Влияние пандемии на отечественный рынок СЭД/ЕСМ. Вызовы, решения, комментарии игроков

Рост интереса к платформам, обеспечивающим цифровое взаимодействие, отмечают практически все игроки ИТ-рынка, и в свете пандемии СOVID-19 это естественный процесс. СЭД/ЕСМ оказались в числе наиболее важных решений для организации удаленной работы. Как отражается необходимость работать удаленно на рынке СЭД/ЕСМ и можно ли говорить в этом ключе об отечественной специфике? Как меняется функционал СЭД/ЕСМ и сценарии их использования? Об этом ECM.ICT-Online.ru беседует с представителями компаний ЭОС, ЭЛАР, «ИнтерТраст», FTS Russia, ЛАНИТ, Softline и «Интерпроком».

Подготовила Анна Тумакова

Влияние пандемии: сразу и надолго

Изменения, принесенные пандемией, можно рассматривать на разных временных интервалах. Об этом говорит, в частности, руководитель направления современных ECM-решений ЭОС Сергей Полтев. По его мнению, на интервале дней и недель после массового перехода на «удаленные выходные» основными задачами ИТ-служб стало обеспечить непрерывность, в том числе работы с документами, минимизировать возможные сбои и нестыковки. Здесь принципиальных проблем не возникло, функциональность веб-доступа реализована практически во всех СЭД/ЕСМ. Возникающие на этом этапе вызовы – защита данных, экспресс-обучение пользователей, не работавших ранее с веб-интерфейсом, совместимость системы со средствами удаленного доступа к корпоративной сети. В случае СЭД «ДЕЛО» все эти процедуры давно и успешно отработаны. Чтобы поддержать клиентов, ЭОС объявил акцию «Антивирусное предложение», предоставляя бесплатные лицензии, обучающие материалы и экспресс-настройку специалистам при необходимости.

Руководитель направления современных ECM-решений ЭОС Сергей Полтев

Следующая временная шкала, продолжает Сергей Полтев – условно, месяцы. Здесь уже возникают вопросы оптимизации процессов, подключения к сервисам электронного обмена и так далее. И на более далекую перспективу – можно предположить, что постепенно станут более востребованными инструменты для совместной работы и коммуникации внутри СЭД/ECM - обсуждения, видеоконфенции, совместные календари и так далее. Все эти возможности уже определенное время могут применяться в СЭД «ДЕЛО» с помощью решений технологических партнеров ЭОС, но до недавнего времени не относились к числу наиболее востребованных.

Спикер также отмечает, что в условиях изоляции также могут произойти определенные изменения в части практики применения электронной подписи, связанные с использованием, по сути, простой электронной подписи в сложившихся условиях. И, возможно, дальнейшим использованием лучших практик по завершению режима изоляции. Подробнее об этом можно будет прочитать в блоге ведущего эксперта по управлению документацией компании ЭОС Натальи Храмцовской.

Цифровизацию не отложить «на потом»

По словам руководителя направления ECM корпорации ЭЛАР Александра Кузнецова, пандемия обнажила проблемы, которые привыкли откладывать. Это касается и обновления устаревших программных продуктов, и внедрения новых технологий, и оптимизации консервативных бизнес-процессов. Привычная деятельность трансформируется, появилась необходимость выстроить процессы таким образом, чтобы каждое подразделение смогло эффективно выполнять свои задачи без территориальной привязки. Становятся нужными инструменты контроля исполнительской дисциплины. Причем, подобная трансформация не закончится после снятия ограничений, многие уже начинают осознавать выгоды цифровизации, и возможные затраты сегодня – это прямые инвестиции в эффективность бизнеса завтра, уверен спикер. На этом фоне, по его мнению, в России становится востребованной концепция CSP, как эволюции СЭД/ECM. CSP – это платформа контент-сервисов, способная создать цифровую основу ключевых бизнес-процессов и сделать бизнес гибким, управление ресурсами более прозрачным, а деятельность эффективной и легко масштабируемой.

Руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов

Необходимость инструментов совместной работы

Когда офисы в подавляющем большинстве ушли на удаленный режим работы, во многих отраслях изменились привычные бизнес-процессы. При этом сразу оказались востребованы различные средства совместной работы: видеоконференции, мессенджеры, трекеры задач, рассказывает директор по развитию FTS Russia Светлин Савов. Выросла значимость и контентных решений ECM/СЭД, которые позволяют организовать бесперебойную документарную поддержку всех бизнес-процессов и обеспечить безопасный удаленный доступ к корпоративной информации и контенту для сотрудников. Спикер убежден: для рынка ECM такая ситуация – это неплохая возможность показать тем заказчикам, которые не заморозили ИТ-проекты, преимущества и доказать надежность ECM-решений для работы в удаленном доступе и, возможно, усилить и развивать дальше интеграции и функционал в этом направлении.

