6 причин перевнедрить СЭД

Так как российскому ЕСМ-рынку и, соответственно, первым внедрениям уже более 20 лет, программное обеспечение (ПО) устаревает, а используемые в нем технологии не позволяют идти в ногу со временем. По нашим данным, рынок ЕСМ растет на 12% в год не только за счет новых заказчиков, но и за счет перевнедрений. Многие компании задумались об обновлениях и уже прошли этот путь. Однако, смена системы, как и проект с нуля, стоит денег. Заказчик должен не только платить за установку нового продукта, но еще и за перенос данных со старой системы на новую, без потерь. Также замена не должна остановить работу организации.

Как же понять, что система уже не соответствует требованиям и пришло время ее заменить?

Сложности в развитии и поддержке старой системы. Компания или вендор, установившая ее, может перестать развивать функционал или даже поддерживать устаревшую систему. Это часто встречающаяся практика: новые функции добавляются в современные системы и редко реализуются в старых.

Экономически необоснованная поддержка старой СЭД. Обновление и доработка необходимого функционала в старой СЭД могут быть дороже, чем установка другого продукта с нуля. В совокупности со сложностями в обслуживании, владение устаревшей СЭД может быть необоснованно дорогим.

В организации установлено несколько СЭД. Поддержка работоспособности нескольких систем требует от компании иметь свою команду специалистов узкого профиля, которые владеют навыками поддержки старой конкретной системы. Так как этих специалистов мало — стоят они дорого. При этом консолидировать СЭД в одну систему не всегда представляется возможным из-за исторического нагромождения функционала.

Система не масштабируется. С ростом организации увеличивается количество документов, сотрудников. Поэтому СЭД, исторически рассчитанная на определенное число пользователей или конкретный объем документооборота, не в состоянии поддерживать увеличившуюся нагрузку.

Несоответствие тенденции импортозамещения. Многие СЭД базируются на ПО западных компаний, соответственно, государственные организации или коммерческие, следующие парадигме импортозамещения, вынуждены менять свою систему на СЭД отечественного производителя.

Несоответствие требованиям государства к системам электронного документооборота. Законодательство в области регулирования обращения электронных документов постоянно меняется и старые системы не способны учитывать эти изменения. Например, для государственных организаций требуется авторизация в СЭД через единую систему авторизации и идентификации. А доработка функционала в виду вышеперечисленных причин будет дорогой.

«Не всегда наличие СЭД делает работу эффективнее. Рано или поздно заказчик встает перед выбором: нанимать дорогих узкоспециализированных специалистов для поддержки старой системы или решиться на новый проект.

Сегодня основным катализатором перевнедрения систем электронного документооборота является импортозамещение. По нашим данным, многие организации, которые уже прошли через смену СЭД, сделали это следуя именно данному требованию», — комментирует заместитель руководителя центра разработки продуктов «Логики Бизнеса» Кирилл Соколов.