Инструмент совместной работы, контроля и экономии. ТФОМС Свердловской области развивает EOS for SharePoint

Территориальный фонд обязательного медицинского страхования Свердловской области является клиентом ЭОС с 1997 года, когда в фонде была развернута система электронного документооборота на базе продукта «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы». Во второй половине 2013 года в ТФОМС стартовал проект внедрения EOS for SharePoint, его реализовала петербургская компания «Офис-Док», золотой партнер компании ЭОС. На сегодня в ТФОМС Свердловской области используется 270 лицензий EOS for SharePoint. С начала внедрения в хранилище системы поступил 63791 документ, только за первые 6 месяцев ее эксплуатации было сэкономлено 300 пачек бумаги. В планах заказчика — автоматизация поточного сканирования входящих документов, запуск мобильного приложения, развитие функционала электронной подписи и контекстного поиска.

О заказчике

Территориальный фонд обязательного медицинского страхования Свердловской области (ТФОМС СО) — некоммерческая организация, созданная для реализации государственной политики в сфере обязательного медицинского страхования (ОМС) на территории Свердловской области. Фонд образован 21 мая 1993 года. В системе ОМС Свердловской области сегодня работают 8 страховых и 213 медицинских организаций, оказывающих бесплатную медицинскую помощь.

Предпосылки проекта

Начиная с 1997 года в ТФОМС СО работала СЭД «ДЕЛО». Как рассказала заместитель начальника отдела организационной работы и документооборота ТФОМС СО Наталья Ярошевская, 13 лицензий СЭД «ДЕЛО» были задействованы только на регистрации документов, внесении отдельных поручений директора и постановке некоторых документов на контроль. Территориально удаленные филиалы до 2014 года вели «ручную» регистрацию. Документы не сканировались и электронные образы документов в системе не использовались.

В 2012 году в ТФОМС СО было принято решение развернуть систему, предполагающую создание внутреннего корпоративного портала организации с функцией электронного документооборота. Это позволило бы реализовать внутренний сайт организации, организовать совместную работу над документами, создавать хранилища (библиотеки) различного контента, не имеющего прямого отношения к документообороту, использовать информеры, новостные ленты, опросы.

Очень полезным при выборе системы стало участие в мероприятиях: ежегодной осенней клиентской конференции ЭОС «Осенний документооборот» в Москве, форуме «Электронное правительство» в Тюмени, ежегодных конференциях «Порядок в Бизнесе», проводимых компанией «ЭкспоЛинк» в Екатеринбурге, а также обмен опытом с коллегами.

Ход проекта

Летом 2013 года специалистами компании «Офис-Док» (Санкт-Петербург), партнера ЭОС, было проведено обследование бизнес-процессов ТФОМС СО, составлено техническое задание на создание системы, определены этапы внедрения, сроки реализации проекта, разработана схема основных рабочих процессов документооборота. Было решено не уходить с программных продуктов компании ЭОС, флагмана отрасли, и внедрять систему EOS for SharePoint.

В январе 2014 года специалисты компании «Офис-Док» приступили к работам по внедрению. Работа одновременно шла как непосредственно в офисах заказчика, так и через удалённое подключение к серверам ТФОМС СО. Была развернута серверная часть, настроены и заполнены справочники системы, настроены рабочие процессы и рабочие места пользователей, обучены системные технологи и системные администраторы.

«Для того чтобы держать сотрудников в курсе выполнения проекта, несколько раз мы рассказывали о ходе внедрения системы на совещаниях руководителям подразделений и директорам филиалов — в режиме презентаций приводили факты, обсуждали типичные ситуации и ошибки. Для запуска системы в опытно-промышленную эксплуатацию был выпущен внутренний приказ «О переходе ТФОМС Свердловской области на новый порядок электронного документооборота», составлен план-график внедрения, подготовлены мини-инструкции для пользователей, настроены несколько видов оповещений пользователям в электронную почту о персональных событиях в системе — новых поручениях, документах на контроле. Кроме того, в систему были перенесены значимые документы, зарегистрированные с начала 2014 года еще в системе «ДЕЛО», — вспоминает Наталья Ярошевская.

