INFODOCUM-2012: на пути к электронным архивам

В начале декабря в Москве состоялся очередной профессиональный форум INFODOCUM.ARCHIVE-2012 «Современные технологии эффективного архива», который собрал более двухсот представителей органов законодательной и исполнительной власти, руководителей региональных архивов ведущих предприятий и организаций страны. Ключевыми темами для обсуждения стали актуальные вопросы законодательства, а также проблемы создания в России архивов для хранения электронных документов. Традиционно, генеральным спонсором форума выступает компания «Электронные офисные системы» (ЭОС).

«Одной из идей создания нашей компании, до сих пор остающаяся актуальной, - это создание технологий, которые были бы своеобразным мостиком в переходе от бумажного делопроизводства к электронному документообороту. А раз мы начинаем это делать, то мы должны опереться на тех людей и те институты, которые объединяют тех, кто занимается реальным делопроизводством в организация. Таких структур на сегодня всего две – это Федеральная архивная служба (Росархив) и профессиональное сообщество в лице «Гильдии Управляющих Документацией». Поэтому мы всегда являемся спонсорами практически всех мероприятий, проводимых Росархивом, ВНИИДАТ и Гильдией» - прокомментировал участие в Форуме председатель совета директоров компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) Владимир Баласанян. В то же время, он отметил, что его мнение в области хранения электронных документов отличается от позиции архивистов, которые пока исходят из концепции, что документы вечного и длительного срока хранения на сегодняшний день должны храниться лишь на бумаге. Это связано с тем, что бумага действительно, в отличие от электронных носителей, храниться достаточно долго. Кроме того, информацию в напечатанном виде человек сможет увидеть и через длительное время, что невозможно проделать с машиночитаемыми технологиями, - регулярно меняются не только технологии, но и сами программные средства.

«Эта позиция верная, но если посмотреть более глобально, то бумажный документ тоже не вечен, - страховые копии делали (а кое-где и продолжают делать) на микрофильмах. С другой стороны, - многие страны мира вводят в строй архивы, ориентированные на вечное хранение электронных документов. И в этой связи, мое личное мнение как эксперта состоит в том, что пора пересмотреть само понимание места архивов. Они должны заботиться не только о сохранности переданного им на хранение, но и о том, чтобы эта информация была доступна следующим поколениям. Я имею ввиду, что в случае истечения срока хранения носителя, информация своевременно должна переводится на другие носители или проводить миграцию на новые программные средства. Да, естественно, задачи архива усложняются, но считать, что когда-то вместо недолговечной бумаги будет изобретен какой-то действительно вечный носитель информации, неверно. По крайней мере, программы точно будут меняться, а физические носители разрушаться. Поэтому те страны, которые пошли по пути возложения ответственности на архивы еще и за миграцию данных, в том числе цифровой подписи для обеспечения ее сохранности, могут решить проблему вечного хранения документов (см. к примеру, интервью с руководителем проекта Национального электронного архива Эстонии Саареветом Койтом от 02 ноября 2012 г.). Мое мнение пока не совпадает с архивистами. Но здесь нужно понимать, что в целом, - это вопрос не сегодняшнего дня, это вопрос, какие цели перед собой необходимо ставить» - отметил г-н Баласанян.

Проблемы интеграции и хранения бумажных и электронных документов. Слайд из презентации Сергей Жука, Правительство РФ

По его словам, сегодня практически все документы подписываются на бумаге и сдаются в таком виде на хранение. При этом, в ряде случаев уже существуют электронные оригиналы документов, - налоговые декларации, правительство Москвы начало работу только с электронными документами и т.д. Поскольку сдать их некуда, то, к примеру, Федеральная налоговая служба хранит их в собственных хранилищах. С другой стороны, архивные службы рассматривают принимаемые документы в виде физических единиц на разных носителях, поэтому можно сдать диск, видеоленту, киноленту и т.д. Хотя непосредственно базы данных (также электронный документ, подлежащий хранению), куда можно было бы подгружать документы, принимать их из других организаций, пока нельзя, - либо запись на диск и сдача в таком виде либо создание собственного ведомственного хранилища по типу ФНС.