Директор по развитию FTS Russia Светлин Савов

Время внедрять и развивать СЭД

В режиме удаленной работы действительно растет востребованность систем электронного документооборота. Они сохраняют непрерывность процессов по договорной работе и по обычному документообороту, то есть оставляют неизменными все процессы согласования и другие процедуры, принятые в обычной жизни, делится наблюдениями заместитель директора департамента систем управления документами ЛАНИТ Антон Ваганов. СЭД обеспечивает переписку сотрудников, в том числе, кадровый документооборот, обмен внутри организации различными заявлениями, а также ознакомление работников с приказами и распоряжениями, когда этого нельзя сделать очно. Самое главное - все сотрудники имеют доступ к документам, а не только те, у которых документы хранятся на компьютерах.

Заместитель директора департамента систем управления документами ЛАНИТ Антон Ваганов

Во время карантина сотрудники большинства организаций вынуждены работать на собственных устройствах, и, соответственно, риск утери документов значительно возрастает. Система документооборота, помимо прочего, обеспечивает сохранность документов. Из-за режима самоизоляции возникает много вопросов, как передавать контрагентам документы, особенно если это необходимо в рамках проектной работы и закреплено в договорах. Здесь на первое место выходит организация электронного документооборота через операторов ЭДО. К тому же СЭД помогает существенно экономить на доставке документов и на ресурсах на обработку документов: поскольку все документы приходят в электронном виде, их можно быстро загружать в систему, а не забивать данные вручную с бумажных оригиналов. Антон Ваганов отмечает, что сейчас на рынке большим спросом пользуются системы, которые можно запустить быстро - облачные либо коробочные решения.

В условиях удаленной работы даже те компании, которые до недавнего времени скептически относились к идее оцифровки внешних и внутренних процессов документооборота, сейчас готовы к диалогу в этом направлении, подтверждает руководитель направления СЭД/ECM группы компаний Softline Полина Дуйкова. Организации, которые ранее внедрили у себя СЭД, в условиях резкого перехода на home-office оказались в выигрышном положении – им оказалось достаточно обеспечить веб-доступ к системам для своих сотрудников. Остальные столкнулись с рядом сложностей, в частности, связанных с организацией эффективного взаимодействия с контрагентами. Наиболее популярные запросы, которые Softline в настоящий момент получает от своих заказчиков – это перевод к цифровой формат договорной деятельности и работы со счетами на оплату с использованием электронной цифровой подписи, а также функционал совместного редактирования и согласования документов.

Руководитель направления СЭД/ECM группы компаний Softline Полина Дуйкова

Мобильность в разных смыслах слова

Чтобы выжить во времена больших потрясений, людям и компаниям приходится максимально мобилизовать все ресурсы, напоминает руководитель практики СЭД компании «Интерпроком» Артем Андреев. И здесь слово «мобилизовать» звучит не только как «привести их в полную готовность», но и «сделать мобильными». Это напрямую относится к СЭД и ЕСМ. И основными трендами карантина стали увеличение числа запросов на расширение количества пользовательских лицензий и возросшая нагрузка на СЭД. Карантин показал наглядно показал, на что способны СЭД и ЕСМ. Система «Эскадо», например, благодаря системе репликации данных платформы Notes/Domino, устойчиво работает при плохих каналах связи, при этом легко масштабируется, не требует дополнительных затрат на архивацию, обладает низким ценовым порогом вхождения и низким ТСО.

Руководитель практики СЭД компании «Интерпроком» Артем Андреев

Заместитель генерального директора «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов отмечает, что практически у всех представленных на рынке СЭД/ECM есть Web-интерфейс и мобильные решения, с помощью которых можно организовать удаленную работу сотрудников. В частности, система CompanyMedia – web-ориентированная СЭД с линейкой полнофункциональных мобильных приложений, и заказчики «ИнтерТраст» смогли без особых усилий предоставить удаленный доступ к СЭД своим сотрудникам, кому он был необходим. Есть компании, которые организовали удаленную работу руководителей исключительно на планшетах.

Заместитель генерального директора «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов

Проблемы и решения общие для всех

Так как возникший кризис носит глобальный характер, решения тоже могут быть глобальными. Вряд ли по этой причине важна будет специфика отечественных ECM, полагает Светлин Савов. Отечественную специфику он видит в другом: в процентном соотношении большее число отечественных компаний не очень серьезно относились к системам коллективной работы и только во время карантина начали понимать их необходимость. Каких-либо региональных особенностей спикер по данному вопросу не наблюдает: за исключением доступа к Интернету и качества каналов связи потребности в коллективной работе с документами везде выглядят примерно одинаково.

Вадим Ипатов также придерживается точки зрения, что влияния пандемии на отечественный рынок CЭД/ЕСМ не имеет какой-либо выраженной специфики. Всем компаниям необходимо иметь общее хранилище, обмениваться и совместно работать с документами внутри своей системы, обеспечивать удаленный и мобильный доступ с высоким уровнем надежности и безопасности, добавляет Артем Андреев. 