С апреля по июнь 2014 года система работала в режиме опытно-промышленной эксплуатации. В ТФОМС СО уже своими силами провели обучение остальных пользователей, предварительно сформировав группы по уровню компетентности и характеру работ — регистраторы, специалисты по автоматизации (ИT-специалисты) филиалов, директора филиалов и т.д. Большинство пользователей обучались в отделах — чтобы сразу применять знания в привычной среде. Повторное обучение было проведено примерно через полгода, особое внимание уделялось разбору ошибок. Для сотрудников территориально удаленных филиалов были проведены выездные обучения и вебинары.

В промышленную эксплуатацию система была запущена с июля 2014 года. Самыми тяжелыми оказались, по словам Натальи Ярошевской, первые месяцы — регистраторам дирекции пришлось 3 месяца работать параллельно в двух системах, старой и новой, чтобы не потерять ни один документ в переходный период.

«Не погружаясь в технические подробности, скажу, что наша организация, как оператор персональных данных, для защиты информации имеет два физически разделенных контура локальной сети, и пользователи делятся на тех, кто работает в открытой сети (демилитаризованная зона) и в закрытой (милитаризованная). Существует 11 точек ввода документов в систему: приемная директора, канцелярия, отдел по защите информации (регистрация только содержащих конфиденциальную информацию документов) и 8 филиалов. Все документы, кроме оставшихся нескольких групп (договоры, акты контрольно-ревизионных проверок), регистрируются в системе и передаются руководителям на резолюцию. Далее документ живет уже «электронной» жизнью. Он сканируется с визой руководителя и прикрепляется к РК документа. После внесения резолюций в карточку документа и выбора в соответствии с ней исполнителей и сроков документ отправляется конечному исполнителю с поручениями или без (просто на ознакомление)», — говорит Наталья Ярошевская.

Структура сети ТФОМС С

«Несмотря на существующий по закону тридцатидневный срок исполнения документов, мы настроили в системе срок исполнения равный двум неделям — для дополнительного внутреннего контроля за исполнением поручений по документам. Оставшиеся на «ручной» регистрации документы составляют не более 10 % документов (это регистрация договоров — у нас их не так много, как в коммерческих фирмах, контрактов и актов ревизионных проверок, регистрация и работа с документами этих групп запланирована на начало 2016 года). Сканирование документов и прикрепление их к РК — неотъемлемая часть процесса документооборота. Но мы только через год после начала работы в системе приняли стандарт сканирования. Теперь размер одной отсканированной страницы составляет всего около 30-80 Кбайт. Определив «узкие» места при сканировании документов, в конце 2014 года мы закупили недостающие «быстрые» сканеры, а также для всех регистраторов приобрели набор инструментария для конвертирования / редактирования / сохранения и прочих манипуляций с PDF документами — «ABBYY PDF Transformer+», — продолжает Наталья Ярошевская.

Жизнь документов в ТФОМС СО

Итоги проекта

На сегодня из 288 сотрудников ТФОМС СО в системе не работают только водители. Примечательно, что очень быстро в работу включились территориально удаленные филиалы — у них давно назрела необходимость автоматизации документооборота, а уровень пользователей на местах в организации достаточно высок.

По словам Натальи Ярошевской, уже с первых дней эксплуатации системы стали очевидны положительные моменты:

