INFODOCUM-2012: на пути к электронным архивам24.12.2012
В начале декабря в Москве состоялся очередной профессиональный форум INFODOCUM.ARCHIVE-2012 «Современные технологии эффективного архива», который собрал более двухсот представителей органов законодательной и исполнительной власти, руководителей региональных архивов ведущих предприятий и организаций страны. Ключевыми темами для обсуждения стали актуальные вопросы законодательства, а также проблемы создания в России архивов для хранения электронных документов. Традиционно, генеральным спонсором форума выступает компания «Электронные офисные системы» (ЭОС). «Одной из идей создания нашей компании, до сих пор остающаяся актуальной, - это создание технологий, которые были бы своеобразным мостиком в переходе от бумажного делопроизводства к электронному документообороту. А раз мы начинаем это делать, то мы должны опереться на тех людей и те институты, которые объединяют тех, кто занимается реальным делопроизводством в организация. Таких структур на сегодня всего две – это Федеральная архивная служба (Росархив) и профессиональное сообщество в лице «Гильдии Управляющих Документацией». Поэтому мы всегда являемся спонсорами практически всех мероприятий, проводимых Росархивом, ВНИИДАТ и Гильдией» - прокомментировал участие в Форуме председатель совета директоров компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) Владимир Баласанян. В то же время, он отметил, что его мнение в области хранения электронных документов отличается от позиции архивистов, которые пока исходят из концепции, что документы вечного и длительного срока хранения на сегодняшний день должны храниться лишь на бумаге. Это связано с тем, что бумага действительно, в отличие от электронных носителей, храниться достаточно долго. Кроме того, информацию в напечатанном виде человек сможет увидеть и через длительное время, что невозможно проделать с машиночитаемыми технологиями, - регулярно меняются не только технологии, но и сами программные средства. Проблемы интеграции и хранения бумажных и электронных документов. Слайд из презентации Сергей Жука, Правительство РФ По его словам, сегодня практически все документы подписываются на бумаге и сдаются в таком виде на хранение. При этом, в ряде случаев уже существуют электронные оригиналы документов, - налоговые декларации, правительство Москвы начало работу только с электронными документами и т.д. Поскольку сдать их некуда, то, к примеру, Федеральная налоговая служба хранит их в собственных хранилищах. С другой стороны, архивные службы рассматривают принимаемые документы в виде физических единиц на разных носителях, поэтому можно сдать диск, видеоленту, киноленту и т.д. Хотя непосредственно базы данных (также электронный документ, подлежащий хранению), куда можно было бы подгружать документы, принимать их из других организаций, пока нельзя, - либо запись на диск и сдача в таком виде либо создание собственного ведомственного хранилища по типу ФНС.
Отсутствие единого стандарта на представление (модели) электронного документа приводит к множеству проблем, связанных с синтаксисом и интерпретацией. Слайд из презентации Сергей Жука, Правительство РФ Последнее связано с тем, что кроме расплывчатого и противоречивого определения понятия «электронный документ» в федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ ни один нормативный документ не содержит спецификаций электронного документа, которые можно было бы использовать в качестве стандарта. И это при том, что бумажный документ рассчитан на восприятие человеком, т.е. нюансы в его оформлении в разных организациях не оказывают существенного влияния на процесс интерпретации реквизитов и восприятия содержащейся в них информации. Далее г-н Жук отмечает, что несогласованность законодательства приводит к существованию двух разных трактовок электронного документа. Первый подход говорит о том, что электронный документ – это материальный носитель, на котором зафиксирована информация в виде, пригодном для восприятия с помощью компьютера. Второй подход, что ЭД – это абстрагированная от носителя совокупность данных, на основе которых с помощью компьютера и некоторого программного средства на устройство отображения может быть выведена информация в доступном для восприятия человеком виде. Разница в восприятии человеком бумажного и предоставлении электронного документа. Слайд из презентации Сергей Жука, Правительство РФ В отсутствие единого стандарта на представление (модель) электронного документа разработчик системы управления документами обычно создает некоторую свою модель, которая часто оказывается несовместимой с моделями, принятыми в других системах. И это является одним из главных препятствий на пути интеграции создаваемых в этих системах архивов документов. Что же должна содержать такая модель электронного документа, по мнению г-на Жука? Прежде всего, всю информацию из модели бумажного документа: состав, семантику и синтаксис реквизитов бумажного документа. Но это еще не все, она должна также содержать синтаксис внутримашинного представления реквизитов бумажного документа, а также состав, семантику и синтаксис реквизитов, специфических для ЭД. Суть проблемы сохранности электронного документа. Слайд из презентации Жаклин Слатс, директора по информационным технологиям Национального архива Голландии, председателя Совета директоров фонда «Открытые планеты». Ну и, конечно, должен быть создан и Центр хранения электронных документов с соответствующей инфраструктурой на базе одного из федеральных архивов. «…Способный осуществлять централизованные прием, хранение и организацию доступа к электронным документам постоянного срока хранения федеральных органов государственной власти, использующих систему электронного документооборота и включенных в системы МЭДО и СМЭВ, а также централизованное хранение оцифрованных копий документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в федеральных архивах, ведение общеотраслевых баз данных, в первую очередь Центрального фондового каталога, взаимодействие архивов с внешней информационной средой. В субъектах Российской Федерации целесообразна либо организация аналогичных центров, либо использование в этих целях возможностей создаваемых в настоящее время центров обработки данных (ЦОД)» - отмечается в Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года. Функции электронного хранилища Голландии. Слайд из презентации Жаклин Слатс Напомним, что Указом Президента Российской Федерации «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» от 09.03.04. № 314 Федеральная архивная служба России была преобразована в Федеральное архивное агентство, став частью Министерства культуры РФ. Поэтому вопрос наделения Росархива полномочиями госзаказчика единой системы электронного документооборота, охватывающей все уровни государственного управления, становится вопросом межведомственной конкуренции со всеми вытекающими отсюда последствиями (очевидно, что положение Министерства культуры, а тем более Росархива слабее, чем у Минкомсвязи, не в пример компетенций). Ведь сегодня на эту роль претендует Министерство связи и массовых коммуникаций, являющееся ответственным за создание федеральной системы межведомственного взаимодействия (СМЭВ), программу электронных госуслуг и т.д. Опубликовал: Сергей Мальцев (info@ict-online.ru) Тематики: Интеграция, ПО, Регулирование Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, ЭОС, Минсвязи, регулирование
|
|