СЭД «ДЕЛО» в органах власти Тульской области: 9 лет работы, 3000 пользователей, курс на безбумажный документооборот29.08.2016
В Тульской области с 2007 года ведется проект создания информационной системы на основе флагманской разработки компании ЭОС – СЭД «ДЕЛО». Уже на первых этапах его реализации в единую систему электронного документооборота были вовлечены все подразделения аппарата администрации области, региональные органы исполнительной власти, Тульская городская дума. К 2010 году СЭД «ДЕЛО» была внедрена во всех муниципальных районах и в ряде поселений. Сделав ставку на инновационные технологии, компания-интегратор «СофтЭксперт» обеспечила проекту жизнеспособность: внедрённая в 2007-2010 годах СЭД полностью отвечает современным требованиям к автоматизации электронного документооборота. Проект развивается: к системе присоединяются новые органы власти и подведомственные учреждения, внедряется новый функционал, увеличивается число автоматизированных рабочих мест. Кроме того, опыт успешного внедрения СЭД «ДЕЛО» в госструктурах привел к росту спроса на данный программный продукт среди промышленных и коммерческих предприятий региона. О заказчике
Тульская область занимает площадь 25,7 тыс. кв. километров (0,15 процента территории России). В области 19 городов, в том числе крупные города - Тула, Новомосковск, Алексин, Щекино, Узловая и Ефремов, 25 рабочих поселков, 3433 сельских населенных пункта. В состав области входит 103 муниципальных образования (МО), в том числе 7 городских округов и 19 муниципальных районов. В составе муниципальных районов - 23 городских поселений и 54 сельских поселения.
Карта Тульской области
Об исполнителе
Группа компаний «СофтЭксперт» (г.Тула) является поставщиком решений для бизнеса с 1999 года. Показателем профессионализма и надежности группы компаний служат долгосрочные партнерские отношения более чем с 7000 организаций. Система менеджмента качества «СофтЭксперт» сертифицирована по международному стандарту ISO 9001:2008. ГК «СофтЭксперт» оказывает широкий спектр услуг. В том числе, являясь «золотым» дилером компании «Электронные офисные системы» (ЭОС), выстраивает комплексные решения по созданию автоматизированных систем электронного документооборота на базе программного обеспечения «ДЕЛО». О решенииФлагманский продукт компании ЭОС - СЭД «ДЕЛО» - наиболее востребованная система электронного документооборота в России. За 21 год внедрений система зарекомендовала себя как надежное и безотказное решение. «ДЕЛО» уже «в коробке» имеет полный набор инструментов для автоматизации бизнес-процессов документооборота в организациях любого размера, структуры и сферы деятельности. Пользователями СЭД «ДЕЛО» являются около 7000 организаций. По этому показателю «ДЕЛО» занимает лидирующее положение на рынке СЭД/ECM-систем России. Напомним, что в середине февраля 2016 года ЭОС была анонсирована новая версия СЭД «ДЕЛО» 15.7 (см. новость раздела «ЭОС» от 17 февраля 2016 г.), в том же месяце СЭД «ДЕЛО» была внесена в Единый реестр российского программного обеспечения (см. новость раздела «ЭОС» от 29 февраля 2016 г.), а в марте 2016 года система прошла сертификацию для MS SQL Server 2014 (см. новость раздела «ЭОС» от 14 марта 2016 г.).
Настраиваемый интерфейс новой СЭД «ДЕЛО» 15.7
Задачи проектаВнедрение СЭД «ДЕЛО» в органах власти Тульской области стало одним из первых в Российской Федерации проектов по созданию региональной системы электронного документооборота. В «СофтЭксперт» подчеркивают, что старт информатизации пришёлся на 2007 год, когда большинство субъектов РФ и не помышляло ни о чём подобном. Соответственно, ГК «СофтЭксперт» пришлось выполнять функции первопроходца в области создания региональной системы электронного документооборота. Для Тульской области это был первый масштабный проект автоматизации, затрагивающий все региональные и муниципальные органы власти. Он потребовал развития ИТ-инфраструктуры, которая впоследствии стала основой для информатизации этих учреждений. «Прежде всего, перед нами стояла задача плавного перехода от бумажного документооборота к электронному, от локальных автономных систем к единой базе данных», - говорит генеральный директор компании «СофтЭксперт» Алексей Сорокин.
Генеральный директор компании «СофтЭксперт» Алексей Сорокин Ход проектаКак рассказала руководитель проектов отдела продаж и внедрения систем электронного документооборота компании «СофтЭксперт» Елена Тарасова, внедрение системы «ДЕЛО» в органах исполнительной власти и аппарате администрации Тульской области осуществлялось в несколько этапов, с 2007 по 2010 год. За этот период были отлажены и оптимизированы необходимые бизнес-процессы, создана единая база данных всех комитетов и ведомств, внедрены технологии оцифровки документов, введены регламенты работы с электронной подписью и т. д. Стоит отметить, что одновременно с этим в 2008-2010 годах «СофтЭксперт» занимался не менее значимым проектом – автоматизацией документооборота администрации города Тулы.