На Форуме также выступил Заместитель директора Департамента делопроизводства и архива Правительства РФ Сергей Жук, обративший внимание собравшихся на причины, по которым хранение электронных подлинников документов в государственных архивах не производится. «На наш взгляд, главных причин – две. Первая связана с проблемой подтверждения аутентичности электронных документов не только при передаче их из одной системы в другую, но и при организации длительного хранения электронных документов (в течение времени, превышающего время действия сертификата электронной подписи). Вторая, на которой хотелось бы остановить внимание в данных заметках, связана с отсутствием до настоящего времени стандартизованной модели электронного документа».

Отсутствие единого стандарта на представление (модели) электронного документа приводит к множеству проблем, связанных с синтаксисом и интерпретацией. Слайд из презентации Сергей Жука, Правительство РФ

Последнее  связано с тем, что кроме расплывчатого и противоречивого определения понятия «электронный документ» в федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ ни один нормативный документ не содержит спецификаций электронного документа, которые можно было бы использовать в качестве стандарта. И это при том, что бумажный документ рассчитан на восприятие человеком, т.е. нюансы в его оформлении в разных организациях не оказывают существенного влияния на процесс интерпретации реквизитов и восприятия содержащейся в них информации. Далее г-н Жук отмечает, что несогласованность законодательства приводит к существованию двух разных трактовок электронного документа. Первый подход говорит о том, что электронный документ – это материальный носитель, на котором зафиксирована информация в виде, пригодном для восприятия с помощью компьютера. Второй подход, что ЭД – это абстрагированная от носителя совокупность данных, на основе которых с помощью компьютера и некоторого программного средства на устройство отображения может быть выведена информация в доступном для восприятия человеком виде.

«Если мы согласимся с первой трактовкой, то  работникам архивов ничего собственно делать и не надо. Поскольку в этом случае электронный архив становится архивом электронных носителей информации. Правда, здесь есть один нюанс: если мы создаем электронный документ в некоторой вычислительной системе (а в общем случае – в вычислительной сети), то в качестве носителя будет выступать вся эта система, а сдача подлинника документа в архив превратится в сдачу в архив всей этой вычислительной системы. Естественно, никто не захочет после разработки одного документа каждый раз сдавать в архив свою вычислительную сеть. Поэтому в реальной жизни все явно или неявно пытаются трактовать понятие электронного документа как совокупности данных (чаще всего  –  файла, записанного на встроенном или съемном запоминающем устройстве). Но в этом случае сразу возникает куча проблем, связанных с синтаксисом этих данных (структурой файлов) и правилами их интерпретации» - отмечает Сергей Жук.

Разница в восприятии человеком бумажного и предоставлении электронного документа. Слайд из презентации Сергей Жука, Правительство РФ

В отсутствие единого стандарта на представление (модель) электронного документа разработчик системы управления документами обычно создает некоторую свою модель, которая часто оказывается несовместимой с моделями, принятыми в других системах. И это является одним из главных препятствий на пути интеграции создаваемых в этих системах архивов документов. Что же должна содержать такая модель электронного документа, по мнению г-на Жука? Прежде всего, всю информацию из модели бумажного документа: состав, семантику и синтаксис реквизитов бумажного документа. Но это еще не все, она должна также содержать синтаксис внутримашинного представления реквизитов бумажного документа, а также состав, семантику и синтаксис реквизитов, специфических для ЭД.

В Росархиве понимают существующие проблемы, - этому вопросу на INFODOCUM-2012 было посвящено выступление консультанта Федерального архивного агентства Сергея Кузнецова, который представил Концепцию развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года, подразумевающую создание электронного архива. В частности, в Проекте Концепции отмечается, что «уже в настоящее время все большая часть документации создается в электронной форме и с течением времени объем электронных документов будет только возрастать. Способность их принять, сохранить и использовать становится жизненно важной для эффективного государственного управления. В связи с этим архивам необходимо искать пути организации работы с электронными документами». Для этого, как отмечается в Концепции, необходимо сформировать полноценную нормативную базу по созданию, порядке подготовки, передаче и хранению электронных документов в делопроизводстве и архивах органов государственной власти и органов местного самоуправления. Кроме того, должны быть разработаны единые технологии и форматы архивирования электронных документов, их передачи на постоянное хранение, а также обеспечения их долговременной сохранности и организации доступа в наиболее удобной для пользователей форме, гарантирующие возможность их трансформации в условиях постоянного совершенствования информационных технологий» - говорится в Проекте.

