Общие центры обслуживания переходят на электронный документооборот

Процесс консолидации управления бизнесом вступил в новую фазу развития — формирование механизма «общих центров обслуживания» (ОЦО) в рамках предприятий с холдинговой или распределенной структурой.

И как это обычно бывает, вроде бы чисто технический процесс централизации приводит к качественно новым результатам: именно ОЦО становятся фундаментом перехода компаний от бумажного делового взаимодействия (или документооборота, но в его широком понимании поддержки самых разных документориентированых бизнес-процессов) к настоящим электронным, безбумажным методам, а также закладывают возможность передачи отчужденных от основного бизнеса функций на внешний аутсорсинг. Интересным моментом является и то, что централизация вспомогательных функций холдингов явно идет в направлении «из Москвы в провинцию» (в отличие от прежнего тренда «всё перемещаем в столицу»), что отражает важное преимущество ОЦО — независимость от местоположения и, как следствие, минимизацию затрат предприятия (аренда помещений, зарплата и пр.). Разумеется, всё это имеет и важное социальное и экономическое значение с точки зрения интересов общества в целом.

Отметим сразу, что слова «вступил в новую фазу» не нужно понимать буквально, как некое конкретное, фиксированное во времени событие; речь идет о некотором процессе, который начался несколько лет назад и сейчас пока находится в стадии становления, он далек ещё от выхода на асимптоту как в количественных (наличие ОЦО в холдингах), так и в качественных (по составу функций) показателях. При этом нужно иметь в виду и то, что началу формирования ОЦО-механизмов предшествовало завершение (в основном, но не повсеместно) двух других важных процессов — стабилизации структуры холдингов и консолидации ИТ-ресурсов.

Именно на эти моменты обратил внимание директор некоммерческого партнерства «Объединение ОЦО» Сергей Биличенко, открывая прошедший недавно круглый стол, посвященный внедрению электронного документооборота в ОЦО крупнейших российских холдингов. Он отметил, что в вопросах централизации деловых функций Россия несколько отстает от ведущих западных стран, но из этого нужно извлекать выгоду для себя: есть возможность изучать передовой опыт, не делая лишних ошибок и без нужды «не изобретая велосипедов».

С учётом этого замечания обсуждение началось как раз с рассказа об опыте работы европейского коммерческого ОЦО (Прага) компании Accenture, обслуживающего в режиме аутсорсинга заказчиков по всему региону EMEA. Управляющий директор Accenture Russia Татьяна Берштейн рассказала, что среди более чем пятидесяти клиентов этого центра (а это, в частности, Microsoft и Cisco) пока всего две организации из России, но ее компания намерена продвигать подобные услуги в нашей стране, в том числе выступая в качестве оператора обмена электронными данными и е-инвойсинга.

Из сообщения о работе пражского ОЦО можно сделать вывод, что он предоставляет услуги как по выполнению отдельных операций (например, сканирование и распознавание текста), так и по реализации комплексных деловых задач (скажем, бухгалтерского учета). Любопытно, кстати, что российские заказчики используют именно второй вариант (управление отчетностью по командировочным расходам и обменом счетами-фактурами). При этом, хотя и предлагаются современные «полностью электронные» методы поддержки бизнес-процессов (по тем же счетам-фактурам), очень большая часть услуг приходится на поддержку унаследованных «бумажных» технологий взаимодействия (все те же сканирование, оцифровка, хранение образов и пр.).

Обсуждение темы с участием представителей российских предприятий показало, что широкое использование схем аутсорсинга — это все же дело будущего для подавляющего числа наших компаний. Сначала нужно создать механизм аутсорсинга бизнес-процессов внутри холдингов (наверное, его можно отнести к категории «коммунальной облачной модели»), а уже отладив его, задумываться о применении внешнего аутсорсинга. При этом было отмечено, что практически нет качественных масштабируемых предложений со стороны отечественных провайдеров подобных услуг (что вполне понятно — нет и заметного спроса на них), а при сотрудничестве с зарубежными провайдерами могут возникнуть трудности на уровне российского законодательства, в котором сейчас видна явная тенденция по возведению препятствий в трансграничных отношениях.

