Электронные архивы в России: значимость и перспективы

Электронный архив как часть электронного документооборота представляет собой отдельную тему для обсуждения. В каждой компании, в зависимости от разных параметров, вопрос с его ведением решается по-своему. Эксперты ведущих системных интеграторов по просьбе ECM.ICT-Online.ru поделились опытом внедрения электронных архивов на предприятиях разных сфер деятельности и сделали прогнозы о развитии рынка в этом направлении.

Подготовила Анна Тумакова

Актуальность темы электронных архивов

В начале обзора следует уточнить, что под электронным архивом здесь будет пониматься его обобщенное определение - как хранения электронных оригиналов и бумажных образов документов, так и собственно как электронного хранилища всей информации. То, что понятие электронного архива сегодня стало собирательным, отмечает руководитель направления современных ECM-решений ЭОС Сергей Полтев: «Речь может идти и об организации единого корпоративного хранилища, и об автоматизации традиционной, бумажной работы архивной службы, и о возможностях архивного хранения электронных оригиналов документов».

Руководитель направления современных ECM-решений ЭОС Сергей Полтев

Эксперты сходятся во мнении, что все перечисленные выше подходы сейчас более чем актуальны, так как потоки документов не сокращаются, а существование архива предполагает целый ряд операций: сопровождение их жизненного цикла, классификацию, хранение и уничтожение по истечении срока. Это стандартный компонент IT-инфраструктуры, который в том или ином виде существовал с момента появления сетевых операционных систем. «В том или ином виде большинство компаний, управляющих документами с помощью информационной системы, используют электронное архивирование. Для компаний в отдельных сферах экономики, где документация является центральной частью производственной деятельности, нужны отдельные электронные хранилища  большой емкости», - говорит директор по развитию FTS Russia Светлин Савов.

Директор по развитию FTS Russia Светлин Савов

Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев убежден, что электронный архив нужен любой организации: поскольку в России пока не сформулированы требования к способам хранения юридически значимых электронных документов, потребности в системах класса RMS (Record Management Systems - реализует требования и регламенты хранения юридически значимых электронных документов и регламенты информационного сопровождения архива бумажных документов) пока не ощущается. Однако очевидно, что уже в ближайшее время по мере более явного формирования таких требований проблематика станет актуальной. «Если под электронным архивом понимать внедрение ECM-систем, то потребность в них возникает у организаций от определенного масштаба. Небольшие организации довольствуются доступными сейчас простыми SaaS-сервисами. В последнее время все более актуальной стала задача создания электронных архивов первичных документов хозяйственной деятельности (счетов-фактур, накладных и пр.); существуют различные варианты реализации - от хранения электронных документов в учетных системах до создания специализированных решений на базе технологий СЭД /ECM . В отдельных отраслях существует потребность в специализированных решениях для создания электронных архивов: например, архивы конструкторской документации в машино- и приборостроении, архивы проектной документации в строительных и девелоперских компаниях, архивы клиентских досье в банках и страховых компаниях. Это сложные программные комплексы, которые помимо хранения и поиска реализуют сложную логику управления документами», - рассказывает Владимир Андреев.

Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев

Однако, как и практически в любом ИТ-проекте, ключевым условием для начала использования электронного архива становится превышение совокупных затрат за определенный временной промежуток, связанных с поиском информации (документов) в архиве, и прямых и косвенных потерь от несвоевременного получения данных, над затратами (временными и финансовыми) на внедрение и сопровождение соответствующего ИТ-инструментария.

По справедливому замечанию руководителя направления ECM компании Cognitive Technologies Михаила Потапенко, необходимость внедрения электронного архива определяется скорее не уровнем автоматизации предприятия, а его размером, типом и сроком жизни: «Фирмам-однодневкам такого рода продукт не требуется. Компаниям же с длительной историей, в которых накоплена масса информации, необходимой по роду их деятельности, госструктурам, где существует необходимость хранения в соответствии с ГОСТом, такая система необходима».

