Эволюция СЭД/ЕСМ-систем на предприятиях ТЭК
Вот уже более 10 лет наблюдается активный рост спроса на корпоративные информационные системы вообще и системы электронного документооборота/управления корпоративной информацией в частности. Причиной тому является прежде всего общий рост отечественной экономики, начавшийся с топливно-энергетического комплекса, а в дальнейшем распространившийся на государственную и другие отрасли. Для адекватного функционирования компаний в условиях роста потребовались эффективные инструменты управления бизнес-процессами. На помощь пришли системы электронного документооборота, обеспечивающие информационную поддержку в том числе критически важных управленческих деловых процессов организации/предприятия.
Алексей Назаренко,
директор по качеству,
компания «ИнтерТраст»
Принимая во внимание сложившую модель управления на предприятиях топливно-энергетического комплекса, можно выделить несколько общих черт автоматизации документооборота/управления корпоративным контентом, применимых к любой коммерческой и государственной структуре этого сектора рынка. Такие организации юридически и административно являются чаще всего холдинговыми структурами, состоящими из группы аффилированных юридических лиц с выделенной специализацией. Услуги корпоративного управления холдингом в них, как правило, лежат на управляющей компании, а услуги управления ИТ-активами предоставляются по модели SaaS остальным организациям холдинга выделенным юридическим лицом.
Высокий уровень территориальной распределенности, характерный для предприятий топливно-энергетического комплекса, обусловлен удаленностью мест добычи ископаемых ресурсов и генерации мощности от региональных отделений и самой управляющей компании, причем часто речь идет о расстояниях, превышающих десять тысяч километров и не менее пяти часовых поясов. Очевидно, что управление ИТ-активами, в том числе и СЭД/ЕСМ-системами, в таких условиях имеет определенную специфику: это и чисто технические моменты, связанные с созданием элементов дистанционного мониторинга и администрирования информационных систем, и выраженная территориальная распределенность информационных систем, приводящая к созданию хранилищ контента по месту их образования и передаче в другие регионы требуемых документов и данных. Именно эти два фактора, а также пристальное внимание государства к операционной деятельности топливно-энергетических компаний, выраженное в значительном количестве требований (нормативных правовых актов), и задали ту специфику, в условиях которой и развивались информационные системы на предприятиях ТЭК вообще и системы электронного документооборота в частности.
Управление корпоративным контентом и документационное обеспечение управления — это те неотъемлемые процессы управленческой деятельности предприятия, автоматизировав которые, можно в значительной мере сократить непроизводственные затраты, связанные с компенсацией рисков по управлению информационной составляющей предприятия, и повысить прозрачность и эффективность системы управления. Рассматривая развитие корпоративных информационных систем за последние десять-пятнадцать лет, можно явно выделить три этапа, характеризующихся развитием системной архитектуры (рис. 1).
Развитие основ архитектуры СЭД/ЕСМ-систем за последние два десятилетия
В классическом понимании системная архитектура любой корпоративной информационной системы, а не только СЭД/ЕСМ-решения, может быть представлена в виде иерархической модели, в основании которой лежат сами данные, вернее система управления базами данных — СУБД. В дальнейшем (при усложнении архитектуры) сформировались сетевые решения, обладающие первыми признаками сервисно-ориентированной архитектуры. Сейчас же SOA является основным архитектурным подходом, используя который, разрабатываются и внедряются системы управления корпоративным контентом и документооборотом.
Первоначально автоматизация документооборота в территориально-распределенных компаниях производилась полностью “на местах”, а сами информационные системы представляли собой скорее однопользовательские приложения, которые были разработаны силами отдела автоматизации, а то и одним программистом-разработчиком по заказу общего отдела или иной структуры, отвечающей за документооборот (канцелярию или секретариат). Функционально такие приложения обеспечивали регистрацию документации различных типов: входящей и исходящей корреспонденции, обращений граждан, нормативной и распорядительной документации. В дальнейшем такие системы оказались, во-первых, очень функционально скудными, во-вторых, отсутствие системного подхода при разработке таких приложений практически полностью исключило возможности их развития (создание сетевых многопользовательских систем). В-третьих, системы, которые разрабатывались зачастую силами одного разработчика, при смене последним места работы, оказывались полностью изолированными и работали до момента исчерпания своего ресурса. Часто жизненный цикл таких решений продляли опасения руководства, основанные на закрытости и недокументированности решения. При обновлении такой системы существовал очень вероятный риск повреждения, искажения либо полной утраты накопленных и хранимых много лет документных данных. Как следствие, обновление и миграция системы на новую платформу в таких условиях становились просто невозможными.
