ООО «Иркутская нефтяная компания» управляет документами с помощью системы Docsvision
26.11.2012
«Иркутская нефтяная компания» (ИНК) развивает систему электронного документооборота на платформе Docsvision.
На этапе внедрения системы электронного документооборота отдел информационных технологий ИНК обратился к компании-интегратору RKIT Group — премиум-партнеру компании «ДоксВижн». Специалисты RKIT Group установили систему, разработали и настроили решения «Базовое делопроизводство и контроль исполнительской дисциплины» и «Учет договоров».
Одной из первоочередных задач была автоматизация делопроизводства центрального аппарата, который ведет учет документов не только ИНК, но и пяти дочерних компаний. Несмотря на небольшое количество автоматизированных рабочих мест, уже на первом этапе была обеспечена полноценная поддержка документооборота предприятий. В системе были созданы шаблоны большинства видов документов — более 20, а также печатных форм и отчетов. Интегратор настроил маршруты прохождения документов. Благодаря этому руководители получили наглядное представление о том, у кого из сотрудников в данный момент находится документ, какие в него внесены корректировки. Прозрачное управление документами позволило руководителям контролировать исполнительскую дисциплину и оптимально распределять нагрузку между сотрудниками.
В период с 2010 года в системе было зарегистрировано более 60 000 документов. На данный момент общий объем документов составляет: внутренних — 33 000, зарегистрированных входящих — более 7 000, исходящих — более 25 000. Одновременно в системе работает порядка 100 пользователей, общее количество сотрудников компании — более 2 000.
Договорная работа также автоматизирована с учетом холдинговой структуры: для быстрого поиска и учета договоров во всех подразделениях холдинга настроена поддержка двойной системы нумерации документов. Обеспечен контроль сроков согласования, передвижения документов, наличия экземпляров, подписей. Благодаря переносу договорной работы в электронный формат удалось сократить сроки согласования договоров.
Тесно взаимодействуя с интегратором, ИТ-специалисты ИНК получили достаточно знаний о системе, и дальнейшую разработку решений проводили самостоятельно. При этом заказчик существенно сократил финансовые вложения в развитие электронного документооборота. Есть и более важный положительный эффект самостоятельного развития: ИТ-специалисты компании держат руку на пульсе бизнес-процессов предприятия — оперативно вносят изменения в систему, наделяют ее новыми функциями, реагируя на потребности руководителей и рядовых сотрудников.
Среди проведенных заказчиком доработок:
• согласование всех договоров в системе Docsvision;
• формирование реестров для отправки и отслеживания почты;
• настройка удаленного согласования документов;
• управление доверенностями;
• создание информационной базы (оперативного архива);
• автоматизация согласования анкет соискателей со службой безопасности на этапе приема сотрудников;
• автоматизация процессов проведения тендеров;
• автоматизация движения служебных записок;
• настройка обмена данными между информационными системами Docsvision, 1С.Бухгалтерия, 1С. ЗУП, 1С. УПП.
Алексей Дмитриченко, инженер-программист отдела программных проектов компании ИНК:
«На первом этапе внедрения специалисты RKIT Group продемонстрировали нам, насколько легко и гибко система может настраиваться под бизнес-процессы компании. Мы получили необходимые данные, чтобы самостоятельно модернизировать систему, максимально используя все ее возможности. Сейчас, хотя и ведем разработку автономно, интегратор остается для нас надежным партнером: мы участвуем в мероприятиях RKIT Group совместно с другими заказчиками, делимся опытом внедрений, общаемся с представителями вендора, чтобы быть в курсе всех изменений платформы».
В перспективе Иркутская нефтяная компания планирует автоматизировать большую часть бизнес-процессов. Одна из ближайших задач — переход на новую версию системы Docsvision 5. Перспективная задача — использование QR-кодов для подтверждения подлинности бумажных экземпляров документов, соответствие их электронным карточкам. Также планируется дальнейшая интеграция с другими учетными системами предприятия.
Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)
Тематики:
Интеграция
Ключевые слова:
Docsvision
|