Руководитель направления ECM компании Cognitive Technologies Михаил Потапенко

Подобного же мнения придерживается и управляющий партнер WSS-Consulting Геннадий Попов: «Актуальность электронных архивов зависит от размера компании, объемов документооборота и территориальной структуры. Так, компании, создающие единые центры бухгалтерского обслуживания, нуждаются в электронном архиве бухгалтерских первичных документов. Подобные архивы также необходимы любым компаниям, имеющим большой финансовый документооборот».

Управляющий партнер WSS-Consulting Геннадий Попов

Эксперты указывают на целый ряд преимуществ перевода архивных документов предприятия в электронный вид. Организация электронного архива существенно повышает эффективность работы сотрудников и компании в целом: сокращает время на поиск и работу с документами, обеспечивает сохранность документов, их наглядную визуализацию и возможность анализа (аналитические отчеты). Помимо этого, электронный архив предоставляет возможность организации бумажных архивов на удаленной, более адаптированной по стоимости и условиям, территории, способствует повышению сохранности и защищенности оригиналов документов, хранящихся в бумажном или ином виде. Очевидно, что создание электронных архивов способно существенным образом повысить эффективность деятельности организаций, в которых накапливаются большие объемы документов, находящихся в процессе постоянного использования.

«Хранение электронных образов документов и управление хранением бумажных документов - задача высокого уровня, требующая широкой функциональности. Для управления документами, выведенными из оперативного обращения, например, из системы электронного документооборота (СЭД), требуется специализированное ПО, которое, с одной стороны, управляет долговременным хранением документов, а с другой - «облегчает» СЭД» - говорит руководитель практики IBM FileNet компании «Логика бизнеса» (ГК «АйТи») Сергей Иванников. По его мнению, электронные архивы особенно актуальны для крупных, территориально-распределенных организаций: благодаря им повышается оперативность взаимодействия между подразделениями компании за счет работы в едином информационном пространстве, снижаются риски, связанные с потерями электронных документов, снижается трудоемкость операций, связанных с архивным хранением документов.

Руководитель практики IBM FileNet компании «Логика бизнеса» (ГК «АйТи») Сергей Иванников

Существует в этом процессе и несколько сложностей. Во-первых, доступность и наглядность информации в электронном виде может означать дополнительные риски для конфиденциальных данных - в случае отсутствия или недостаточности необходимых технологических и организационных мер. Кроме того, у электронного документа нет общепризнанного статуса, он не равняется «бумажному собрату» до тех пор, пока с ним не будут произведены дополнительные действия (например, не применена электронная подпись).

В любом случае, надо учитывать, что электронные архивы отнюдь не отменяют бумажных, а лишь дополняют их, предоставляя возможность более оперативного и удобного доступа к архивным документам. Как поясняет технический директор департамента электронных административных регламентов компании «Ай-Теко» Анатолий Вилков, «особо ценные и уникальные документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, ни при каких условиях не могут быть заменены их электронными образами. Помимо особо ценных и уникальных, существует огромное число иных документов, ценность и значимость которых определяется именно тем, что они имеются на бумажном или ином материальном носителе, и поэтому их сохранение в бумажном виде наряду с электронным представлением является необходимым. С другой стороны, существует немалое количество документов, сохранение которых непременно в бумажном виде не является оправданным, и наличия их электронных образов вполне достаточно для обслуживания потребностей организации, являющейся держателем архивного фонда».

Технический директор департамента электронных административных
регламентов компании «Ай-Теко» Анатолий Вилков

Анатолий Вилков также напоминает о том, что в основе любого электронного архива лежит база метаданных, содержащая описания реквизитов хранимых документов (каталог архива), которые позволяют их типизировать, формировать специфические для типа документа атрибуты, контролировать количество и состав хранимых документов и осуществлять быстрый поиск образа документа и местонахождение нужного. Как правило, помимо базы метаданных в электронном архиве реализовано хранение представлений самих документов в виде сканированных образов или распознанных текстов, либо и в том и в другом представлении. Это позволяет осуществить быстрый поиск нужного документа по его реквизитам и выборку его для обработки. Наличие в электронном архиве распознанных текстов еще более расширяет функциональность электронного архива за счет появления возможности проведения полнотекстового анализа содержания документов и выборки нужных документов по семантическим критериям.

