Крупнейший поставщик электро- и теплоэнергии группа «Т Плюс» переходит на электронный документооборот

Группа «Т Плюс» планирует перевести в электронный вид порядка 15% документооборота, то есть отправлять около 857 000 электронных документов в год. Группа «Т Плюс» — крупный поставщик электро- и теплоэнергии. У нее более 160 000 потребителей — юридических лиц в 16 регионах РФ. Ежегодно компания формирует и отправляет им около 5,5 миллионов документов. В бумажном виде они замедляют как внутренние, так и внешние бизнес-процессы. Годовые затраты на документооборот с одним контрагентом составляют 1 280 руб. Таким образом, весь «бумажный» документооборот обходится группе в 204,8 млн. рублей в год.

Причины перехода

Принимая решение о переходе на электронный документооборот (ЭДО), группа преследовала три основные цели. Во-первых, уменьшить затраты. Во-вторых, оперативно получать подписанные документы от клиентов. При бумажном документообороте этот процесс мог затянуться на месяц. В-третьих, сократить трудозатраты: при работе с бумагой они достигали 30% рабочего дня сотрудников.

При этом группе было важно, чтобы все ее компании работали с электронными документами централизованно, единообразно, в одном формате и по одной схеме. Попытки перейти на ЭДО уже были, но каждое подразделение занималось этим самостоятельно. В итоге привести процесс к единому знаменателю не удалось.

«Электронный документооборот — это не просто экономия на бумаге и доставке документов. Он дает группе комплексный положительный эффект, — считает Константин Козлов, руководитель проекта «Контур.Диадок». — Существенное ускорение документооборота — это быстрый возврат подписанных документов, своевременное закрытие периода, оперативная оплата счетов. Кроме того, при электронном документообороте под контролем каждый его этап и видно, что происходит с конкретным документом в данный момент».

Что потребовалось сделать

Проектная команда, в которую вошли специалисты группы «Т Плюс» и выбранного ею сервиса ЭДО «Контур.Диадок», разработала регламент внутреннего взаимодействия при ЭДО. Это был необходимый этап, так как группа использует корпоративные учетные системы SAP, 1С и различные биллинговые системы. Кроме того, проектная команда утвердила формулу расчета экономической эффективности ЮЗДО для группы.

Интеграция «Диадока» с учетными системами группы заняла три месяца. Для интеграции с 1С был использован типовой модуль «Диадока». Интеграция с SAP была произведена средствами программного интерфейса (API).

Сегодня электронные документы (как подписанные клиентами, так и входящие) автоматически попадают в корпоративные системы SAP и 1C напрямую из личных кабинетов «Диадока». По подсчету «Т Плюс», на обработку и проведение электронного документа, полученного через «Диадок» и поступившего в учетную систему, уходит около двух минут.

Что даст переход

«В результате мы рассчитываем получить именно то, к чему стремимся. Процент нагрузки по документообороту на сотрудников сократится с 30% до 5%, уменьшится число технических ошибок, — считает Станислав Карамушко, заместитель начальника управления и анализа систем учета, руководитель рабочей группы проекта ЭДО Группы „Т Плюс“. — Затраты на документооборот при текущем трафике уже снизились на 1 990 000 рублей (2014–2015 гг.). За последующие три года планируется уменьшение на 13 120 000 рублей по сбытовому холдингу».

Как прошла интеграция с биллинговыми системами

Интеграцию с биллинговыми системами осуществляли совместно IT-специалисты подразделений группы и команда оператора «СКБ Контур». В энергосбытовых компаниях «Т Плюс» для этого использованы различные модификации решения «Диадок.Коннектор».

Екатеринбургский и Оренбургский филиалы используют оперативно-информационный комплекс «СБЫТ». Он умеет выгружать счета-фактуры в утвержденном ФНС формате xml. Акты приема-сдачи услуг, а также счета на оплату эти компании выставляют в формате pdf. Для подписания и отправки документов используется «Диадок.Коннектор» DC.DelivererLight.

Кировский и Удмуртский филиалы выгружают пакеты документов из биллинговых систем в формате одного из операторов, через которого пытались организовать ЭДО до «Диадока». Разработчики «СКБ Контур» специально для таких случаев написали версию «Диадок.Коннектор» — DC.SbisDelivererLight, который и используется для отправки документов клиентам.

Тематики: Интеграция, ПО