Столь выраженные недостатки «самописных» СЭД/ECM-систем эволюционно привели к иной модели разработки: создание систем поручалось специализированным внешним организациям, которые могли обеспечить надлежащий методологический уровень разработки информационной системы, а также имели в своем штате экспертов по документообороту. Создаваемые при этом системы несмотря на выраженную заказную специфику впоследствии вычищались от функциональных и технических особенностей компании-заказчика, превращаясь тем самым в типовую разработку, иначе называемую «коробочным продуктом».
Такой продукт на предприятиях топливно-энергетического комплекса уже мог внедряться серийно, причем в рамках всей структуры организации: и в предприятиях добывающего и перерабатывающего профиля, и в генерирующих, передающих и сбытовых компаниях, и в управляющих организациях. Тем не менее, программное обеспечение этого типа не подразумевало возможности сетевой работы: каждая система электронного документооборота и система управления корпоративной информацией работала самостоятельно - без возможности обмена документированной информацией между организациями и даже их подразделениями. Да и функциональность таких систем оставляла желать лучшего, ограничиваясь регистрацей документов и контролем исполнительской дисциплины на уровне единственного работника — контролера.
Развитие архитектуры таких систем двигалось по направлению к удовлетворению требований, закладываемых вертикально-ориентированной холдинговой моделью управления и территориальной распределенностью компаний-участников холдинга. Архитектура современной системы электронного документооборота для предприятий топливно-энергетического сектора достигла своего апогея в рамках SOA — сервисно-ориентированной архитектуры.
Архитектура современной СЭД/ЕСМ-системы
Современные информационные системы, в том числе и СЭД/ЕСМ, реализуются на основе трехзвенной архитектуры, где нижний (первый) уровень ответственен за хранение данных системы, средний (второй) уровень отвечает за бизнес-логику информационной системы, тогда как самый высокий (третий) уровень отвечает за взаимодействие с пользователем, то есть реализует UI — интерфейс пользователя.
Первый уровень трехзвенной архитектуры представлен системой управления базами данных (СУБД). Большая часть корпоративных информационных систем достаточно лояльна к платформам: системы разворачиваются на основе той СУБД, которая больше всего удовлетворяет требованиям заказчика, которые могут быть как технического, так и и организационно-административного характера, касаясь, к примеру, вопросов качества управления портфелем лицензий предприятия на программное обеспечение. Развитием таких систем обычно занимаются сами вендоры, они же обеспечивают управление вопросами совместимости версий аналогичных показателей разработки. Крупнейшей категорией систем управления базами данных на отечественном (да и мировом) рынке являются реляционные СУБД, основанные на стандартизованном SQL — языке унифицированных запросов.
Информационных систем, которые могут работать и на реляционных, и на нереляционных СУБД нативно, в настоящее время на рынке нет. Для решения этой проблемы, а также для уже упомянутой оптимизации управления портфелем лицензий заказчика используются так называемые СУБД-адаптеры, являющиеся службами, обеспечивающими взаимодействие информационной системы, формирующей запросы в стандартизованном SQL и интерпретирующей их «на лету» в запросы той СУБД, лицензии на которую уже имеются у заказчика. Это позволяет клиенту значительно сэкономить на лицензировании новой системы для нужд своей организации, тем самым повышая качество управления лицензионным портфелем. Последней важнейшей функциональностью первого уровня современной архитектуры корпоративных документоориентированных информационных систем является реализация криптографических процедур, обеспечивающих шифрование хранимых в СУБД данных и функциональность электронной подписи, позволяющей фиксировать целостность хранимой в системе документации и в целом быть полным аналогом собственноручной подписи должностного лица организации, работающего с электронным документов в системе электронного документооборота или системе управления корпоративным контентом.
Второй уровень архитектуры современной информационной системы представляет собой прежде всего, реализацию её бизнес-логики. Именно средняя компонента обеспечивает функциональное наполнение документоориентированной системы. Основной частью среднего уровня, без которой система не может существовать, является ее сервер приложений - выделенная серверная компонента, которая и реализует обработку документов (перемещение документации по маршрутам, управление правами доступа к ним и много другое, зависящее непосредственно от функциональности итогового решения). Именно эта часть информационной системы включает в себя очень часто использующийся в настоящее время модуль автоматизации документоориентированной процессной деятельности, называемый модулем WorkFlow. Очень важной компонентой среднего уровня архитектуры СЭД/ЕСМ-системы являются интерфейсные коннекторы к другим операционным системам.
Взаимодействие ИС в информационной среде предприятия
Коннекторы к другим информационным системам обеспечивают возможность интеграции системы электронного документооборота сучетной бухгалтерской системой, ERP или любыми другими информационными комплексами, в том числе и интеграционной шиной. Главная задача такого коннектора - обеспечить взаимосвязь между системой электронного документооборота и иными корпоративными информационным системами в части передачи данных, документов и событий между ними.
