СЭД «ДЕЛО» в органах власти Тульской области: 9 лет работы, 3000 пользователей, курс на безбумажный документооборот

В Тульской области с 2007 года ведется проект создания информационной системы на основе флагманской разработки компании ЭОС – СЭД «ДЕЛО». Уже на первых этапах его реализации в единую систему электронного документооборота были вовлечены все подразделения аппарата администрации области, региональные органы исполнительной власти, Тульская городская дума. К 2010 году СЭД «ДЕЛО» была внедрена во всех муниципальных районах и в ряде поселений. Сделав ставку на инновационные технологии, компания-интегратор «СофтЭксперт» обеспечила проекту жизнеспособность: внедрённая в 2007-2010 годах СЭД полностью отвечает современным требованиям к автоматизации электронного документооборота. Проект развивается: к системе присоединяются новые органы власти и подведомственные учреждения, внедряется новый функционал, увеличивается число автоматизированных рабочих мест. Кроме того, опыт успешного внедрения СЭД «ДЕЛО» в госструктурах привел к росту спроса на данный программный продукт среди промышленных и коммерческих предприятий региона.

О заказчике

Тульская область занимает площадь 25,7 тыс. кв. километров (0,15 процента территории России). В области 19 городов, в том числе крупные города - Тула, Новомосковск, Алексин, Щекино, Узловая и Ефремов, 25 рабочих поселков, 3433 сельских населенных пункта. В состав области входит 103 муниципальных образования (МО), в том числе 7 городских округов и 19 муниципальных районов. В составе муниципальных районов - 23 городских поселений и 54 сельских поселения.

Карта Тульской области

Об исполнителе

Группа компаний «СофтЭксперт» (г.Тула) является поставщиком решений для бизнеса с 1999 года. Показателем профессионализма и надежности группы компаний служат долгосрочные партнерские отношения более чем с 7000 организаций. Система менеджмента качества «СофтЭксперт» сертифицирована по международному стандарту ISO 9001:2008. ГК «СофтЭксперт» оказывает широкий спектр услуг. В том числе, являясь «золотым» дилером компании «Электронные офисные системы» (ЭОС), выстраивает комплексные решения по созданию автоматизированных систем электронного документооборота на базе программного обеспечения «ДЕЛО».

О решении

Флагманский продукт компании ЭОС - СЭД «ДЕЛО» - наиболее востребованная система электронного документооборота в России. За 21 год внедрений система зарекомендовала себя как надежное и безотказное решение. «ДЕЛО» уже «в коробке» имеет полный набор инструментов для автоматизации бизнес-процессов документооборота в организациях любого размера, структуры и сферы деятельности. Пользователями СЭД «ДЕЛО» являются около 7000 организаций. По этому показателю «ДЕЛО» занимает лидирующее положение на рынке СЭД/ECM-систем России.

Напомним, что в середине февраля 2016 года ЭОС была анонсирована новая версия СЭД «ДЕЛО» 15.7 (см. новость раздела «ЭОС» от 17 февраля 2016 г.), в том же месяце СЭД «ДЕЛО» была внесена в Единый реестр российского программного обеспечения (см. новость раздела «ЭОС» от 29 февраля 2016 г.), а в марте 2016 года система прошла сертификацию для MS SQL Server 2014 (см. новость раздела «ЭОС» от 14 марта 2016 г.).

Настраиваемый интерфейс новой СЭД «ДЕЛО» 15.7

Задачи проекта

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в органах власти Тульской области стало одним из первых в Российской Федерации проектов по созданию региональной системы электронного документооборота. В «СофтЭксперт» подчеркивают, что старт информатизации пришёлся на 2007 год, когда большинство субъектов РФ и не помышляло ни о чём подобном. Соответственно, ГК «СофтЭксперт» пришлось выполнять функции первопроходца в области создания региональной системы электронного документооборота. Для Тульской области это был первый масштабный проект автоматизации, затрагивающий все региональные и муниципальные органы власти. Он потребовал развития ИТ-инфраструктуры, которая впоследствии стала основой для информатизации этих учреждений.

«Прежде всего, перед нами стояла задача плавного перехода от бумажного документооборота к электронному, от локальных автономных систем к единой базе данных», - говорит генеральный директор компании «СофтЭксперт» Алексей Сорокин.

Генеральный директор компании «СофтЭксперт» Алексей Сорокин

Ход проекта

Как рассказала руководитель проектов отдела продаж и внедрения систем электронного документооборота компании «СофтЭксперт» Елена Тарасова, внедрение системы «ДЕЛО» в органах исполнительной власти и аппарате администрации Тульской области осуществлялось в несколько этапов, с 2007 по 2010 год. За этот период были отлажены и оптимизированы необходимые бизнес-процессы, создана единая база данных всех комитетов и ведомств, внедрены технологии оцифровки документов, введены регламенты работы с электронной подписью и т. д. Стоит отметить, что одновременно с этим в 2008-2010 годах «СофтЭксперт» занимался не менее значимым проектом – автоматизацией документооборота администрации города Тулы.

