Электронная почта - инструмент для согласования?
27.09.2013
Дамир Мухутдинов26 сентября 2013 г. 13:38 Вопрос читателя: Для организации системы согласования нельзя ли обойтись обычной электронной почтой? Зачем нужна ECM-система?
Электронная почта – может быть использован как инструмент для согласования. Можно обойтись электронной почтой и не внедрять ECM -систему. Приведу аналогию с автомобилем и велосипедом. Из точки А до точки В можно добраться на велосипеде. На свежем воздухе, не спеша и не затратив средств на приобретение автомобиля. Но, есть несколько ограничений. Затрону лишь некоторые: ● порой, из точки А в точку В необходимо добраться быстрее. Не за час, а например за 15 минут, но преодолеть такое расстояние на велосипеде за это время просто невозможно; ● расстояние от точки А до точки В может оказаться настолько большим, что на велосипеде этот путь можно просто не преодолеть; ● может пойти дождь и за поворотом вас может окатить водой невнимательный водитель; ● после дороги желательно принять душ, что не в каждой точке В предусмотрено; ● порой, в точке В надо быть в галстуке и в отглаженном костюмчике; ● летом жарко, а кондиционер на велосипеде не предусмотрен; ● зимой по гололеду сложно ездить, да и холодно; ● без присмотра велосипед не оставишь, а в точке В не всегда есть оборудованная парковка. Также ограничения есть и при использовании электронной почты при согласовании того или иного документа. Вот лишь наиболее важные и критичные: ● нет возможности повлиять на исполнительскую дисциплину, так как нет автоматически создаваемых отчетов в процессе согласования. Нет прозрачности процессов и уведомлений ответственным лицам и контролерам при нарушении сроков согласования ● сложные регламенты невозможно предусмотреть в электронной почте, либо приходится изучать регламент каждому инициатору, чтобы правильно выстроить процесс согласования; ● отсутствие доступной истории работы с поручениями также вносит свои неудобства при оперативном вмешательстве; ● переписку по согласованию в любой момент можно удалить и потом не найти концов; ● нет возможности запрета на редактирование документа и подписание электронной подписью. Конечно же, автомобиль требует средств на амортизацию, на бензин, на приобретение самого автомобиля и ремонт в случае поломки. Но автовладельцы меня поймут, если я скажу, что эти затраты с лихвой окупаются мобильностью, удобством и комфортом от владения. Но и автомобили бывают разные, как и системы электронного документооборота. На рынке можно найти на любой вкус: от отечественной «шестерки» до Bentley. Все зависит от средств, желания и необходимости. Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)
Тематики:
Интеграция, ПО
Ключевые слова:
электронный документооборот
|