Директор «1С-КПД» Наталия Бурцева советует при организации электронного архива на предприятии принимать во внимание требования закона к хранению документации, поскольку неисполнение предприятиями различных прав собственности установленного порядка и сроков хранения документов, хранение которых является обязательным, влечет за собой привлечение к административной ответственности и наложение штрафов. «Сейчас активно наблюдается повышение спроса на организацию архива финансовых первичных документов, несмотря на то, что уже давно существуют инструменты обмена этими документами посредством ЭДО», - добавляет она.

Директор «1С-КПД» Наталия Бурцева

Таким образом, констатируя стремительный рост объемов информации и сокращение времени принятия решений во всех сферах деятельности, связанных с решением управленческих задач, можно назвать использование электронных архивов насущной необходимостью. Еще большую актуальность они приобретают в связи с внедрением СЭД и переходом к предоставлению государственных и муниципальных услуг в электронном виде.

Развитие направления электронных архивов у крупных интеграторов

Несомненно, системные интеграторы накопили значительный опыт работы с электронными архивами и создали ряд собственных разработок в этой области. Так, компания «ЭОС» в зависимости от решаемых задач для организации электронного архива может использовать широкую линейку своих продуктов: ECM-решения eDocLib, EOS for SharePoint, возможности СЭД «ДЕЛО» и специализированное решение для автоматизации работы архивной службы «Архивное ДЕЛО».

«ДоксВижн» уже более 15 лет разрабатывает отечественную СЭД/ECM платформу Docsvision. «Изначально мы ориентировались на широкий спектр решений и создавали универсальную платформу. За эти годы нашими партнерами были реализованы разнообразные решения в области электронных архивов. Базовая платформа и встроенное приложение «Управление документами» предоставляет стандартную функциональность ECM-платформы для организации хранения, структуризации, управления метаданными, поиска, поддержки сценариев работы с электронной подписью и пр. Есть готовые приложения для создания архива обмена юридически значимыми документов, включая возможность работы со структурированными документами (например, счетами-фактурами) и для ведения архива согласно инструкциям Росархива. Партнерами реализованы и приложения с отраслевой спецификой (архив документов для банков, проектных организаций и другие)», - поясняет Владимир Андреев («ДоксВижн»).

Решение «Логика ЭА» от «Логики Бизнеса» предназначено для организации надежного хранения и удобного использования электронных документов в соответствии с внутренними требованиями компаний и требованиями законодательства по архивному хранению. Архивное хранение подразумевает использование соответствующего набора технологий и производственных процессов, обеспечивающих весь жизненный цикл электронного документа — от экспертизы его ценности до уничтожения.

WSS-Consulting предлагает клиентам реализацию архивов на  собственном продукте WSS Docs, на нем реализованы проекты бухгалтерских архивов, архивы технической документации (чертежей, смет и т.п.).

Компания FTS Russia создает решения по управлению документами для своих клиентов на базе системы M-Files, которую можно использовать в качестве электронного архива, так как она позволяет хранить большие объемы документов. В системе организован легкий полнотекстовый поиск  и поиск по атрибутам. Сотрудники могут просто отслеживать историю изменения документов, работая всегда с актуальной версией. Помимо этого, ECM-система M-Files предлагает полный набор инструментов для управления контентом, разграничение прав доступа пользователей, автоматизацию бизнес-процессов с возможностью применения электронной подписи, интеграцию с электронной почтой, ERP и CRM- системами, веб-доступ и мобильный доступ. «Первоочередные задачи электронного архива заключаются в сохранении электронных документов и образов бумажных документов, соблюдении утвержденных процедур при операциях с ними и удалении документов по истечении срока хранения. Большинству компаний для этих целей подойдет современная СЭД/ECM-система, предоставляющая все эти функции плюс множество других, полезных для эффективного управления процессами», - считает Светлин Савов (FTS Russia).