Суть проблемы сохранности электронного документа. Слайд из презентации Жаклин Слатс, директора по информационным технологиям Национального архива Голландии, председателя Совета директоров фонда «Открытые планеты».

Ну и, конечно, должен быть создан и Центр хранения электронных документов с соответствующей инфраструктурой на базе одного из федеральных архивов. «…Способный осуществлять централизованные прием, хранение и организацию доступа к электронным документам постоянного срока хранения федеральных органов государственной власти, использующих систему электронного документооборота и включенных в системы МЭДО и СМЭВ, а также централизованное хранение оцифрованных копий документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в федеральных архивах, ведение общеотраслевых баз данных, в первую очередь Центрального фондового каталога, взаимодействие архивов с внешней информационной средой. В субъектах Российской Федерации целесообразна либо организация аналогичных центров, либо использование в этих целях возможностей создаваемых в настоящее время центров обработки данных (ЦОД)» - отмечается в Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года.

В тоже время, в Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года отмечается, что в условиях перехода на электронный документооборот и создания полноценного механизма управления делопроизводством, необходимо установить на общегосударственном уровне единые принципы организации, унификации и стандартизации документации, архивных и делопроизводственных служб. Необходимо также создание единой системы электронного документооборота в государственном управлении, позволяющей с наименьшими затратами оптимизировать и рационализировать документооборот в условиях перехода на безбумажное документирование. Для этого требуется «наделить Росархив полномочиями по реализации государственной политики, нормативно-правовому регулированию и контролю за соблюдением правил и норм межведомственного документооборота, за процессами документообразования и объемами документооборота, а также полномочиями государственного заказчика единой системы электронного документооборота, охватывающей все уровни государственного (а в перспективе и муниципального) управления, что позволит существенно уменьшить затраты на разработку, внедрение и эксплуатацию систем электронного документооборота в каждом государственном органе, а также обеспечить практическое внедрение единых стандартов делопроизводства и передачу электронных документов на архивное хранение».

Функции электронного хранилища Голландии. Слайд из презентации Жаклин Слатс

Напомним, что Указом Президента Российской Федерации «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» от 09.03.04. № 314 Федеральная архивная служба России была преобразована в Федеральное архивное агентство, став частью Министерства культуры РФ. Поэтому вопрос наделения Росархива полномочиями госзаказчика единой системы электронного документооборота, охватывающей все уровни государственного управления, становится вопросом межведомственной конкуренции со всеми вытекающими отсюда последствиями (очевидно, что положение Министерства культуры, а тем более Росархива слабее, чем у Минкомсвязи, не в пример компетенций). Ведь сегодня на эту роль претендует Министерство связи и массовых коммуникаций, являющееся ответственным за создание федеральной системы межведомственного взаимодействия (СМЭВ), программу электронных госуслуг и т.д.

Опубликовал: Сергей Мальцев (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО, Регулирование

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, ЭОС, Минсвязи, регулирование

Дайджест Системы электронного документооборота ЭОС совместимы с активными ключевыми носителями Рутокен ЭЦП 3.0 1 минута на верификацию договора: в IDS Borjomi Russia & Belarus внедрили искусственный интеллект Directum Представители Росархива и ЭОС обсудили актуальные вопросы правового регулирования хранения электронных документов в информационных системах Из Directum RX документы по ЭДО можно отправлять напрямую в филиалы или подразделения контрагентов Банк «Открытие» начал использовать технологию автоматического распознавания паспорта при выездном обслуживании Разработчик сервиса кадрового ЭДО HRlink настроил интеграцию с Битрикс24 ПЭК перевел на кадровый ЭДО более половины сотрудников

Другие новости Системы электронного документооборота ЭОС совместимы с активными ключевыми носителями Рутокен ЭЦП 3.0 1 минута на верификацию договора: в IDS Borjomi Russia & Belarus внедрили искусственный интеллект Directum EOSmobile 4.12: новый функционал для работы за нескольких должностных лиц, получения документов через помощников и не только Представители Росархива и ЭОС обсудили актуальные вопросы правового регулирования хранения электронных документов в информационных системах Компания ЭОС на Международном форуме по электронному документообороту 2023