов; исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним. Обеспечению автоматизированного контроля за прохождением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения – отправки, списания в дело или уничтожения, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов. Сокращению сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц, повышению качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение. Сокращению сроков создания нормативных актов и организационно-распорядительных документов, повышению качества и полноты решения вопросов. Обеспечению автоматизированного контроля за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативному получению информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа. Организации оперативного доступа (в режиме реального времени) работников органов местного самоуправления Невинномысска в пределах их компетенции к соответствующим нормативным, официальным и служебным документам, заданиям и информации об их рассмотрении и исполнении; сокращению непроизводительных ручных операций по поиску и обработке информации. В ходе выполнения работ группой компаний «Бизнес ИТ» первая часть проекта по внедрению системы «ДЕЛО» была завершена к декабрю 2009 года. К этому моменту было автоматизировано 13 рабочих мест, а также проведено необходимое обучение сотрудников. Заметим, что пользователи изучали систему на реальных документах и прямо на своих рабочих местах, непосредственно перед запуском системы в опытную эксплуатацию. В июне 2010 года был завершен второй этап проекта. Администрацией закуплены для структурных подразделений Невинномысска дополнительные лицензии системы на 21 рабочее место. К настоящему моменту вся входящая корреспонденция в Администрации города регистрируется в СЭД и передается для дальнейшей обработки в электронном виде. В планах Администрации дальнейшее масштабное развитие проекта по автоматизации делопроизводства и документооборота. Отметим, что за плечами компании «Бизнес ИТ», официального партнера компании «Электронные Офисные Системы», уже более чем пятнадцатилетний опыт внедрения программных комплексов и оказания консалтинговых услуг, а направление автоматизации делопроизводства иэлектронного документооборота является для «Бизнес ИТ» одним из приоритетных. Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru) Тематики: Интеграция Ключевые слова: электронный документооборот, ЭОС
|
