Что общего у СЭД и интранет-портала?
Автор: Илья Ипатов, руководитель отдела электронного тренинга компании "ИнтерТраст"
Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота, №11, 2015
Если говорить об управлении контентом, то что общего у СЭД и Портала?
Руководитель отдела УДО, Тульская обл.
Внутренний интранет-портал — это по сути форма организации рабочего пространства для сотрудников. Это web-интерфейс, с которым могут быть интегрированы самые разные системы — СЭД, HRM, CRM, приложения для управления проектами и многое другое. Здесь же могут отображаться новости компании. То есть портал — это способ представления значимой информации, это своего рода «единое окно», в котором пользователь получает доступ к множеству приложений и данных, с которыми он ежедневно работает. Полнота доступного функционала и объем доступных данных, способ их визуализации, набор доступных инструментов — все это зависит от глубины интеграции. Портал представляет собой витрину, и СЭД — лишь один из элементов, которые могут быть на этой витрине представлены. Иногда СЭД реализуется в формате отдельного специализированного портала — для тех, кто работает с документами и другим корпоративным контентом.
Каким образом в информационной системе функционируют средства уведомления о событиях?
Руководитель Административного отдела, г. Оренбург
Уведомления в СЭД/ECM — это общесистемный сервис, который "привязан" практически к каждому функциональному решению системы, включая модули для управления входящими и исходящими, работы с договорами, автоматизации заседаний, обработки комплексных задач в формате кейсов и т.д. Как правило, уведомления вынесены в отдельное меню интерфейса, чтобы пользователь мог сидеть более полную картину событий в системе, которые его касаются, требуют от него каких-то действий, какой-то реакции. Важно отметить, что пользователь видит не весь массив уведомлений, а только те, к которым он имеет доступ в соответствии со своими обязанностями и компетенциями.
Уведомления могут быть связаны с документами — тогда они могут информировать о том, что документ зарегистрирован, поступил на рассмотрение или согласование, а также о том, что он был согласован или наоборот — был возвращен с замечаниями. По значительной части документов создаются резолюции — уведомления о них также отражаются в системе. Также есть уведомления о состоянии работ — исполнение документа или резолюции, появление того или иного отчета могут служить примерами.
Кроме того, уведомления могут быть связаны с событиями, планируемыми или произошедшими. К примеру, уведомление может информировать о том, что пользователь приглашен к обсуждению того или иного вопроса, требуется его участие в совещании. Если речь идет о кейсах, то уведомления служат для того, чтобы инициатор кейса и отдельные его участники понимали, на каком этапе находится выполнение той или иной задачи, какие работы завершены, какие просрочены, какие предстоят и т.д.
Что касается отображения уведомлений, то для этого в системе существует отдельная вкладка основного меню системы, по умолчанию она расположена выше всех остальных — это наиболее часто используемый функционал. Существуют различные фильтры, позволяющие выбрать из общего потока уведомления определенного типа. К примеру, выделить только те, которые требуют от пользователя подключиться к согласованию документа или к выполнению резолюции, отобразить только те уведомления, которые сообщают о документах, поступивших на рассмотрение и т.д. Есть также специальный счетчик — он отображает общее количество непрочитанных уведомлений. При необходимости можно настроить перенаправление уведомлений в электронную почту. В этом случае пользователь будет получать уведомления и, к примеру, электронные образы документов, к которым эти документы относятся.
Тематики: Интеграция, ПО