ЗАО «Ай-Теко» на протяжении ряда последних лет участвует в проектах создания электронных архивов в интересах различных ведомств и организаций. Интегрированные электронные архивы были реализованы в АИС «Реестр СРО» (система ведения реестров саморегулируемых организаций в Росреестре), в АИС УНРО (система ведения реестра некоммерческих, религиозных и общественных организаций Минюста России), в ФГИС ГРКО (система ведения реестра казачьих обществ Минюста России). Для Таджикгидромета на платформе .Net Framework была разработана расширяемая Web-система ведения электронного архива. В базовой конфигурации система разворачивается на Web сервере IIS и настраивается на работу с одной из поддерживаемых СУБД: Oracle, MS SQL Server или PostgreSQL. Для НЦПИ Минюста России был реализован пилотный проект по переводу в электронный вид документов Государственного реестра нормативных актов. В настоящее время с участием «Ай-Теко» реализуются проекты создания электронных архивов для Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии и концерна «Алмаз-Антей».

В «1С-КПД» ряд продуктов сегодня сфокусирован на организации финансовых архивов. «1С:Документооборот» имеет типовые механизмы интеграции с различными учетными системами «1С». Например, для 1С:ERP интеграция возможна для всех документов системы: финансовых, кадровых, производственных, договоров и прочих. Компания предлагает также решение «ДокНет: Система оптического распознавания документов», которое производит оптическое распознавание любых документов: распознает все реквизиты с печатной формы документов, в том числе номенклатуру и корреспондентов, и далее создает этот документ в учетной системе. После этого создается его карточка в «1С:Документооборот» и автоматически прикрепляется скан изображения. Используя в основном типовые возможности системы, можно организовать архив финансовых документов для финансовых подразделений, ускорить поиск этих документов и облегчить работу бухгалтера.

Наконец, в Cognitive Technologies история создания электронных архивов начинается еще с советских времен и связана с именем одного из ключевых в прошлом сотрудников компании, российского ученого, д.т.н., профессора Н.Е. Емельянова. При его участии была разработана СУБД ИНЕС, на которой работали практически все крупные предприятия бывшего СССР. Коллектив под  руководством Емельянова первым подошел к принципам организации хранения информации, которые в последствие были положены в основу форматов типа XML. Многие разработки профессора легли в основу проектов Cognitive Technologies в таких крупных организациях, как Газпромбанк, Норильский Никель, Пенсионный Фонд РФ, силовых структурах и др. Решения Cognitive Technologies  базируются на технологии «Е1 Евфрат» и закрывают практически все основные направления электронных архивов: отраслевые решения (музейные, библиотечные системы и т.д.); ГОСТированные архивы (создаваемые в строгом соответствии с ГОСТами); структурированные хранилища информации, к которым не предъявляются строгие требования по ГОСТам.

Best Practices

Представители интеграторов поделились некоторыми успешными историями внедрения электронных архивов у клиентов. Многие из них - как, например, проекты Cognitive Technologies в «Газпромбанке», «Норильском Никеле», Пенсионном Фонде РФ, «ВТБ-страховании», «Золотом фонде» Государственного исторического музея и др. - устойчиво работают уже более 10 лет.

Среди клиентов, использующих решения для автоматизации архивов решения ЭОС – крупные банки, производственные организации, государственные структуры. Это, в частности, Электронный архив Совета Федерации, Судебный департамент при Верховном Суде РФ, Архивная служба ОАО «Мосэнерго», банк «ДельтаКредит», банк «Петрокоммерц». Продукты ЭОС для организации электронного архива используются не только крупными, но и множеством малых и средних предприятий и организаций. Отдельно следует упомянуть интересный проект архива «Ревизских сказок» в Республике Башкортостан, благодаря которому каждый из жителей республики может узнать новую информацию о своей родословной.

Базовая функциональность электронных архивов реализуется практически во всех внедрениях на базе платформы Docsvision. Есть примеры внедрения архивов проектной документации. Среди наиболее масштабных проектов интегратора – архив клиентских досье клиентов банка ВТБ 24 и СЭД Сбербанка, в которой накапливается архив организационно-распорядительных документов.