Последний компонент среднего уровня информационной системы появился в этой структуре относительно недавно: его массовое включение началось около 5-7 лет назад, а его главной задачей является поддержание функциональности тонких клиентов интерфейса пользователя СЭД/ЕСМ-систем на предприятии. Чаще всего, этот модуль реализуется за счет проприетарного решения (Microsoft Internet Information Service) либо за счет свободного решения от Apache Foundation.
Уровень интерфейса пользователя (UI) в рассматриваемой современной архитектуре информационной системы промышленного предприятия занимает зачастую недооцененное место. Именно посредством интерфейсной части во многом определяются шаблоны работы пользователя с системой, которые напрямую влияю как на утомляемость работника, так и на то количество ошибок, которое он совершает во время работы. Также необходимо отметить, что именно интерфейсы пользователя СЭД/ЕСМ-систем, реализованные в виде приложений на мобильных платформах (Apple iOS: iPhone, iPod Touch, iPad; Google Android: смартфоны и планшеты различных производителей; Microsoft Windows: Phone 7: Phone 8, RT с осени 2012 года; Blackberry: Playbook) позволили привлечь в несколько новых категорий работников предприятия:
- менеджеров среднего звена, часть времени проводящих вне офиса, — для таких работников создаются интерфейсы СЭД/ЕСМ-систем на основе смартфонов. Данная группа сотрудников, постоянно находясь на связи посредством Wi-Fi-технологии либо технологии сотовой передачи данных посредством GPRS, EDGE, 3G, HSPA, Wi-Max mobile, обеспечивается возможностью непрерывно работать в системе, выполняя ролевые функции в рамках того или иного автоматизированного процесса;
- менеджеров высшего, много времени находящихся вне своего непосредственного рабочего места — на совещаниях, переговорах и пр. Для этой категории пользователей информационных систем предпочтительной является реализация рабочего места в СЭД на планшетных компьютерах, где ведущее место занимает Apple iPad, а далее (со значительным отрывом) - планшетные решения на основе Google Android и Blackberry Playbook.
Классификация интерфейсов современных КИС
Кроме разделения интерфейсов по типам эксплуатирующих из клиентских систем на мобильные и настольные существует еще один вид классификации интерфейсов информационных систем — «толстые» и «тонкие» клиенты.
Толстым клиентом называется клиентское приложение на компьютере пользователя и обращающееся к системе лишь за данными. К таким приложениям можно отнести реализацию клиента СЭД/ЕСМ-системы на основе решения IBM Lotus Notes. Тонким клиентом называется приложение на сервере (клиенту на рабочую станцию доставляются уже готовые результаты). К таким решениям можно отнести интерфейс СЭД, создаваемый на основе web-сервера и представляемый пользователю в виде специализированного сайта (портала). Доступ к нему можно получить с браузеров настольных ПК и ноутбуков (MS Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari) либо мобильных устройств (Apple iOS Mobile Safari, Google Android Chrome и др.).
Современные системы электронного документооборота, являясь частью большего класса корпоративных ЕСМ-систем и будучи предназначенными прежде всего для обработки документированной информации, в процессе реализации на предприятиях топливно-энергетического комплекса обеспечили эволюционные изменения ИС в следующих основных направлениях:
- сформированные системы обладают выраженной территориальной распределенностью (не только в функциональной части, но и в части аппаратного и программного обеспечения информационной системы);
- системы электронного документооборота, поддерживая информационные процессы системы управления, получили выраженную холдинговую структуру, имеющую признаки как властных вертикалей, так и единоначалия (не только в рамках одного предприятия, но и бизнес-группы в целом).
Эти изменения заложили е архитектурные и функциональные решения, рассмотренные в данной статье. Новые направления развития таких систем найдут отражение скорее в развитии функциональности, где будут применены новые методологические подходы в процессах управления (такие, к примеру, как case-менеджмент). Со стороны аппаратной реализации и способа предоставления услуг будут превалировать облачные решения и предоставление услуг в виде внутрихолдинговых SaaS-решений, при которых в холдинговых структурах топливно-энергетического комплекса (ТЭК) будет выделен единый для всей структуры поставщик IT-решений, который и обеспечит функциональность КИС и предоставление доступа к ней по модели «“система как услуга» (SaaS).
Алексей Назаренко,
директор по качеству,
компания «ИнтерТраст»
Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)
Тематики: Интеграция, Маркетинг, ПО
Ключевые слова: IBM, автоматизация, электронный документооборот, ИнтерТраст