Как оформить возврат товаров в электронном виде

Оформление возвратов регламентируется многими нормативно-правовыми актами, такими как Налоговый и Гражданский кодексы, Федеральный закон № 403-ФЗ. Однако четких указаний, в какой ситуации какие конкретно документы обязана иметь организация, нет. Еще больше вопросов вызывает оформление возврата у пользователей электронного документооборота. В настоящей статье мы поможем разобраться с нормативными ограничениями и техническими возможностями.

Что говорит законодательство

Возврат — явление далеко не редкое. Его причиной может стать бракованный товар, лишний объем продукции, а также нарушение или ненадлежащее исполнение договора купли-продажи.

Поскольку на законодательном уровне список документов для возврата не регламентирован, каждая организация формирует те документы, которые удобны ей и ее контрагенту. Набор документов зависит от того, возвращается качественный товар или бракованный, поставлен он на учет у покупателя или нет. Кроме того, в различных организациях возможны разные практики, и контрагентам приходится подстраиваться друг под друга.

Чтобы понять, как можно реализовать возвраты в электронном виде, сначала разберемся, как это регламентируется законодательством и какие способы используются при «бумажном» документообороте.

Какими способами пользуются при оформлении возврата на бумаге

Существуют методики оформления возвратов, например, «Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли», утвержденные Письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5, или Инструкции о приемке товара по количеству и по качеству П-6 и П-7. На практике возвраты обычно оформляются следующими способами:

• заменой документов (с аннулированием старых);

• исправлением в накладной и составлением корректировочного счета-фактуры;

• обратной реализацией (использованием возвратной накладной и счета-фактуры);

• составлением акта расхождений и корректировочного счета-фактуры.

В зависимости от ситуации каждая организация выбирает тот пакет документов, который подойдет именно ей.

Например, согласно опросу, проведенному недавно компанией «СКБ Контур», чаще всего покупатели делают обратную реализацию и оформляют это возвратной накладной (38% компаний). Чуть меньше, 37% контрагентов, предпочитают просто уничтожить старые документы и оформить новые. При этом в 30% случаев составляется также акт расхождений.

В данном опросе принял участие 361 респондент. Среди них: 28,21% — поставщики, 28,49% — покупатели, 36,59% — поставщики и покупатели в одном лице, а 6,70% — не причислили себя ни к одной из категорий. По роду деятельности респонденты: бухгалтеры (61,49%), руководители (27,16%) и сотрудники ИТ-отделов (11,34%).

Как оформлять возврат в электронном виде

Многие клиенты задаются вопросом, каким образом оформлять возврат товара, если в организации внедрен электронный документооборот.

Зачастую возврат в электронном виде можно оформлять точно так же, как и на бумаге.

• Например, если вы составляли возвратную накладную и счет-фактуру при обратной реализации, то эти же документы можно подготовить в электронном виде. И это будет самостоятельный и юридически значимый документооборот.

• Если в компании переделывают документы, а старые уничтожают. Тот же сценарий можно реализовать и в системах ЭДО. Так, если система позволяет признать документ юридически не значимым, то стороны могут составить и подписать акт о признании документа недействительным. В системе такой документ будет отмечен как аннулированный. После этого стороны могут оформить и подписать новый комплект документов.

• Если в компании составляют акт приемки и акт расхождения. Вы можете составить данный документ в электронном виде или загрузить скан-образ бумажного акта.

Во всех случаях при желании пользователи систем ЭДО смогут связать новый комплект документов со старым, чтобы в случае необходимости поднять всю историю по поставке.

Товарные накладные (возвратные товарные накладные), как и счета-фактуры, могут быть составлены в едином формате, утвержденном ФНС. Это позволит автоматически обрабатывать документы, а также представлять эти документы по ТКС в налоговый орган без лишних затрат на подготовку и отправку в инспекцию копий.

А вот акт о приемке товаров или акт по оформлению расхождений пока не имеет утвержденного формата. И многие организации, перешедшие на ЭДО, сталкиваются с тем, что отгрузка оформляется автоматически, а вот приемка уже требует ручного формирования неформализованного документа.

Команды сервисов ЭДО уже активно ведут разработку и внедрение популярных форм для оформления расхождений при сделках. В частности, был разработан формат акта о приемке товарно-материальных ценностей. Данный документ объединяет формы ТОРГ-1, ТОРГ-2, ТОРГ-3 и ТОРГ-4.

Формализованные документы позволят предпринимателям сделать передачу и приемку товара полностью автоматизированной. Также это ускорит и оптимизирует процесс оформления сделки.

Поддержка Правительства

Активное развитие ЭДО приветствуется и государством. Согласно п. 7 раздела 4 Распоряжения Правительства от 10.02.2014 № 162-р, к середине 2014 года планируется расширить сферу использования электронного документооборота ФНС России. В частности, запланирована «разработка и реализация плана мероприятий по стимулированию перехода на электронный документооборот с целью сокращения избыточного документооборота, снижение временных затрат налогоплательщиков и их издержек». Под этой широкой формулировкой можно понимать и развитие формализованного ЭДО. Сейчас бизнес совместно с операторами ЭДО готов предложить варианты документов, форматы которых необходимы. Проект формата акта о приемке товарно-материальных ценностей в их числе. Ожидается, что Минфин рассмотрит этот проект, и единый формат наконец будет утвержден.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, Web

Ключевые слова: электронный документооборот