Сергей Иванников («Логика Бизнеса») рассказал о том, что в АИС «Налог-3» ФНС России есть ЕСМ-подсистема «Электронный архив налоговой информации», которая обеспечивает хранение и предоставление доступа к данным и электронным образам документов. Эта подсистема позволяет сократить ручные операции при работе с документами, формализовать и автоматизировать процедуры налогового администрирования, маршрутизировать и вести учет движения бумажных документов, создавать и поддерживать в актуальном состоянии сведений о движении бумажных и статусах электронных документов. Среди других интересных решений компании - архив клиентских документов Россельхозбанка, использующийся в головном офисе банка и структурных подразделениях 78 региональных филиалов, а также специализированные электронные хранилища финансовой документации в АК «Транснефть» и ООО «РН-Учет».

FTS Russia основную часть внедрений на базе ECM-системы M-Files проводит в финансовых компаниях, которые объединяет необходимость управления клиентскими делами, хранения больших объемов  архивных документов в течение определенного срока. Все документы, которые складировались в разных местах - на рабочих компьютерах, мобильных устройствах, в бумажном виде, - переносятся в центральное электронное хранилище. К любому файлу настраивается безопасный доступ из любой точки. Система M-Files автоматически сохраняет старые версии файлов без дублирования документов. А поиск по типу документа или названию клиента всегда выдает самую актуальную и современную версию. Все входящие документы сканируются и становятся доступными для поиска в электронном виде, который гораздо проще и быстрее, нежели поиск в бумажных версиях.

Наталия Бурцева («1С-КПД») приводит пример проекта, в котором решалась задача организации архива страховых документов с возможностью электронной обработки документа по предусмотренному шаблону маршрута в режиме онлайн. Для решения этой задачи были использованы системы «1С:Документооборот», «1С:Управление страховой компанией», «1С:Битрикс-Корпоративный портал». Каждая из них отвечала за свои функции и была сопряжена посредством интеграции в единый комплекс систем для автоматизации процесса обработки процессов компании.

В свою очередь, Геннадий Попов (WSS-Consulting) упоминает два проекта. Первый: в крупной инжиниринговой компании реализован архив проектно-сметной документации с помощью WSS Docs и произведена миграция с предыдущего архива на продукте EMC Documentum. Второй: в крупной фармацевтической компании реализован архив бухгалтерских первичных документов, произведена интеграция с SAP ERP.

В «Ай-Теко» наибольший интерес в настоящее время представляет проект создания электронного архива дел правоустанавливающих документов для Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр). Особенностью этого проекта является то, что в процессе государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним Росреестр накапливает большое количество бумажных документов, которые не теряют своей актуальности на протяжении всего времени существования объекта недвижимости: сегодня это около 80 млн дел правоустанавливающих документов средним объемом 40-50 документов, которые постоянно могут быть востребованы для работы. Они размещаются в примерно 1800 обособленных территориальных отделах региональных управлений Росреестра по всей территории РФ, так что использование при проведении правовой экспертизы бумажных документов, хранящихся в другом подразделении, становится проблематичным. Министерство связи и массовых коммуникаций является разработчиком программно-аппаратной платформы хранения электронных документов, предназначенной, в том числе, для размещения архивов Росреестра.

Создание централизованного электронного архива дел правоустанавливающих документов позволит оперативно запрашивать и получать в режиме реального времени непосредственно на рабочем месте сотрудника Росреестра, проводящего правовую экспертизу, весь пакет необходимых документов в электронном виде, независимо от того, где находится бумажный архив. Особенностью реализации проекта является то, что при формировании базы данных Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним (ЕГРП), осуществляемом средствами разработанной и сопровождаемой ЗАО «Ай-Теко» информационной системы, в базу данных вносятся описания всех реквизитов документов, подаваемых с заявлением о государственной регистрации права. В данном случае предложено комбинированное решение, основанное на том, что база метаданных, содержащая описания документов, ведется непосредственно в ведомственной информационной системе, а само хранение документов осуществляется на внешнем ресурсе, доступ к которому возможен в on-line режиме.