Участники обсуждения в целом единодушно высказали мнение, что не имеет смысла передавать на аутсорсинг унаследованные «бумажные» процессы, во многом связанные с преобразованием бумажных документов в электронный вид и хранением бумажных носителей. Сначала нужно перейти на современные электронные схемы внутреннего и внешнего документооборота, отработать их в рамках холдингов, а потом уж рассматривать целесообразность передачи этих функций вовне. Собственно, в этом эксперты и видят главную задачу ОЦО — не только повысить эффективность существующих процессов, но и на основе их унификации и консолидации в рамках холдинга (а многие холдинги представляют собой весьма разнородные структуры, поскольку они формировались путем интеграции независимых предприятий, использовавших широкий спектр разных технологий и методологий) начать коренное реформирование возложенных на них функций за счет использования современных ИТ.

В ходе дискуссии звучало немало сетований по поводу несовершенства нашей нормативно-законодательной базы, упреков к регулятору относительно его запаздывания с принятием нужных решений, высказывались даже предложения «что делать» для улучшения ситуации в этой сфере. Но все же было наглядно показано, что даже при существующем положении вещей можно весьма успешно бороться за повышение эффективности бизнеса с помощью ИТ. Это, в частности, было продемонстрировано на примере создания системы обмена первичными документами в электронном виде, реализованной в компании «Русал».

Представляя этот проект (который сейчас находится в процессе развития), менеджер отдела методологии и организации учета Центра учета «Русала» Мария Матвеева обратила внимание на то, что одновременный переход на полностью электронный документооборот — задача нереальная: «Нужно выработать общую стратегию движения в этом направлении, основанную на поэтапной, итерационной схеме реализации данной идеи». В «Русале» в качестве первоочередной задачи выбрали обработку именно внутренних первичных учетных документов в сочетании с переходом на обмен электронными счетами-фактурами внутри холдинга и с внешними контрагентами.

Одним из ключевых вопросов в подобных проектах, по мнению эксперта «Русала», является необходимость найти оптимальный набор документов, которые нужно включить в проект, чтобы получить максимальный эффект от внедрения электронного документооборота. Нужно также определиться, что делать с сопутствующими документами, которые по разным причинам невозможно перевести в электронный вид. И еще один важный момент: следует тщательно проработать вопрос пакетирования документов, их взаимоувязки, в том числе сверки реквизитов разных документов внутри пакета.

Конечно, г-жа Матвеева затронула и актуальную тему электронных подписей (ЭП), отметив при этом сложность и высокую стоимость их реализации. В «Русале» сейчас используются два вида ЭП — неквалифицированная подпись (в основном для документов внутри отдельных юридических лиц и во взаимоотношениях предприятий внутри холдинга) и квалифицированная (для взаимодействия с внешними контрагентами и для документов, находящихся под контролем налоговых органов). При этом, в том числе с целью уменьшения затрат на поддержку ЭП, подписание счетов-фактур от лица продавца (предприятия холдинга) осуществляют работники расчетного центра на основе доверенностей, полученных от обслуживаемых предприятий. В качестве основных проблем внедрения были названы в общем-то традиционные моменты: несовершенство бизнес-процессов (в том числе отсутствие единых стандартов) и неготовность пользователей (привычка работать с бумагой, на которой данные можно поправить задним числом, неаккуратность при работе с ключами, недостаточная компьютерная грамотность).

Но несмотря на все эти трудности расчетный центр «Русала» сдал налоговый отчет за первый квартал 2015 г. в полностью электронном виде (за этот период по основным предприятиям холдинга было создано 80 370 электронных документов). Как сообщила г-жа Матвеева, налоговая служба электронный отчет приняла, но все же попросила представить его и в традиционном бумажном виде. Но тут нужно отметить важный момент: на бумажных носителях находятся копии электронных подлинников.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)

Тематики: Маркетинг

Ключевые слова: электронный документооборот