Руководитель проектов отдела продаж и внедрения систем электронного документооборота компании «СофтЭксперт» Елена Тарасова

В 2010 году система «ДЕЛО» была внедрена во всех органах местного самоуправления городских округов и муниципальных районов Тульской области. В дальнейшем в систему электронного документооборота были вовлечены муниципальные образования уровня поселений. Компания «СофтЭксперт» выполняла работы по автоматизации функций делопроизводства органов власти и настройке механизмов электронного взаимодействия с правительством области.

«Были выбраны пилотные муниципалитеты, изучена и проанализирована специфика их работы, и уже апробированное решение растиражировано на всех. Изначально была автоматизирована работа с нормативно-правовыми актами, которые создаются на местах, заверяются электронной подписью и автоматически передаются в федеральный регистр муниципальных нормативных актов. При этом средствами системы контролируется соблюдение всех предписанных законодательством сроков передачи и опубликования этих документов. В дальнейшем нами был настроен механизм электронного обмена документами (в том числе и юридически значимыми) между муниципалитетами и региональными органами власти», - рассказывает Елена Тарасова.

Специалистами «СофтЭксперт» было разработано большое количество уникальных аналитических и отчетных форм, позволяющих сделать работу госорганов более прозрачной и оперативной.

«В работу с электронным документооборотом включалось все большее число сотрудников, и вскоре было принято решение полностью отказаться от бумажных документов в случаях, когда это разрешено законодательством. Использование встроенной в систему «ДЕЛО» электронной подписи позволило в полном объеме решить и эту задачу, обеспечив соблюдение всех юридических тонкостей», - вспоминает Елена Тарасова.

Итоги проекта

Сегодня Тульская область является одним из первых регионов, где все органы исполнительной власти стали работать в единой системе электронного документооборота. В СЭД «ДЕЛО» около 3000 пользователей, а число бумажных документов сведено к минимуму.

В результате автоматизации были изменены и упрощены многие процедуры. Так, например, благодаря созданию единой базы данных удалось полностью отказаться от перерегистрации одного и того же документа при передаче его из одного ведомства в другое. Использование механизма поточного сканирования уже на начальном этапе значительно ускорило и облегчило процесс перевода документов в электронный вид, в связи с чем исчезла необходимость копирования и передачи бумажных документов от сотрудника к сотруднику. Также в СЭД была налажена работа с обращениями граждан. Система «ДЕЛО» позволила не только организовать эту работу с четким соблюдением всех необходимых регламентов, но и значительно упростила контроль сроков и достаточности внесенных документов.

По словам Елены Тарасовой, отличительной особенностью проекта стало подключение к системе «ДЕЛО» органов не только исполнительной, но и законодательной власти города. Благодаря организации электронного обмена документами между Тульской городской Думой и администрацией города Тулы существенно сократились сроки их согласования, появилась возможность во многих случаях отказаться от версий на бумаге. Фактически распечатывается только окончательная версия документа – все промежуточные операции осуществляются в электронном виде. В настоящее время решение успешно используется, в нем работает около 500 пользователей.

Тула – столица Тульской области

Проект продолжается: в системе добавляется новый функционал, увеличивается число автоматизированных рабочих мест, присоединяются новые органы власти и подведомственные учреждения. В настоящее время в районах и ряде поселений функционируют полноценные системы документооборота, полностью удовлетворяющие современным требованиям обработки документов.

«Могу с уверенностью сказать, что очень важно найти единомышленников в проектной команде заказчика. В данном случае идеологами выступали специалисты ИТ-службы и управления делопроизводства. Была грамотно выстроена поддержка процесса внедрения СЭД: подготовлены все необходимые организационно-распорядительные документы, разработаны новые регламенты их обработки, учитывающие правила работы в системе «ДЕЛО», - объясняет успех проекта Алексей Сорокин.

«В процессе реализации проекта мы приобрели внушительный опыт. Сегодня наших специалистов приглашают в другие субъекты федерации в качестве экспертов по созданию региональных систем электронного документооборота», - добавляет Елена Тарасова.

Перспективы проекта

«Думаю, что проект создания единого информационного пространства в Тульской области на базе системы «ДЕЛО» получит свое дальнейшее развитие. И пути такого развития мы сегодня обсуждаем - например, возможность централизованного внедрения СЭД в подведомственных учреждениях», - комментирует Алексей Сорокин.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: ЭОС