Все подразделения работают по единым принципам документооборота — создана единая картотека документов, исключена двойная регистрация документов (ранее с филиалами была переписка «исходяще-входящая», т.е. документ регистрировался дважды); сейчас с филиалами идет обмен служебными записками в соответствии с единой номенклатурой.
Все документы делятся в соответствии с необходимым уровнем доступа сотрудников. Руководство имеет доступ ко всем документам.
Создан и ежедневно пополняется электронный архив организации.
Поиск любого документа занимает считанные секунды.
Существенно сократилось время на обработку и пересылку документов. Если раньше документ мог доходить до конечного исполнителя (адресата) 2-3 дня, то сейчас этот процесс занимает не более, а обычно гораздо менее половины одного рабочего дня. Факторы, влияющие на время прохождения документа, это количество документов на сканирование, занятость сотрудников канцелярии другими обязанностями, а также время рассмотрения документа руководителем.
Документы, адресованные директору, его заместителям или директорам филиалов, зарегистрированные в системе в любой точке ввода информации, попадают к руководителям практически мгновенно. Также просто и быстро перемещаются внутренние документы между подразделениями.
Жизненный цикл любого документа стал прозрачен — в системе есть журнал передачи документов и дерево поручений.
Каждый пользователь легко может найти все документы, направленные ему для исполнения или рассмотрения, а любой руководитель — увидеть все поручения, выданные подчиненным. Рабочее место пользователя настроено таким образом, чтобы разделять документы, порученные «Мне» и «Мной».

Наталья Ярошевская приводит следующие цифры: с начала опытно-промышленной эксплуатации (с 1 апреля 2014 года), по статистике на 20 октября 2015 года, в хранилище системы поступил 63791 документ. С момента внедрения, только за 6 месяцев 2014 года, было сэкономлено 300 пачек бумаги.

«Практически с начала внедрения мы стали использовать широкие возможности системы для совместной работы: создаем внутренние сайты для рабочих групп или целых отделов, где можно пользоваться календарем группы, размещать обсуждения, вики-страницы и т.д. Но самое удобное — это совместная одновременная работа с одним файлом. Очень полезная вещь — дерево поручений, но, к сожалению, здесь не хватает полноты картины — по одному документу бывают как задачи исполнения, так и задачи рассмотрения (ознакомления). Нам бы очень хотелось в одном месте видеть, кто ознакомлен с документом, а кто назначен исполнителем. Наше ноу-хау — конфиденциальный документ (ссылка на файл в закрытом сегменте)», — делится впечатлениями Наталья Ярошевская.

Сложности, которые пока что возникают и над решением которых ведется работа, по мнению Натальи Ярошевской, следующие:

У некоторых филиалов, из-за проблемы с пропускной способностью каналов связи, может падать скорость работы с системой;
Из-за ограниченного количества имеющихся лицензий VipNet не все пользователи могут подключиться к хранилищу в закрытом сегменте;
Единичные проблемы с отсутствием прикрепленных файлов к регистрационной карточке;
Увеличение нагрузки на службу ДОУ (решить ее планируется путем запуска поточного сканирования). К повседневной работе канцелярии прибавилось почти 100 % сканирование, создание связок между документами, внесение резолюций;
Компьютерная отсталость некоторых пользователей;
Со стороны системных технологов требуется постоянный контроль за регистраторами, поскольку очень многое зависит от правильного «ввода» документа в систему.

Перспективы проекта

В планах ТФОМС СО — приобретение опций «Поточное сканирование», «Сканирование» (из карточки документа), мобильного приложения «АРМ Руководителя». Так же планируется развитие функционала электронной подписи (создание контура ТФОМС+СМО+МО), контекстного поиска, организация согласования через портал до 99,9 % документов, создание дополнительных отчетных форм и аналитики. Рассматривается возможность перехода на SharePoint Server 2013.

«Можно ли назвать наш проект завершенным? На наш взгляд, окончательной точки завершения внедрения системы не существует, и это нужно понимать. Внедрить систему — это еще полдела. Теперь нужно постоянно поддерживать ее «плавучесть» — актуализировать справочники, «подкручивать» рабочие процессы, менять/раздавать права доступа, перенастраивать рабочие места с учетом пожеланий пользователей, заниматься отчетами, контролем исполнительской дисциплины, создавать внутренние мини-сайты для совместной работы и многое-многое другое. Сюда же отнесем и постоянное консультирование пользователей, и обучение новых сотрудников, создание новых организационно-распорядительных документов, регламентирующих рабочие процессы в системе. Дальнейшее развитие системы не требует больших ресурсов, но постоянный контроль и развитие должны быть обеспечены. В заключение хочется сказать: для эффективной работы с документами, несомненно, нужна успешно внедренная система электронного документооборота. Когда такой проект обречен на успех? На наш взгляд, это наличие трех равнозначных составляющих: воля лица, принимающего решения (директора, в нашем случае), наличие финансовых ресурсов и команда практиков-перфекционистов, работающих на результат. Стоит убрать любую из них — и ничего не получится», — резюмирует Наталья Ярошевская.