Руководитель проектов отдела продаж и внедрения систем электронного документооборота компании «СофтЭксперт» Елена Тарасова В 2010 году система «ДЕЛО» была внедрена во всех органах местного самоуправления городских округов и муниципальных районов Тульской области. В дальнейшем в систему электронного документооборота были вовлечены муниципальные образования уровня поселений. Компания «СофтЭксперт» выполняла работы по автоматизации функций делопроизводства органов власти и настройке механизмов электронного взаимодействия с правительством области. «Были выбраны пилотные муниципалитеты, изучена и проанализирована специфика их работы, и уже апробированное решение растиражировано на всех. Изначально была автоматизирована работа с нормативно-правовыми актами, которые создаются на местах, заверяются электронной подписью и автоматически передаются в федеральный регистр муниципальных нормативных актов. При этом средствами системы контролируется соблюдение всех предписанных законодательством сроков передачи и опубликования этих документов. В дальнейшем нами был настроен механизм электронного обмена документами (в том числе и юридически значимыми) между муниципалитетами и региональными органами власти», - рассказывает Елена Тарасова. Специалистами «СофтЭксперт» было разработано большое количество уникальных аналитических и отчетных форм, позволяющих сделать работу госорганов более прозрачной и оперативной. «В работу с электронным документооборотом включалось все большее число сотрудников, и вскоре было принято решение полностью отказаться от бумажных документов в случаях, когда это разрешено законодательством. Использование встроенной в систему «ДЕЛО» электронной подписи позволило в полном объеме решить и эту задачу, обеспечив соблюдение всех юридических тонкостей», - вспоминает Елена Тарасова. Итоги проектаСегодня Тульская область является одним из первых регионов, где все органы исполнительной власти стали работать в единой системе электронного документооборота. В СЭД «ДЕЛО» около 3000 пользователей, а число бумажных документов сведено к минимуму. В результате автоматизации были изменены и упрощены многие процедуры. Так, например, благодаря созданию единой базы данных удалось полностью отказаться от перерегистрации одного и того же документа при передаче его из одного ведомства в другое. Использование механизма поточного сканирования уже на начальном этапе значительно ускорило и облегчило процесс перевода документов в электронный вид, в связи с чем исчезла необходимость копирования и передачи бумажных документов от сотрудника к сотруднику. Также в СЭД была налажена работа с обращениями граждан. Система «ДЕЛО» позволила не только организовать эту работу с четким соблюдением всех необходимых регламентов, но и значительно упростила контроль сроков и достаточности внесенных документов. По словам Елены Тарасовой, отличительной особенностью проекта стало подключение к системе «ДЕЛО» органов не только исполнительной, но и законодательной власти города. Благодаря организации электронного обмена документами между Тульской городской Думой и администрацией города Тулы существенно сократились сроки их согласования, появилась возможность во многих случаях отказаться от версий на бумаге. Фактически распечатывается только окончательная версия документа – все промежуточные операции осуществляются в электронном виде. В настоящее время решение успешно используется, в нем работает около 500 пользователей. Тула – столица Тульской области Проект продолжается: в системе добавляется новый функционал, увеличивается число автоматизированных рабочих мест, присоединяются новые органы власти и подведомственные учреждения. В настоящее время в районах и ряде поселений функционируют полноценные системы документооборота, полностью удовлетворяющие современным требованиям обработки документов. «Могу с уверенностью сказать, что очень важно найти единомышленников в проектной команде заказчика. В данном случае идеологами выступали специалисты ИТ-службы и управления делопроизводства. Была грамотно выстроена поддержка процесса внедрения СЭД: подготовлены все необходимые организационно-распорядительные документы, разработаны новые регламенты их обработки, учитывающие правила работы в системе «ДЕЛО», - объясняет успех проекта Алексей Сорокин. «В процессе реализации проекта мы приобрели внушительный опыт. Сегодня наших специалистов приглашают в другие субъекты федерации в качестве экспертов по созданию региональных систем электронного документооборота», - добавляет Елена Тарасова. Перспективы проекта«Думаю, что проект создания единого информационного пространства в Тульской области на базе системы «ДЕЛО» получит свое дальнейшее развитие. И пути такого развития мы сегодня обсуждаем - например, возможность централизованного внедрения СЭД в подведомственных учреждениях», - комментирует Алексей Сорокин. Тематики: Интеграция Ключевые слова: ЭОС
|