Рост числа сценариев использования СЭД

В перспективе системы СЭД/ЕСM в целом останутся прежними, прогнозирует Сергей Полтев, но появится больше общепринятых сценариев их использования, станет более распространенной культура взаимодействия через инструменты, в том числе CЭД/ЕСM. Более широкое распространение получат такие опциональные модули, как видеосвязь, применение электронной подписи, совместное календарное планирование, мобильные приложения. Будут более востребованы интеграционные возможности для взаимодействия с другими системами и решениями. В более выигрышной ситуации окажутся компании, тесно взаимодействующие с разработчиками смежных решений и способствующие надежному взаимодействию всего комплекса продуктов в экосистеме.

Часть процессов невозможно полностью перенести в online: архивное и кадровое делопроизводство, работу с информацией ограниченного доступа, продолжает Александр Кузнецов. Поэтому из числа СЭД/ЕСМ востребованными будут решения, умеющие вести смешанную деятельность – автоматизирующие и бумажные, и безбумажные процессы. Очевидно, компании будут тщательней планировать внедрение ИТ-продуктов, закладывать больший запас прочности с учетом внештатных ситуаций и отдавать предпочтение более гибким решениям.

Возможность оставаться дома

Очевидно, что какая-то часть сотрудников останется работать из дома и после стабилизации ситуации, если руководители видят хорошие результаты работы или если есть сложности с соблюдением социального дистанцирования в офисе. Светлин Савов напоминает: в Минтруде звучат предложения о внесении в Трудовой кодекс понятия удаленной и комбинированной занятости. Соответственно, функционал по организации удаленной работы в ИТ-системах будет однозначно востребован у заказчиков в дальнейшем. Это обязательно повлияет на дорожную карту развития ECM-систем в сторону интеграций с платформами коммуникации, сервисами видеозвонков, с другими бизнес-приложениями. Также поставщики будут дорабатывать полнофункциональный удаленный и мобильный доступ, у кого это еще не реализовано. Вендорам предстоит проработать вопросы безопасности и усилить защиту во время работы и передачи данных, с помощью шифрования и разных типов аутентификации.

Все решения для эффективной удаленной работы не потеряют актуальность и после завершения самоизоляции, согласен Антон Ваганов. Тем более что СЭД изначально ориентированы на удаленную и территориально-распределенную работу с документами в электронном виде.

Без возврата к бумаге

По выходу из пандемии те организации, которые практиковали процессы обмена бумажными документами, а во время самоизоляции организовали процессы электронного обмена, вероятнее всего, уже не вернутся к бумажным - зачем это делать, если электронные процессы эффективнее. Например, если две организации договорились, что будут обмениваться в переписке электронными документами с ЭП и отладили этот процесс, зачем потом возвращаться к бумажному обмену. То же самое касается обращений граждан, которые осваивают и привыкают к взаимодействию через порталы и так далее, считает Вадим Ипатов.

Полина Дуйкова подтверждает: те компании, которые в условиях удаленной работы перейдут на полноценное электронное взаимодействие с коллегами и контрагентами, после возвращения в офис вряд ли решат вернуться к бумажным документам. То, что сейчас внедряется как необходимость, вскоре станет для них нормой, все больше процессов будет реализовываться с использованием электронной подписи. Современная СЭД должна позволять работать с документами в любое время, в любом месте, с использованием любого удобного канала связи. Для ряда компаний период самоизоляции станет возможностью отладить процессы удаленного взаимодействия, и в дальнейшем они продолжат развитие систем электронного документооборота, в том числе, внедряя компоненты искусственного интеллекта, которые позволяют использовать функционал внедренной системы на полную мощность.

Риски экономии на СЭД

Артем Андреев прогнозирует рост популярности СЭД среди малого и среднего бизнеса, но у этого процесса, по его мнению, есть и обратная сторона медали. Тормозом на этом пути могут встать финансовые проблемы у МСП, поэтому не все смогут позволить себе внедрение лучших СЭД/ЕСМ в подобных сложных условиях. Это может привести к тому, что компании будут выбирать самые дешевые решения и в будущем столкнутся с необходимостью перевнедрения, которое и сейчас встречается, по наблюдения спикера, не реже, чем внедрение с нуля.

Опубликовал: Анна Тумакова (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, ECM, ИнтерТраст, ЭОС, ЛАНИТ, Софтлайн, ЭЛАР, FTS, Интерпроком

Дайджест Эксперт ЛАНИТ расскажет, как бизнесу работать с машиночитаемыми доверенностями в 2024 году Разработка резидентов «Сколково» ускорит подписание документов на 70% Банк ТКБ оптимизировал работу с цифровыми копиями документов благодаря Dynamika Электронный архив СберКорус и Мосгортранс начали переводить эксплуатационную площадку «Андропова» на электронные путевые листы

Другие новости Эксперт ЛАНИТ расскажет, как бизнесу работать с машиночитаемыми доверенностями в 2024 году Разработка резидентов «Сколково» ускорит подписание документов на 70% SL Soft (ГК Softline) интегрировал систему управления персоналом «БОСС» с сервисом КЭДО для Группы Ренессанс страхование Банк ТКБ оптимизировал работу с цифровыми копиями документов благодаря Dynamika Электронный архив СберКорус и Мосгортранс начали переводить эксплуатационную площадку «Андропова» на электронные путевые листы