8 способов продвижения вашего ECM-проекта15.07.2013
На основе материала AIIM «8 Ways to Advance Your ECM Project», Новое, все более совершенное программное обеспечение для управления корпоративным контентом улучшает бизнес-процессы компании, делает их эффективнее. Компании видят все больше преимуществ от внедрения ECM-технологий. Расчет возврата инвестиций (ROI) по проектам внедрения становится относительно простым. Не это ли один из самых убедительных доводов в пользу внедрения? Но если расчет ROI настолько очевиден, почему же внедрение ECM-систем стоит далеко не на первом месте в планах IT-департаментов российских компаний? Возможно, в вашей организации нет того сторонника внедрения, который мог бы руководить всем процессом? Ведь один человек не сможет контролировать бюджет проекта, запускаемого в масштабах предприятия. Или, возможно, тот объем неструктурированной информации, с которым работает организация, настолько рассредоточен, что чрезвычайно сложно найти конкретную точку, с которой можно было бы начать управление. (Небольшая подсказка: можно попробовать начать внедрение в одном отделе, а затем обратиться к другим). Независимо от выявленной причины, преимущества ECM -технологий слишком велики, чтобы позволить реализации такого проекта томиться в «долгом ящике» под девизом «рассмотрим в третьем квартале, если позволит бюджет». Если вы готовы значительно ускорить бизнес-процессы, наконец избавиться от громоздких бумажных документов и разобраться с множеством требований регулирования, стоящих перед вашей организацией, эта статья определенно принесет пользу. Итак, восемь способов убедить руководство в необходимости внедрения и вывести проект на корпоративный уровень. 1. Постарайтесь доказать экономию средств. Хорошая новость заключается в том, что ECM-технологии обеспечивают реальную экономию, определить и измерить которую достаточно просто. Самый простыой способ оценить эффективность в количественных показателях – рассмотреть ключевые бизнес-процессы. А именно обработку счетов, работу с поставщиками, транспортную и финансовую логистику. Начать следует именно с этого, поскольку реальные цифры гораздо убедительнее туманных обещаний «более тесной коллективной работы» или «укрепления связей», хотя все это также является одним из преимуществ ECM. Плохая же новость заключается в том, что большинство организаций не собирают данные о материалах, объемах документов и трудозатратах, связанных с обеспечением «бумажных» процедур. Таким образом, скорее всего, понадобится самостоятельно выполнить некоторые исследования и подсчеты. Постарайтесь не увязнуть в деталях. Выберите одну часть процесса и используйте ее в качестве примера. Не стоит просчитывать все вплоть до копеек, необходимо лишь продемонстрировать логику расчетов. 2. Используйте сравнительный анализ, чтобы показать ценность дополнительных преимуществ ECM-системы. Хотя экономия средств может принести ощутимую выгоду, существует масса других преимуществ, которые также необходимо подчеркнуть. Снижение рисков в случае судебного разбирательства и обеспечение непрерывности бизнеса в форс-мажорных обстоятельствах также являются весомыми аргументами для руководителя. Можно проанализировать реальные расходы на юридические услуги или стоимость восстановления систем после аварии. Либо оценить стоимость кампании по восстановлению репутации при неудовлетворительной работе с клиентами. Если реальных примеров из практики найти не удалось, можно обратиться к поставщикам ECM-решений. В их арсенале наверняка есть примеры или данные тематических исследований, иллюстрирующие снижение рисков в этих областях. 3. Выстраивайте аргументацию в соответствии с задачами вашей компании. Обратите внимание на миссию вашей компании, на ее стратегические цели. Следует удостовериться, что вы делаете акцент на преимуществах, отражающих главные приоритеты организации. Если удовлетворение потребностей клиентов находится в начале этого списка, подчеркните то, как ECM-технологии смогут улучшить работу с запросами заказчиков. Если ключевой целью является получение прибыли, сосредоточиться следует на расчете ROI и оценке сэкономленных средств. Продвигая идею внедрения ECM-технологий, вы боретесь за бюджеты, разделенные по департаментам и задачам, распределенные множеством способов. Докажите, что ECM-технологии являются логичным средством достижения целей, поставленных перед организацией. 4. Поймите, как будут классифицироваться расходы на ECM. Выясните, будут ли расходы на ваш ЕСМ-проект определяться как капитальные расходы или же как операционные? Если как операционные, то сумма сэкономленных вследствие внедрения средств вместе с оценкой тех трат, которых удастся избежать благодаря ECM-технологиям, в сумме вполне смогут покрыть инвестиции в проект. Если хотя бы часть расходов на внедрение будет отнесена к капитальным, необходимо установить некоторые сроки, за которые проект должен выйти на окупаемость. Выбранный вами вендор или интегратор должны предложить различные варианты ценообразования в соответствии с вашими потребностями. 5. Оцените, какими бюджетами на IT располагает компания, и идите по пути наименьшего сопротивления. Посмотрите, как именно расходы на внедрение будут распределены между подразделениями. Если отдел, работа которого будет затронута в первую очередь, понесет наибольшие издержки, рассмотрите возможность вовлечь другие подразделения, чтобы частично разнести траты. В противном случае реализация потребует много времени. Вы также можете для части функций использовать SaaS (ПО, поставляемое как услуга), чтобы использовать программное обеспечение «по подписке», вместо того, чтобы его приобретать. 6. Продемонстрируйте простоту и удобство использования. Все расчеты сэкономленных средств и бюджетов, все стратегии, вместе взятые, не помогут начать внедрение, если не убедить высшее руководство в том, что технологии, которые вы предлагаете, действительно будут использоваться. Подчеркните, что технология позволит ускорить текущие процессы, не нарушая их; что она вполне может быть интегрирована с существующими бизнес-приложениями. Оба этих фактора могут оказаться жизненно важными для комфорта пользователей, а значит, и для количества прибыли, которое будет аргументом в пользу перехода на новые технологии. Опять же, можно обратиться к поставщикам ECM за соответствующим кейсом или аналитической справкой; это тоже может пригодиться в качестве аргументов. 7. Проведите небольшое исследование о том, что работало в вашей компании в прошлом. Проанализируйте самые серьезные IT-проекты, осуществленные в вашей компании за последние несколько лет, или же отклоненные по каким-либо причинам. Наверняка из этих примеров можно почерпнуть много полезного о том, какие аргументы наиболее весомы, и каких ошибок следует избегать. Не стоит бояться предлагать что-то отличное от стратегии, которая работала раньше, но явно стоит держаться подальше от идей, которые уже было единожды отвергнуты. 8. Презентуйте свой проект ясно. Не стоит поддаваться искушению вставить в презентацию своего проекта как можно больше деталей. Опишите свой метод расчета затрат и возврата инвестиций, а также то, как будет реализовано внедрение технически. Вовсе не стоит углубляться в таблицы и диаграммы, описывающие частные подробности - вашей аудитории, то есть руководству, необходимо уловить саму суть преимуществ, которые принесет проект. Им важно то, как именно он будет реализован. Предложите им только те данные, которые позволят четко оценить выгоду, приблизительные расходы, и понять саму технологию. Прочие подробности незачем сообщать сразу, но полезно всее же иметь их под рукой – чтобы быть готовым ответить на все возможные вопросы. Привлекая ECM-поставщиков, можно требовать от них помощи в структурировании проекта. Они должны быть готовы к этому и способны к сотрудничеству, чтобы сделать ваш проект успешным от начала до конца.
Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru) Тематики: Интеграция, ПО Ключевые слова: ECM
|
