Внедрение программного комплекса «Архивный фонд 4.0» в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края

29.09.2010

Заказчик проекта - Государственные и муниципальные архивы Ставропольского края.

Автоматизированная система «Архивный фонд 4.0»  предназначена для ведения государственного учета, информационной поддержки и обеспечения сохранности архивных документов, создания научно-справочного аппарата к архивным документам.

Проект осуществляет группа компаний «Бизнес ИТ» (Ставрополь), Серебряный дилер компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) (Москва).
 
Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» – разработка компании «Электронные Офисные Системы», выполненная по заказу Федерального архивного агентства –  это новое поколение программного обеспечения для государственных и муниципальных архивов, предназначенное для автоматизации передачи дел на хранение от организаций и предприятий.

Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» является основой системы автоматизации централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

По данным на июль 2010 г. с программой начали работу почти все федеральные архивы и 80% государственных архивов субъектов РФ. Полностью перешли на ведение АФ4 госархивы приблизительно 25% субъектов Федерации, на следующий год планируется  подключение остальных.
Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» передан в:
Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ);
Российский государственный архив древних актов (РГАДА);
Российский государственный исторический архив (РГИА);
Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА);
Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ);
Российский государственный архив экономики (РГАЭ);
Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ);
Российский государственный военный архив (РГВА);
Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ);
Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД);
Филиал Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) в Самаре;
Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД);
Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД);
Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ);
Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) и др.

В 2009 году Федеральным архивным агентством было принято решение о внедрении программного комплекса «Архивный фонд 4.0» в федеральных, государственных архивах субъектов РФ и муниципальных архивах.
В государственных и муниципальных архивах Ставропольского края внедрение программного комплекса «Архивный фонд 4.0» проводила компания «Бизнес ИТ» – партнер ЭОС.  

Ситуация к началу проекта
До внедрения программного комплекса «Архивный фонд 4.0» в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края использовалась предыдущая версия системы (3.0). Основное отличие этих систем заключается в том, что «Архивный фонд 4.0» – клиент-серверная система, обеспечивающая одновременную многопользовательскую работу, которую поддерживал ПК «Архивный фонд 3.0». В ПК «Архивный фонд 4.0» существенно расширены функциональные возможности, по сравнению с ПК «Архивный фонд 3.0».

Программный комплекс «Архивный фонд 4.0»:

обеспечивает возможность автоматизированного учета кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, а также документов на электронных носителях;
обеспечивает возможность прикрепления файлов соответствующих форматов к карточкам описания архивных документов на всех уровнях;
обеспечивает информационную поддержку обеспечения сохранности архивных документов, включая возможность формирования паспорта архивохранилища;
обеспечивает возможность формирования структуры архивохранилища, что упрощает работу по топографированию архивных документов;
обеспечивает возможность формирования произвольного количества схем классификации (рубрикаторов) фондов, описей, дел и документов, что позволяет формировать структуры путеводителей по фондам различных каталогов и указателей на уровнях от фонда до документа;
возможность автоматизированного подсчета, проверки и контроля объемных показателей при движении архивных документов;
обеспечивает возможность протоколирования действий пользователей;
обеспечивает возможность перемещения дел из одной описи в другую, в случае переработки описи, перемещение дел из одного фонда в другой;
возможность автоматизированного ведения каталога на основе ЕКДИ Архивного фонда Российской Федерации (2007 г.);
возможность формирования отчетных документов в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007 г.).

Цель проекта
Внедрение автоматизированной системы ведения централизованного государственного учета архивных документов государственных и муниципальных архивов Ставропольского края, которая обеспечит:
ведение учета и научно-справочного аппарата на уровне архивного фонда, описи, единиц хранения/единиц учета;
учет движения документов;
формирование паспортов архива и архивохранилища;
формирование отчетов;
поиск информации и топография.

Результаты проекта
Специалисты компании «Бизнес ИТ», прошедшие обучение и получившие сертификаты компании «Электронные Офисные Системы», проводили подробные консультации для работников государственных и муниципальных архивов Ставропольского края в классах Учебного центра компании «Бизнес ИТ».
В ходе консультаций были рассмотрены следующие вопросы:
назначение программного комплекса «Архивный фонд 4.0»;
плюсы программы  (сравнение с предыдущей версией);
установка и настройка программного комплекса «Архивный фонд 4.0», а также конвертация данных из ПК «Архивный фонд 3»;
основы работы с ПК на всех уровнях ведения учета от фондов до единиц хранения/единиц учета и документов.

В результате работы специалистов компании «Бизнес ИТ» программный комплекс «Архивный фонд 4.0» был установлен и настроен в обоих государственных архивах Ставропольского края (Государственный архив СК и Государственный архив новейшей истории СК), а также в 25 муниципальных архивах СК.

В настоящее время специалисты компании «Бизнес ИТ» оказывают консультационные услуги по сопровождению программного комплекса.
 

Ключевые слова: электронный документооборот, ЭОС

Дайджест


Другие новости


Внедрения

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в аппарате Правительства, органах исполнительной власти Ставропольского края и администрациях муниципальных образований
В Ставропольском крае в органах власти и местного самоуправления реализуется комплексный проект автоматизации документооборота, предусматриваю...

Фигура речи


Коммерческий директор «Логики Бизнеса» Владислав Полев о значении изменений в законодательстве для отечественного рынка СЭД/ECМ
...