Комментирует генеральный директор компании «Офис-Док» Григорий Матвеев:

 - Любопытную статистику приводит Наталья Эдуардовна Ярошевская. Давайте попробуем эти цифры «монетизировать» в переложении на год. Если за первые полгода сэкономили 300 пачек бумаги, то за год это уже 600 пачек (на самом деле, чем дольше система работает, тем больше масштабы экономии за период, но этим фактором мы сейчас пренебрегаем) или 150 000 рублей (при средней цене 250 рублей за пачку).

Важно, что это не просто 600 пачек, а 300 000 не распечатанных листов. Ресурс картриджа (например, HP, использующийся у нас в офисе) стоимостью 12 000 рублей — 6 900 листов. Значит, помимо непосредственно бумаги, на приобретении 44 картриджей сэкономили 528 000 рублей.

То есть за год работы системы в организации численностью 288 человек на одной бумаге (и ее распечатке) ежегодно экономится 678 000 рублей «живых» денег. Я уверен, никто из читателей, услышав от Натальи Эдуардовны о 300 пачках бумаги, не предполагал о такой экономии на обычных «расходниках». А, между тем, это абсолютный факт. Можете сами пересчитать, подставив значения стоимости и ресурсоемкости картриджей для «своих» принтеров (чем дешевле картридж, тем ниже у него ресурс, а, значит, в пересчете на распечатанную страницу текста цифры будут сопоставимы).

К этим деньгам еще можно прибавить расходы на скрепки, папки, пластиковые «файлы» и «кармашки» и прочие сопутствующие товары, необходимость в которых отпала в отсутствие бумаги. Могу только предположить, что общая цифра будет явно стремиться к миллиону рублей.

Некоторые эксперты еще добавляют сюда расходы на обслуживание печатающей техники, ее износ, заработную плату обслуживающего персонала, которых удалось избежать. Но я считаю, что этой экономией можно пренебречь, т.к. увеличиваются затраты на эксплуатацию сканирующей техники.

Другая, менее очевидная, но еще более впечатляющая составляющая прямого экономического эффекта — экономия рабочего времени сотрудников за счет сокращения непроизводительных трудозатрат на рутинные операции. Наталья Эдуардовна права, нагрузка на службы ДОУ увеличилась — теперь делопроизводителям приходится сканировать документы и прикреплять их к карточкам, устанавливать ссылки между документами, вносить в систему резолюции за руководителей.
Но, во-первых, эти увеличившиеся трудозатраты можно минимизировать путем внедрения поточного сканирования (что и планируется сделать) и более плотного вовлечения в работу с системой руководителей, которые могут вносить резолюции самостоятельно.

Во-вторых, хотя по одним операциям нагрузка на делопроизводителей увеличилась, по другим операциям она уменьшилась. Например, Наталья Эдуардовна отмечает, что исключена двойная регистрация документов при переписке между филиалами на уровне «исходящий-входящий». Кроме того, поскольку документы рассылаются в электронном виде, нет необходимости их тиражировать. Приходится заполнять дополнительные поля, зато быстрее формируется отчетность, проще получать аналитику, поиск документа по любому из критериев занимает секунды. То есть соблюдается некий баланс — усилий на регистрацию одного документа тратится больше, но самих документов теперь регистрируется меньше, документы нужно сканировать, но не нужно многократно копировать и т.д.

