Цифровизация в кадрах: как крупные компании переводят сотрудников на электронные документы

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) начал активно развиваться с ноября 2021 года благодаря изменениям трудового законодательства. Спустя почти два года рынок растет: на кадровый ЭДО переходят организации разного масштаба и разных производственных сфер. Технология успешно распространяется — это подтверждает опыт крупных российских компаний.

Холдинг S7 Group запустил проект кадрового ЭДО в 2017 году с оформления отпусков и расчетных листов. В тот момент у компании была цель упростить сбор подписей сотрудников и выдачу документов. На втором этапе внедрения электронного документооборота компания постепенно масштабирует КЭДО на другие виды документов.

Сейчас в S7 Group работает собственная информационная система, в которую для подписания документов интегрирован сервис Контур.КЭДО. В S7 Group отмечают, что переход на кадровый электронный документооборот соответствует стратегическим целям устойчивого развития компании. Такой переход помогает не только сократить расходы на бумажные носители, но и уменьшить вред, наносимый экологии из-за вырубки лесов для производства бумаги.

Высшая школа экономики полностью перевела в электронный вид документооборот с исполнителями договоров гражданско-правового характера (ГПХ). На это ушло меньше трех месяцев.

Наталья Малыхина, заместитель директора по персоналу НИУ ВШЭ:
«В 2021 году НИУ ВШЭ стал участником эксперимента Минтруда по запуску кадрового ЭДО. Положительные результаты эксперимента позволили продолжить проект внедрения КЭДО для всех работников университета уже в 2022 году. Сейчас все договоры гражданско-правового характера в НИУ ВШЭ заключаются с применением неквалифицированной электронной подписи. Трудозатраты работников университета на подписание договоров ГПХ собственноручными подписями сократились на 32 тыс. часов в год.»
 
В энергетической компании Новосибирскэнергосбыт на кадровый ЭДО перешли 99% сотрудников. HR-служба больше не работает с документами на бумажном носителе.

Юлия Резник, начальник отдела кадров АО «Новосибирскэнергосбыт»:
«Мы реализуем с Контуром два крупных проекта: ЭДО с контрагентами и КЭДО с сотрудниками. Электронными кадровыми документами на предприятии обмениваются почти 800 работников, среди них — рабочий персонал и те, кто не является уверенными пользователями компьютера. Но мы не остановились на кадровых документах, мы пошли дальше и активно интегрируем КЭДО в работу смежных подразделений. Внедрение системы КЭДО способствовало переводу в электронный документооборот целого блока внутренних документов подразделений, повысив тем самым скорость их согласования, избавив коллег от необходимости распечатывать и хранить данные документы в бумажном виде, занимая полки шкафов и архивные площади. Внедрение электронного документооборота позволяет компании экономить до 1 млн рублей в год. Также благодаря КЭДО нам удалось сделать простым и быстрым взаимодействие сотрудников с отделом кадров.»

Все три компании стали финалистами премии «ПРО ЭДО — 2023» от Контура. Конкурс проходит ежегодно с 2019 года, финал этого года состоялся 13 октября в Москве. Это единственная премия, в рамках которой российские компании могут получить награду за высокие результаты при внедрении КЭДО. В этом году победителем в номинации «Про команду: эффективное внедрение ЭДО внутри компании» стал холдинг S7 Group.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СКБ Контур, КЭДО