Перспективы электронных архивов и планы интеграторов

Очевидно, что с увеличением объема хранимых данных у ИТ-отделов компаний появляются не только новые вызовы – обеспечить хранение и обработку возрастающего потока, – но и качественно новые возможности для  построения аналитических отчетов и использования накопленной информации. Решения в области электронных архивов востребованы сейчас и будут востребованы в будущем.

Между тем, некоторые эксперты считают рынок электронных архивов зрелым и сложившимся. «Мы не ожидаем существенного расширения или сужения этого рынка. Новая версия WSS Docs позволяет создавать большие электронные архивы (десятки ТБ), с этой версией мы планируем выполнить не менее 20 проектов по созданию электронных архивов бухгалтерских документов до конца 2016 года», - поясняет Геннадий Попов (WSS-Consulting).

Другое мнение у Сергея Полтева («ЭОС»): «Можно предположить, что интерес к электронным хранилищам со стороны бизнеса, со стороны государственных организаций растет и будет расти во всем мире. Не в последнюю очередь благодаря новым технологиям, которые позволяют  оперативно «извлечь» и наглядно представить информацию из архива. И недавний анонс сделки по приобретению EMС, известного производителя систем хранения, компанией Dell – одно из возможных подтверждений».

Светлин Савов (FTS Russia), руководствуясь опытом последних внедрений, считает, что даже государственным учреждениям не хватает ограниченного функционала классических электронных архивов. Пользуются популярностью такие функции как маршрутизация документов, выполнение заранее заданных сценариев, сопровождение реальных процессов в системе электронного документооборота. Особые требования предъявляются к поиску по базе документов, который должен быть быстрым и точным. «В замещении электронных архивов мы видим перспективы ECM-систем с хорошей емкостью для хранения, ЭЦП, модулем распознавания сканированных документов и дополнительным набором полезных функций для управления процессами. В критичных отраслях со сложной процедурой сканирования и архивирования документов, с высокими требованиями к безопасности документации, без сомнения, останутся специализированные системы, рассчитанные на длительный срок хранения и большие объемы документов. Электронные архивы будут востребованы и там, где не происходит постоянное взаимодействие с документами», - говорит он.

Что же нового могут предложить разработчики и внедренцы рынку? Михаил Потапенко (Cognitive Technologies) ожидает, что развитие электронных архивов пойдет по пути использования облачных технологий, свободного ПО в качестве основной платформы, поскольку уход от лицензионных программных продуктов сегодня также является очевидным рыночным трендом. Кроме того, уже в самое ближайшее время очевидно активное применение решений искусственного интеллекта, позволяющих уйти от разного рода рутинных операций, а также технологий big data.

Три основных направления развития электронных архивов, по мнению Владимира Андреева («ДоксВижн») - перевод всего документооборота в электронный вид, развитие поиска и извлечения знаний из накопленных архивов (тематика семантического поиска, технологии BigData и Machine Learning), а также все большее вытеснение электронных архивов в облака и переход на модель SaaS и PaaS для реализации функциональности архивов. «В ближайшее время должны появиться нормативные требования к долгосрочному хранению электронных документов и порядку их передачи в госархивы. Это приведет к необходимости модификации корпоративных СЭД», - добавляет он.

Наконец, Сергей Полтев также обращает внимание на то, что с технологической точки зрения пришло время технологий интеллектуальной обработки текста, понимания компьютером текстов на естественном языке и открывающихся в связи с этим безграничных возможностей по взаимодействию пользователей с системами электронного архива. «Совместно с компанией ABBYY, разработчиком технологии Сompreno, мы в ЭОС подготовили новые комплексные решения по анализу текстов в ECM-решениях. И, ориентируясь на отклик со стороны заказчиков и партнеров, эти решения, эти технологии будут более чем востребованы», - прогнозирует эксперт.

Опубликовал: Анна Тумакова (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: Cognitive Technologies, ЭОС, Ай-Теко, Логика Бизнеса, 1С:КПД, WSS-Consulting, M-Files, ДоксВижн, Электронные архивы, Прогнозы в СЭД