В-третьих, и это самое главное, увеличение нагрузки на одного делопроизводителя значительно экономит рабочее время десяти и более функциональным сотрудникам. Дополнительные усилия нескольких (пусть даже десятков) делопроизводителей приносят пользу всей организации, несоизмеримую с самими усилиями.

Говоря о положительном эффекте от внедрения системы, Наталья Эдуардовна назвала практически все основные факторы, влияющие на экономию рабочего времени сотрудников — сокращение сроков на обработку и пересылку документов, мгновенный поиск документов, возможности совместной работы. Я бы добавил от себя экономию усилий за счет повторного использования существующих документов при подготовке новых — практически для любого документа в достаточно давно существующем учреждении найдется прототип, который можно взять за основу (не целиком, конечно, но, тем не менее).

Существуют различные методики для расчета экономии рабочего времени после внедрения СЭД. Не буду утомлять читателей формулами. Скажу только, что для организаций, серьезно работающих с документами, эксперты чаще всего называют показатели экономии в 30 % и более. Но даже самые убежденные скептики не будут отрицать, что, по всей совокупности перечисленных выше факторов, экономия 5 % рабочего времени практически гарантирована. Это 24 минуты в день.

Теперь переведем эти цифры в рубли. У нас нет информации о фонде оплаты труда в ТФОМС СО, поэтому мы воспользуемся данными Росстата — в 2015 году среднемесячная заработная плата в Свердловской области составляет 29 500 руб. Из 288 сотрудников Фонда вычтем обслуживающий персонал (водители и т.п.), а также делопроизводителей, трудозатраты которых предположительно не сократились — пусть это будет 30 % от всего персонала. Значит, в расчете участвуют 202 человека, что в год дает цифру в 71 508 000 рублей. А годовая экономия 5 % рабочего времени этих сотрудников составляет 3 575 400 рублей. Удивлены? Всего лишь 24 минуты в день, которые тратятся не на хождение по кабинетам, поиск и оформление документов, а на продумывание и принятие решений, смысловую работу с документами и задачами.

Но и это еще не все. Известно, что повышать эффективность работы можно двумя путями: снижая затраты или улучшая результаты. Прямой эффект можно легко подсчитать, что мы только что и сделали. Есть и косвенные выгоды — улучшение качества работы организации, связанное с теми преимуществами для ее функционирования, которые дает система (прозрачность управления и ускорение управленческих процессов, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и т.д.). Однако эти выгоды сложно оценить количественно, поскольку многое зависит от общей системы управления, принятой в организации.

Как ни парадоксально, косвенный эффект существенно превышает прямой эффект от внедрения системы в виде неизрасходованной бумаги или сокращения непроизводительных трудозатрат, т.к. он измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы учреждения. Для Территориального фонда обязательного медицинского страхования — это возможность реализовать оперативное взаимодействие между своими подразделениями и более эффективно решать государственные задачи.

Об исполнителе

Компания «Офис-Док» организована в 2001 году и специализируется на внедрении систем электронного документооборота и управления контентом. Компанией было осуществлено более 400 проектов, масштабы которых варьируются от 5 до 5 тыс. рабочих мест. Среди клиентов «Офис-Док» — как небольшие организации, так и крупные структуры, состоящие из десятков территориально распределенных объектов. В частности, заказчиками компании являются «Ленгазспецстрой», «Воздушные Ворота Северной Столицы» (управляющая компания аэропорта «Пулково»), «Ленинградская областная управляющая электросетевая компания», «Термекс», «Государственный Эрмитаж». Успешно осуществлены проекты в исполнительных и законодательных органах государственной власти 20 субъектов РФ и администрациях более 40 городов России. Проект внедрения электронного документооборота в Правительстве Республики Бурятия попал в список крупнейших проектов СЭД/ECM в госсекторе России за 2013-2014 годы. «Офис-Док» — золотой партнер компании ЭОС, награжден дипломами «Лучший партнер ЭОС» за 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 годы.

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: Офис-Док