Делопроизводство и электронный документооборот в органах власти

Вадим Малых
13.09.2013
Говорить об автоматизации документооборота сегодня не модно. Надо автоматизировать не документооборот, а процессы. Да и это уже не так модно, надо выстраивать процессы по технологиям «кейс-менеджмента», с применением социализации и геймификации. Это все интересно, но, чтобы не пытаться объять необъятное, можно начать и с банального документооборота. Тем более, что даже с этим в большинстве гос. органов дела пока обстоят не очень.

Итак, почему делопроизводство и документооборот? Разве это не одно и тоже? Непременным участником любого проекта внедрения СЭД становится служба делопроизводства, как бы она не называлась на местах, и это большая проблема. Основная её цель — сохранить делопроизводство в том виде, в котором оно просуществовало уже десятки, если не сотни лет. Это и понятно, делопроизводство это смысл существования данных служб, их хлеб и масло.

Суть проблемы проглядывается уже в самом термине. «Делопроизводство» - что это? Производство дел? Изготовление папок с документами, которые потом пылятся на полках в архиве? Этот ли процесс мы собираемся автоматизировать?

По сути своей документооборот всегда был и остаётся средством передачи информации. В процессе жизнедеятельности любой организации, в том числе и органа власти, необходимы каналы обмена информацией, как внутри организации, так и с внешним миром. Кроме возможности отправить и получить информацию, необходимо сохранять историю её движения (документирование деятельности). Как это делать в условиях, когда весь документооборот ведется на бумаге, а компьютеры нельзя использовать даже для учета бумажных документов (их попросту ещё не придумали)? Все что можно сделать — регистрировать факт отправки и получения документа. Отсюда есть пошли регистрационные номера.

Теперь посмотрим, что в этом плане может дать СЭД . Если это действительно СЭД, а не система учета бумажных документов, она носит процессный характер. То есть уже по определению информация о происходящих процессах там гораздо более полная, чем можно получить из регистрационных номеров и дат документов. Регистрируется любое движение документа внутри системы, включая возвраты, перенаправления, отчеты об исполнении и возвраты на доработку с соответствующими комментариями, и так далее. Настолько детализированная история прохождения процесса была просто немыслима без современных информационных систем.

В связи с этим возникает резонный вопрос. Если мы имеем возможность сохранять подробную информацию о движении документов, для чего нужны «костыли» в виде регистрационных номеров и дат? Понятно, что как-то идентифицировать документ в системе необходимо. При поступлении, ему присваивается некий идентификатор, что можно считать входящим номером документа. При работе же нескольких органов власти в одной общей СЭД (что достаточно типично для органов власти субъектов и органов местного самоуправления), повторная регистрация того же документа в каждом ведомстве является чистой воды атавизмом, который нужен потому и только потому, что «все так привыкли».

Далее собственно о делопроизводстве, как процедуре производства дел. Как эффективно организовать хранение информации, имеющейся только в виде бумажных документов, чтобы не хранить тонны лишней бумаги, ведь она реально занимает очень много места и требует особого ухода? Выход простой — необходимо рассортировать документы по срокам хранения. Малоинтересные выбрасывать, оставляя только то, что действительно необходимо хранить. Вот и приходим к номенклатуре дел.
Есть мнение, что номенклатура дел, призванная упорядочить вопросы эффективного хранения бумажных документов, также помогает вести некую статистику или аналитику по направлениям деятельности ведомства, т. к. дела формируются в соответствии с тематиками документов. В реальности же, в качестве классификатора документов, номенклатура дел слабо себя оправдывает. Это подтверждается тем фактом, что многие СЭД сегодня позволяют классифицировать документы при помощи «тэгов», или другими похожими способами. Причем данная классификация никак не привязана к номенклатуре. Вызвано это необходимостью получения разного рода аналитических данных из системы, например данных о состоянии тех или иных направлений деятельности органа власти. Какие направления «провисают», где сосредоточить усилия? А следовательно, если есть простой и эффективный способ классификации документов, для чего сохранять эту непонятную церемонию с формированием «электронных дел», тем более, что все равно никто не понимает, что с этими электронными делами дальше делать?

Как эффективно внедрять электронный документооборот на местах? Необходима мощная информационная поддержка, вроде той, которая проводится вокруг тематики электронных услуг. Все слышали и знают (или думают что знают), что такое электронные услуги, что их необходимо внедрять. Вопросов практически не возникает - «надо так надо». С электронным же документооборотом ситуация полностью противоположная. «Бумага — это навсегда», «вы никогда не переведете все в электронный вид», «бумажный документ надежнее электронного», «бумажную подпись труднее подделать, чем электронную», «прокуратура и суд никогда не будут рассматривать электронные документы», «что вы спорите, вы с прокуратурой имели дело когда-нибудь?», «делопроизводство в теперешнем виде — это незыблемо, внедряйте что хотите а на святое не замахивайтесь». Пока в головах сидят такие убеждения, что-то сдвинуть с места достаточно сложно. Причем сидят они в головах тех людей, которые эти процессы и должны двигать, а именно «главных делопроизводителей» в своих ведомствах. Необходима информация из авторитетных источников, на которые можно ссылаться. Пора сказать во всеуслышание, что делопроизводство, как мы его знали, умерло. Сегодня все по другому. Те, кто тянет нас в прошлый век должны уходить. Или меняться, если ещё могут.

Ключевые слова: электронный документооборот