Цифровизация бухгалтерии: верность традициям или стремление к инновациям?
Перевод в электронный вид делопроизводства во многих компаниях исторически начинался с автоматизации бухгалтерии, как одной из самых трудоемких областей. Благодаря этому ПО для автоматизации работы с документами прочно ассоциируется с 1С.
Но технологии не стоят на месте, и информационные системы сегодня не просто облегчают ведение учета, но и помогают выстраивать процессы, связанные с согласованием и обработкой бухгалтерских документов. Разберем, что нового появилось в мире цифровизации и какие инструменты, кроме традиционной учетной системы, должны быть в арсенале современной бухгалтерии.
Максимально простое согласование и оплата счетов. Бухгалтерам больше не нужно контролировать процессы рассмотрения документов и отслеживать участие всех необходимых специалистов. В информационных системах настраиваются гибкие регламенты, которые учитывают особенности организации. Полная цифровизация бухгалтерии позволяет не беспокоиться о том, что оригинал счета затеряется на столе финансового директора. А юридическая значимость обеспечивается электронной подписью.
Интеллектуальная обработка документов помогает избавить бухгалтера от выполнения рутинных операций при обработке входящих документов. Система распознает и распределяет все учётные документы вне зависимости от канала их поступления (электронная почта, сервис обмена, бумажный оригинал), проверяет наличие обязательных реквизитов, сопоставляет номенклатуры. После подписания автоматически распознается тип хозяйственной операции, статья затрат или счет, а затем осуществляется проводка в учётной системе.
Автоматическое формирование авансовых отчетов. Бухгалтерия все меньше похожа на колл-центр, потому что пропадает необходимость в типовых консультациях для рядовых сотрудников, которые вернулись из командировки. Им достаточно заполнить карточку и занести в информационную систему подтверждающие документы, накладные, билеты, квитанции. С помощью интеллектуальных механизмов система сама сформирует авансовый отчет, который согласуется по преднастроенному маршруту.
Обмен с контрагентами больше не составит трудностей: сервисы обмена, такие как Диадок или Synerdocs, позволяют за минуту направлять контрагентам первичные учетные документы, договоры и акты. При этом автоматически контролируется подписание другой стороной и возврат.
Архив финансовых документов. Автоматизация бухгалтерских процессов подразумевает централизованное хранение формализованных и неформализованных электронных документов в единой системе. Благодаря этому всегда можно быстро найти и выгрузить нужный документ в случае необходимости.
Долговременный архив. Организация должна обеспечить постоянное хранение части учетных документов (например, годовой финансовой отчётности). Для этого используется особый формат электронной подписи CAdES-A и регулярное нанесение меток времени.
Автоматическая подготовка комплектов документов для налоговых проверок. Комплексная автоматизация бухгалтерии избавляет от головной боли со сбором и систематизацией документации за период. Нужно лишь задать несколько параметров, и система сама выгружает пакеты документов в требуемом формате с файлами электронных подписей для цифровых проверок или PDF для печати — если аудит проводится в бумажном виде.
Чем современные решения по цифровизации бухгалтерии отличаются от традиционной автоматизации с помощью 1С? Они подходят к решению вопроса комплексно и органично встраивают работу с учетными документами в процессы компании в целом, создавая эффективный ИТ-ландшафт.
Тематики: Интеграция
Ключевые слова: Directum